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      • Mis à jour le 31 Oct 2023
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      Résumé de l’article

      Gestion des utilisateurs

      Le terme utilisateur est employé pour désigner une personne qui utilise Constellio. Cette option permet de créer, consulter, modifier et supprimer des profils d'utilisateurs. La consultation d'un utilisateur permet également d'ajouter ou modifier les groupes dans lesquels il se trouve. 

      Les utilisateurs se trouvent dans Pilotage -> Gérer la sécurité -> Sous l'onglet Utilisateurs. 

      Gérer les utilisateurs
      Ces options seront grisées si votre système est connecté à LDAP. Pour plus amples informations, consulter l'article LDAP du guide ou consulter votre administrateur système. 

      1. Les onglets

      La page qui affiche tous les utilisateurs possède deux options pour pouvoir filtrer les utilisateurs. La première option consiste à choisir si on affiche les utilisateurs actifs ou inactifs. 

      1.1 Les utilisateurs actifs et inactifs

      Un utilisateur est considéré actif s'il est présent dans la collection et qu'il possède le statut « Actif ». 

      Un utilisateur est considéré « inactif » s'il est présent dans la collection avec un statut autre que « Actif ». La seconde option consiste en un champ de recherche pour n'afficher que les utilisateurs qui répondent au critère choisi. 

      Si vous souhaitez connaître le statut «Inactif» de vos utilisateurs, il est possible d'utiliser la vue tableau et d'ajouter la métadonnée «Statut» en cliquant sur la roue dans le coin du tableau. 

      Comme cela, vous aurez sous un regard toutes les informations nécessaires. 

      1.2 Statut d'un utilisateur

      Les utilisateurs sont classés dans un des onglets disponibles correspondant à leur statut. 

      Nom du statutDescriptionImage
      ActifDans cet onglet, les utilisateurs listés sont actifs. Le statut actif est obligatoire pour qu'un utilisateur puisse se connecter à Constellio.
      Instances d'approbationDans cet onglet, les utilisateurs listés sont créés, mais ils sont en attente d'approbation par une personne d'un niveau supérieur. Ces utilisateurs ne peuvent pas se connecter à Constellio.
      SuspenduDans cet onglet, les utilisateurs listés sont créés, mais leur profil est suspendu. Ces utilisateurs ne peuvent pas se connecter à Constellio.
      SuppriméDans cet onglet, les utilisateurs listés sont supprimés. Ils seront toujours visibles dans cette fenêtre. Toutefois, ces utilisateurs ne sont plus existants et ne peuvent pas se connecter à Constellio. Le système conserve seulement une trace des anciens utilisateurs.

      1.3 La recherche et le filtre

      La barre de recherche permet de chercher par mots-clés les différents utilisateurs. Il est aussi possible d'ajouter un filtre selon l'état de synchronisation des utilisateurs. 

      ConditionDescription
      TousTous les utilisateurs actifs ou inactif, selon le choix, s’affichent.
      LocalSeuls les utilisateurs locaux sont affichés
      SynchroniséSeuls les utilisateurs provenant de Azure AD sont affichés.

      2. Créer un utilisateur

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Cliquer sur «Ajouter un utilisateur » en haut à droite, compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer ». 
        Formulaire de création - Profil de l'utilisateur
      Métadonnées dans le profil de l'utilisateur
      Nom du champ
      		Description
      ImageFacultatifPermet d'insérer une photo de profil. D'office, on retrouve l'icône de Constellio.
      Nom de l'utilisateurObligatoireLe nom de l'utilisateur est l'élément qui doit être inscrit avec le mot de passe lors de la connexion à Constellio.
      Nom de l'utilisateur
      Le nom de l'utilisateur est une clé unique qui peut être utilisée qu'une seule fois et est non modifiable, suite à l'enregistrement du profil de l'utilisateur. 
      PrénomObligatoireChamp contenant le prénom de l'utilisateur.
      Nom de familleObligatoireChamp contenant le nom de famille de l'utilisateur.
      CourrielObligatoireChamp contenant le courriel de l'utilisateur.
      Courriels personnelsFacultatifPermet d'inscrire les courriels personnels de l'utilisateur.
      TéléphoneFacultatifPermet d'inscrire le numéro de téléphone de l'utilisateur (professionnelle ou personnelle).
      Numéro de télécopieurFacultatifPermet d'inscrire le numéro de télécopieur de l'utilisateur (professionnelle ou personnelle). 
      État de synchronisationAutomatiqueLa métadonnée peut prendre deux valeurs.
      Si l’utilisateur provient de l’annuaire, la métadonnée aura la valeur « Synchronisé» Sinon, la valeur sera « Local » indiquant que l’utilisateur est local à Constellio.
      La métadonnée apparaît après une synchronisation
      DépartementAutomatiqueLa métadonnée est extraite de l’annuaire Azure Active Directory. Elle y porte le nom de service (“Department” en anglais) dans la page Azure de l’utilisateur
      La métadonnée apparaît après une synchronisation
      FonctionFacultatifPermet d'inscrire la fonction qu'occupe l'utilisateur au sein de l'entreprise. 
      AdresseFacultatifPermet d'inscrire l'adresse civique de l'utilisateur (professionnelle ou personnelle).
      Nouveau mot de passeObligatoirePermet d'établir un nouveau mot de passe de connexion.
      Confirmation du nouveau mot de passeObligatoireLorsque vous établissez un nouveau mot de passe, vous devez réécrire le même mot de passe inscrit précédemment.
      Collections de l'utilisateurFacultatifPermet d'associer l'utilisateur à une ou plusieurs collections.
      Collections de l'utilisateur
      Si l'utilisateur n'est associé à aucune collection, son nom n'apparaîtra pas dans la gestion de la sécurité.
      StatutFacultatifPermet d'établir le statut du profil de l'utilisateur, lors de sa création. D'office, le statut « Actif » est coché. 

      3. Menu d'actions

      3.1 Consulter un utilisateur

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Dans l'onglet des utilisateurs, cliquer sur les trois points à droite de l'utilisateur de votre choix et sélectionner l'action « Consulter ».

      La fenêtre de consultation de l'utilisateur permet de connaître les détails concernant un utilisateur. Profil de métadonnées - Profil de l'utilisateur

      3.2 Modifier un utilisateur

      Cette option permet de modifier le formulaire du profil de l'utilisateur.

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Dans l'onglet des utilisateurs, cliquer sur les trois points à droite de l'utilisateur de votre choix et sélectionner l'action « Modifier ».

      3.3 Gérer la sécurité d'un utilisateur

      Permets d'ajouter, retirer ou modifier des autorisations. Voir l'article «Gérer la sécurité», pour comprendre toutes les options possibles sur les autorisations à attribuer à un utilisateur.

      Il est possible d'attribuer des accès de sécurité sur : 

      -Des unités administratives;
      -Des dossiers;
      -Des documents.

      3.4 Gérer les classifications de sécurité

      Permets d'ajouter ou retirer des accès sur les classifications de sécurité. Voir l'article «Classification de sécurité» pour comprendre l'utilisation des classifications de sécurité. 

      Assigner une classification de sécurité à un utilisateur

      Pour assigner une classification de sécurité, cela se déroule toujours dans la page de Gestion de la sécurité.

      1. Dans le menu de navigation, aller dans «Pilotage»;
      2. Puis cliquer sur «Gérer la sécurité»;
      3. Sous l'onglet «Utilisateurs», cliquer sur «Gérer les classifications de sécurité» d'un utilisateur;
      4. Cette fenêtre apparaîtra. Cliquez sur la loupe et choisissez le niveau de sécurité à assigner à l'utilisateur;
      5. «Enregistrer» les modifications. 

      3.4 Gérer les rôles d'un utilisateur

      Permets d'ajouter, retirer ou modifier les rôles. Voir la section « Gestion des rôles » pour comprendre l'utilisation des rôles.

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Cliquer sur « Gérer les rôles » à droite du nom du groupe ou de l'utilisateur;
      4. Cliquer sur « Ajouter un rôle » à droite de l'écran;
      5. Dans la fenêtre « Ajout d'un rôle », compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer ». 

      3.5 Générer un jeton

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Dans l'onglet des utilisateurs, cliquer sur les trois points à droite de l'utilisateur de votre choix et sélectionner l'action « Générer un jeton »;
      4. Indiquer la durée de l'accès temporaire (jours/heures);
      5. Cliquer sur « Générer jeton ».

      Cette option permet de donner un accès temporaire à une personne pour l'utilisation de Constellio.Générer jeton - Profil de l'utilisateur.

      3.6 Transférer les droits d'accès

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Consulter le profil d'un utilisateur
      4. Cliquer sur « Transférer les droits d'accès »
      5. Ajouter un ou plusieurs utilisateurs auxquels les droits d'accès leur seront copiés
      6. Cliquer sur « Enregistrer ».
        Transférer les droits d'accès - Gérer la sécurité

       

      Retirer les accès à l'utilisateur
      Il est possible de retirer les accès de l'utilisateur duquel vous transférez les droits. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cocher la case « Retirer les accès à ... ». Cela retirera ces accès, tout en les transférant à l'utilisateur de votre choix. 

       

      Autorisations
      Lorsque des droits d'accès sont transférés à un utilisateur et que celui-ci en possédait déjà, les autorisations s'accumulent. Vous ne perdez pas les droits déjà attribués.

      3.7 Ajouter à la/les collection(s)

      Cette action permet d'ajouter l'utilisateur à une ou plusieurs autres collections. 

      Ajouter aux collections
      Pour pouvoir ajouter un utilisateur à une collection, il faut d'abord trouver l'utilisateur en question dans une collection où il est déjà présent et l'ajouter dans une autre collection ou encore passer par l'ajout d'un utilisateur.

      3.8 Enlever de la collection

      Cette action permet de retirer l'utilisateur d'une ou plusieurs collections. L'utilisateur est alors supprimé des collections concernées. 

      Supprimer un utilisateur
      Les utilisateurs supprimés se retrouvent parfois dans l'onglet « Inactif » de la page de gestion des utilisateurs. Toutefois, ces utilisateurs ne sont plus existants et ne peuvent pas se connecter à Constellio. Le système conserve seulement une trace de ces utilisateurs pour faciliter leur réactivation si nécessaire, par exemple, lorsqu'ils ont toujours des autorisations actives lors de leur suppression. 

      3.9 Ajouter l'utilisateur à un groupe

      À partir de l'action « Ajouter à un groupe » sur l'utilisateur : 

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Dans l'onglet des utilisateurs, cliquer sur les trois points à droite de l'utilisateur de votre choix et sélectionner l'action « Ajouter à un groupe »;
      4. Choisir le groupe
        Ajouter l'utilisateur à un groupe via l'action « Ajouter à un groupe »
        .

      À partir du profil de l'utilisateur : 

      1. Dans la « Liste des groupes », repérer le groupe désiré;
      2. Cliquer sur « Ajouter », à l'extrême droite du groupe;
      3. L'utilisateur est ajouté au groupe, et apparaît dans la « Liste des groupes dont l'utilisateur X est membre ». 
        Ajouter l'utilisateur à un groupe via le profil de l'utilisateur

       

      3.10 Retirer l'utilisateur d'un groupe

      1. Via le profil de l'utilisateur, dans la liste « Groupes dont l'utilisateur est membre », repérer le groupe désiré;
      2. Cliquer sur le « X » rouge, à l'extrême droite du groupe;
      3. L'utilisateur est retiré du groupe, et le groupe apparaît dans la « Liste des groupes ». 

      3.11 Changer le statut d'un utilisateur

      1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
      3. Dans l'onglet des utilisateurs, cliquer sur les trois points à droite de l'utilisateur de votre choix et sélectionner l'action « Modifier »;
      4. Modifier la métadonnée du statut de l'utilisateur pour le statut choisi. 
        Statut non actif
        Les utilisateurs non actifs se retrouvent dans l'onglet « Inactif » de la page de gestion de la sécurité, sous l'onglet Utilisateurs. Toutefois, ces utilisateurs ne sont plus existants et ne peuvent pas se connecter à Constellio. Le système conserve seulement une trace des anciens utilisateurs. 
      Statut d'un utilisateur
      Pour savoir les statuts d'un utilisateur, consulter le haut de la page présente sous la section «Statut d'un utilisateur».

       

      3.12 Synchroniser

      Cette option permet de synchroniser l'utilisateur avec LDAP. 

      Synchroniser
      Cette action ne sera visible que pour les utilisateurs ayant déjà été synchronisé avec LDAP et qui ont été désynchronisé.

      3.13 Désynchroniser

      Cette option permet d'arrêter la synchronisation de l'utilisateur avec LDAP. 

      Désynchroniser
      Cette action ne sera visible que pour les utilisateurs qui sont présentement synchronisés avec LDAP.

      3.14 Fusionner les utilisateurs

      Permets de fusionner les utilisateurs pour en faire un seul. Les autorisations et les rôles vont s'accumuler.

      1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
      2. Cliquer sur «Gérer la sécurité»;
      3. Dans l'onglet des utilisateurs, cliquer sur les trois points à droite de l'utilisateur de votre choix et sélectionner l'action «Fusionner les utilisateurs»;
      4. Dans la fenêtre «Ajouter un utilisateur», sélectionner l'utilisateur à fusionner à votre utilisateur choisi;
      5. Après avoir ajouté votre utilisateur, cocher celui-ci et cliquer sur «Fusionner»;
      6. Une fenêtre de confirmation apparaîtra. Sélectionner «Fusionner» pour compléter la fusion;
      7. Les utilisateurs sont maintenant fusionnés.


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