Office 365

1. Synthèse

2. Quelques définitions

• Lien de consultation : Le lien de consultation va permettre de lier l'élément à plusieurs endroits pour la consultation et le travail, mais sera archivé ailleurs.
• Lien d’archivage : Le lien d'archivage va permettre de rapatrier les données lors du déclassement. L’archivage sera localisé dans le système Constellio.
• Dossier unifié : Le dossier unifié est le résultat de la liaison de contenu Office 365 à Constellio. Ils permettent la création de liaisons logiques entre le contenu de Constellio et le contenu d'Office 365 et contiennent les références vers les objets, offrant aux utilisateurs un endroit centralisé et encadré pour gérer l'ensemble de leurs documents et dossiers.
• Importation/Rapatriement : Permets l’importation de bibliothèques, de dossiers et de documents dans Constellio sous forme d’arborescence de sous-dossiers et de documents Constellio. À noter qu'après un rapatriement, les liaisons entre le dossier Constellio et les objets d'Office 365 restent présentes afin de permettre de mettre à jour le contenu lors d'un rapatriement subséquent.

3. Avantages

• Centralisation de l’information
• Vision unifiée des documents et dossiers. Permets la navigation dans tous les fichiers des applications Office 365 à partir de Constellio.
• Conformité et gouvernance de contenus.
• Amélioration de l’efficacité
• Facilite le repérage d’élément de la suite Microsoft à l’aide de la recherche unifiée.
• Évite la perte d’information due à une masse documentaire divisée dans un large nombre de plateformes.
• Uniformise les méthodes de travail.
• Facilite la collaboration en centralisant l’information en une seule Plateforme : Constellio.
• Respecte la provenance des dossiers et des documents tout en combinant la gestion du contenu par Constellio.
• Permets de lier le contenu sélectionné des applications Office 365 à des rubriques du plan de classification et à des règles de conservation.