Structures personnalisées (Espace virtuel)
- 29 Sep 2022
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Structures personnalisées (Espace virtuel)
- Mis à jour le 29 Sep 2022
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Les espaces virtuels
Dans Constellio, le concept d'espaces virtuels fait référence à la représentation taxonomique de structures hiérarchiques dans l'écran d'accueil. Dans toutes les collections créées avec le module de gestion intégrée des documents, l'écran d'accueil affiche par défaut deux structures hiérarchiques : le plan de classification et les unités administratives. Pour les collections supportant les robots et la recherche d'entreprise, l'espace virtuel «Partages Réseaux» sera également affiché dans l'écran d'accueil. Cependant, il est possible de gérer deux autres types d'espaces virtuels : La gestion des emplacements et des portails thématiques. 
1. La gestion des emplacements
Cette fonctionnalité a pour but de permettre la gestion des dépôts d'archives d'une organisation. Sachant que les dépôts d'archives sont structurés de façon hiérarchique (Ex. : Entrepôt->Salle de conservation->Épi->Section->Tablette->Position), il est possible d'intégrer cette structure dans l'écran d'accueil, à condition de paramétrer correctement les emplacements.
1.1 Espace virtuel «Emplacements»
L'espace virtuel «Emplacements» est utilisé comme un espace d'entreposage pour les dossiers et les documents physiques mis en contenant ceux qui doivent être transférés dans un nouvel espace selon le type de déclassement (transfert au semi-actif ou versement).
Dans «Emplacements», il est possible de créer plusieurs espaces d'entreposage qui peuvent être divisés à leur tour par des adresses de localisation afin de ranger les contenants (ex. : magasin, section, rangée, étagère, tablette, position, etc.).
Les concepts présents dans «Emplacements» sont donc utilisés lors de la création de contenants dans la section «Déclassement» du menu de navigation.
1.2 Modifier l'espace virtuel «Emplacements»
Il n'est pas nécessaire de créer l'espace virtuel «Emplacements», puisque ce dernier est généré automatiquement lors de la création d'une collection. Par contre, pour pouvoir gérer la taxonomie de l'espace, il nous faudra modifier ses paramètres. Pour ce faire, nous devons :
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur l'icône «Calepin» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»
Métadonnées relatives à la gestion de l'espace virtuel «Emplacements» | ||
|---|---|---|
| Élément | Fonction | |
| Titre (FR) | Facultatif | Permets de modifier le libellé francophone de l'espace virtuel |
| Titre (EN) | Obligatoire | Permets de modifier le libellé anglophone de l'espace virtuel |
| Utilisateurs | Obligatoire | Permets aux utilisateurs de consulter l'espace virtuel dans l'écran d'accueil |
| Groupes | Facultatif | Permets aux groupes d'utilisateurs de consulter l'espace virtuel dans l'écran d'accueil |
| Visible dans la page d'accueil | Facultatif | Permets au logiciel d'afficher l'onglet dans l'espace virtuel |
| Objet à classer | Facultatif | Permets de définir quel type d'enregistrement il est possible d'ajouter dans l'espace virtuel (dossier/document) |
Dans l'espace virtuel «Emplacements», l'ajout d'un enregistrement de type «Contenant» n'est pas sélectionnable puisque cette option est implicite, du fait que la structure a été développée pour gérer des dépôts d'archives.
Pour que les accès par utilisateur ou par groupe d'utilisateurs soient effectifs, il faut tout d'abord cocher le booléen «Visible dans la page d'accueil»
Pour créer un sous-espace d'entreposage (au besoin) ou d'une adresse de localisation, il suffit de modifier la métadonnée «Emplacement parent» pour le niveau adéquat : Emplacement ->Espace d'entreposage ->Sous-espace d'entreposage -> Adresse de localisation ->Sous-adresse de localisation.
1.3 Consulter l'espace virtuel «Emplacements»
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur l'icône «Loupe» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»
À partir de cet écran, il est possible d'ajouter le premier niveau de la taxonomie : les dépôts d'archives.
1.4 Création d'un dépôt d'archives (1er niveau hiérarchique)
Afin de créer un dépôt d'archives, nous devrons suivre les étapes suivantes :
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur l'icône «Loupe» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»
- Cliquer sur le bouton «Ajouter» dans le coin supérieur droit de l'interface.
Métadonnées relatives à la création d'un dépôt d'archives | ||
|---|---|---|
| Élément | Fonction | Image |
| Type | Permets de définir un type d'emplacement défini dans les Domaines de Valeurs |  |
| Code | Permets de définir une métadonnée unique à l'emplacement | |
| Titre | Permets de saisir un libellé afin de nommer l'emplacement | |
| Description | Permets de saisir une description reliée à l'emplacement | |
| Capacité (cm) | Permets de définir la capacité totale (en cm) de l'entrepôt d'archives (si applicable) | |
| Type de déclassement | Permets de définir un type de déclassement prévu pour un emplacement (si applicable) | |
| Emplacement parent | Métadonné calculée en fonction de la structure hiérarchique | |
| Type de contenant | Permets de déterminer un type de contenant particulier pour l'emplacement | |
Lorsque les capacités (cm) sont utilisées, plusieurs autres métadonnées pratiques peuvent être affichées, principalement, longueur restante (cm) et longueur linéaire des dossiers. Cependant, il est conseillé de saisir les capacités seulement aux derniers niveaux hiérarchiques plutôt que de saisir la valeur à tous les niveaux.
Option «Suggéré»
Après avoir créé le dépôt d'archives, il faudra répéter le processus pour l'ensemble des niveaux inférieurs (rangées, étagères, tablettes, positions). Lorsque le dernier niveau hiérarchique est saisi, en incluant les capacités, il sera possible d'utiliser la fonctionnalité «Suggéré» dans le formulaire d'un contenant afin de trouver une position à une boite en se basant sur la grandeur de celle-ci.
1.5 Supprimer un espace virtuel
Afin de supprimer un espace virtuel, il faudra effectuer les étapes suivantes :
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur le «X» sur la ligne de l'espace virtuel que vous désirez supprimer.
Attention!
Pour pouvoir supprimer un emplacement, celui-ci ne doit avoir aucun enregistrement de relié à celui-ci. Pour réussir à le supprimer, vous devrez réaliser un traitement en lot pour qu'aucun enregistrement ne soit relié à l'emplacement.
2. La gestion des portails thématiques
Les portails thématiques ont pour but de regrouper logiquement de dossiers ou de documents de même nature, sans égard de la structure classificatoire imposée par le plan de classification. En d'autres termes, un portail thématique permet à l'utilisateur d'avoir un accès rapide à un ensemble d'enregistrements prédéfinis à partir de l'écran d'accueil.
2.1 Création d'un portail thématique
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur «Ajouter»
- Remplir les métadonnées et «Enregistrer».
| Éléments | Fonction | Image |
|---|---|---|
| Titre | Permet de nommer le portail thématique |  |
| Abbréviation | Permet de lier une abréviation au portail thématique | |
| Utilisateurs | Permets aux utilisateurs de consulter le portail thématique | |
| Groupes | Permets aux groupes de consulter le portail thématique | |
| Visible dans la page d'accueil | Permets au logiciel d'afficher l'onglet dans l'espace virtuel | |
| Objets à classer | Permets de définir quel type d'enregistrement il est possible d'ajouter dans le portail thématique (dossier/document) |
Attributions d'autorisations
Si aucun utilisateur ou groupe n'est sélectionné, l'entièreté des utilisateurs de la collection verra le portail thématique. Évidemment, la gestion de sécurité s'applique tout de même. Donc si un document est rangé dans le portail thématique, mais que l'utilisateur X n'y a pas accès, celui-ci ne le verra pas.
Visible dans la page d'accueil
Si aucun enregistrement n'est relié au portail thématique, celui-ci ne sera pas visible dans la page d'accueil. L'espace virtuel de la page d'accueil est une représentation réelle de votre environnement.
2.2 Modifier un portail thématique
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
- Cliquer sur l'icône «Calepin» dans la colonne de droite sur la ligne du portail que vous souhaitez modifier.
2.3 Consulter un portail thématique
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
- Les portails thématiques sont les espaces virtuels qui apparaissent.
2.4 Supprimer un portail thématique
Afin de supprimer un portail thématique, il faudra effectuer les étapes suivantes :
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
- Cliquer sur le «X» sur la ligne du portail thématique que vous désirez supprimer.
Attention!
Pour pouvoir supprimer un portail thématique, celui-ci ne doit avoir aucun enregistrement de relié à celui-ci. Pour réussir à le supprimer, vous devrez réaliser un traitement en lot pour qu'aucun enregistrement ne soit relié au portail thématique.
2.5 Ajouter un dossier à un portail thématique
Pour pouvoir ajouter un dossier à un portail thématique, vous pouvez soit en créer un ou modifier un dossier déjà existant.
- Dans Constellio, cliquer dans le menu en haut à droite sur «Ajouter un dossier»;
- Dans l'onglet «Classé dans» du formulaire, cliquer sur le portail thématique de votre choix;
- Choisir où vous souhaitez classer votre dossier et «Sélectionner»;
- «Enregistrer».
*La procédure est la même pour un document.*
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