Vue d'ensemble du dossier
- 13 Nov 2023
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Vue d'ensemble du dossier
- Mis à jour le 13 Nov 2023
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Les dossiers
La présente section du guide a pour but d'initier le lecteur aux concepts de dossiers. Avec le document, cette notion forme le cœur de la gestion documentaire, qu'elle soit électronique, intégrée ou traditionnelle. Pour bien utiliser Constellio, il est essentiel de bien comprendre les enregistrements de base qui alimente la voûte documentaire. Chaque élément est lié vers un autre, et leur interdépendance est une question de structure.
À titre indicatif, les dossiers sont visibles dans la page d'accueil, dans les arborescences développées. Pour créer un dossier, il est impératif de le lier à une rubrique du plan de classification et à une unité administrative. De la même manière, il est obligatoire de lier un document à un dossier, sans quoi son enregistrement est impossible.
Les dossiers sont des éléments permettant de classer les documents dans Constellio. Ils forment en quelque sorte l'extrémité de l'arborescence documentaire des collections. Il est possible de créer un dossier à partir du menu d'actions de l'interface, dans le coin supérieur de droite.
1. L'utilisation des dossiers - Les icônes selon les statuts et les supports
Les icônes des dossiers classés dans les collections de Constellio sont réactives aux actions et aux éléments qui y sont déposés.
- Tout d'abord, les icônes des dossiers vont changer dépendamment de leur ouverture ou de leur fermeture, lors de la consultation.
- Également, les icônes des dossiers reflètent le statut archivistique de leur contenu. De la sorte, l'icône d'un dossier va changer de couleur s'il est actif, semi-actif, conservé (versé) ou détruit.
- Une icône de dossier marqué d'un glaçon (gelé/suspendu juridiquement) signifie un cas de suspension légale liée au dossier.
- Enfin, l'icône du dossier est aussi modifiée selon les supports des documents du dossier. Il existe trois types d'icônes possibles par rapport à cela : le dossier papier, le dossier électronique, et le dossier hybride (papier/électronique).
Les couleurs des dossiers
Les couleurs de chaque dossier renseignent sur le statut archivistique de ces derniers.
- Beige : Dossier actif
- Orange : Dossier semi-actif
- Mauve : Dossier conservé (Versé)
- Gris : Dossier détruit
1.1 Dossier sans support
| Icônes | Description |
 | Dossier sans support fermé |
 | Dossier sans support ouvert |
1.2 Dossier papier
| Icônes | Description |
 | Dossier papier fermé |
 | Dossier papier ouvert |
 | Dossier papier fermé et suspendu juridiquement |
 | Dossier papier ouvert et suspendu juridiquement |
1.3 Dossier numérique
| Icônes | Description |
 | Dossier électronique fermé |
 | Dossier électronique ouvert |
 | Dossier électronique fermé et suspendu juridiquement |
 | Dossier électronique ouvert et suspendu juridiquement |
1.4 Dossier hybride
| Icônes | Description |
 | Dossier hybride fermé |
 | Dossier hybride ouvert |
 | Dossier hybride fermé et suspendu juridiquement |
 | Dossier hybride ouvert et suspendu juridiquement |
1.5 Dossier unifié
| Icônes | Description |
 | Dossier unifié avec du contenu O365 |
2. Configurations
Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les dossiers. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».
| Onglet Avancée | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Toujours utiliser la sélection par intervalle dans les pages paginées | Lorsque cette configuration est activée, le bouton « Tout sélectionner » d'une page paginée permet de choisir l'intervalle, peu importe le nombre d'enregistrements dans la page. | Activé | Le bouton sélectionner tout dans une page paginée demande la saisie d'un intervalle pour les enregistrements à sélectionner. |
| Désactivé | Le bouton sélectionner tout dans une page paginée sélectionne tous les résultats. | ||
| Prendre le statut d'exemplaire saisi manuellement plutôt dont celui du dossier parent si possible | Cette configuration permet de saisir un statut d'exemplaire différent que celui-ci du dossier parent. | Activé | Prends le statut d'exemplaire saisi manuellement. |
| Désactivé | Prends le statut d'exemplaire du dossier parent. | ||
| Index d'anciens identifiants (nécessite un redémarrage et possiblement plus de mémoire allouée) | Cette configuration permet d'accélérer considérablement les exécutions de robots et les importations d'enregistrements, mais augmenter la consommation de mémoire. | Activé | Les anciens identifiants sont indexés. |
| Désactivé | Les anciens identifiants ne sont pas indexés. | ||
| Nombre maximum de résultats de recherche sélectionnable | Cette configuration permet, suite à une recherche, de sélectionner le nombre indiqué de résultats pour exécuter des actions sur ces derniers. | Nombre de résultats | Le nombre de résultats sélectionnables sera limité en fonction de ce nombre. |
| Permettre l'affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d'un tableau | Cette configuration permet de modifier dynamiquement les métadonnées affichées dans certains tableaux. | Activé | L'affichage des métadonnées se fait à partir du tableau. |
| Désactivé | L'affichage des métadonnées se fait à partir des schémas de métadonnées. | ||
| Onglet Agent | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Créer un raccourci de l'Agent de Constellio sur le poste de l'utilisateur afin de permettre l'action « Drag n Drop » directement sur le raccourci | Cette configuration permet de créer, suite à l'installation de l'Agent, un raccourci « Constellio » sur le poste de travail de l'utilisateur (sur le bureau). La fonctionnalité a pour but de permettre l'action « Drag n Drop » sur l'icône « Constellio » du poste de travail afin d'importer des enregistrements sur le bureau de Constellio. *Important : Valider les configurations rattachées à la suppression automatique des fichiers sur le poste de travail lorsqu'un document est importé avec l'Agent. | Activé | Le raccourcie sera créée sur le poste de l'utilisateur. |
| Désactivé | Le raccourcie ne sera pas créée sur le poste de l'utilisateur. | ||
| Onglet Déclassement | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Permettre la mise en contenant des dossiers actifs | Cette configuration permet d'afficher le champ « Contenant » dans le formulaire de saisie d'un dossier actif. | Activé | Tous les dossiers peuvent être mis dans des contenants. |
| Désactivé | Seulement les dossiers semi-actifs et inactifs peuvent être mis en contenant. | ||
| Permettre le tri des dossiers dans les listes de déclassement. | Cette configuration permet de changer l'ordre des dossiers dans les tableaux en appuyant sur le libellé des colonnes. | Activé | Il est possible d'ordonner les colonnes par différentes métadonnées dans les tableaux. |
| Désactivé | Il n'est pas possible d'ordonner les colonnes par différentes métadonnées dans les tableaux. | ||
| Permettre de modifier le statut archivistique et les dates prévues d'un dossier. | Cette configuration permet de modifier manuellement la valeur de la métadonnée « Statut archivistique » dans le formulaire de saisie de la fiche d'un dossier. L'action entraîne un changement les dates prévues pour le calcul des délais de conservation. | Activé | Permettre de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers |
| Activé pour les enregistrements importés | Permets de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers importés à l'aide de Constellio | ||
| Désactivé | Ne permets pas de modifier ces dates | ||
| Calcul automatique de la date de fermeture | Cette configuration permet à Constellio d'ajouter automatiquement les dates de fermeture pour les dossiers étant régis par des règles de conservation à délais fermés. *Une modification entraîne une réindexation. | Activé | Constellio ajoute le nombre d'années spécifié à la date de fermeture en plus d'ajouter les mois nécessaires pour atteindre la date de fin d'année financière. |
| Désactivé | Constellio ne calcule aucune date de fermeture | ||
| Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la date de fermeture pour tous les dossiers assujettis par un délai de conservation à délai fermé. *Une modification entraîne une réindexation. | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la date de fermeture en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais fixes. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y a pas d'année tampon ajoutée au délai prévu pour la fermeture d'un dossier. | ||
| Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la date de fermeture pour tous les dossiers assujettis par un délai de conservation à délai ouvert. *Une modification entraîne une réindexation | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la date de fermeture en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais ouverts 888 ou 999. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé pour la fermeture d'un dossier à délai ouvert, donc la fermeture des dossiers devra se faire manuellement avant le déclassement. | ||
| Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la fin du stade semi-actif pour tous les dossiers assujettis à un délai de conservation à délai ouvert. *Une modification entraîne une réindexation. | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la date de disposition en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date prévue de disposition pour les délais ouverts 888 ou 999. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé et qu'il faut effectuer la fermeture des dossiers manuellement avant le déclassement. | ||
| Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la fin du stade actif pour tous les dossiers assujettis à un délai de conservation à délai ouvert. | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la période active en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais ouverts 888 ou 999. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé et qu'il faut effectuer la fermeture des dossiers manuellement avant le déclassement. | ||
| Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante | Cette configuration permet de reporter le calcul des délais de conservation à l'année suivante si un dossier est créé trop près de la fin de l'année en cours | Nombre de jours | Exemple : Si un dossier est ouvert le 1er décembre et que la fin de l'année financière est définie pour le 31 décembre, il faudra saisir la valeur « 30 » dans la présente configuration afin de reconduire le calcul du dossier à l'année qui arrive. |
| Alimenter automatiquement les dates réelles lors de l'ajout d'un dossier avec un statut archivistique entré manuellement | Cette configuration permet de déduire le calcul de date pour des dossiers ayant été importés à un stade autre qu'actif, et ce, sans avoir de date de calcul réel (ex. : dossier sans date de transfert réelle alors que l'enregistrement est déclaré comme étant au stade semi-actif) | Activé | Si le statut archivistique est modifié, mais aucune date n'est saisie, le calcul des dates se fera automatiquement à partir des dates prévues. |
| Désactivé | Aucune complétion des dates n'est faite automatiquement | ||
| Calcul des délais basé sur | Cette configuration permet de spécifier la date sur laquelle se fait le calcul des délais des règles de conservation. | Date de fermeture | Le calcul se fait sur la date de fermeture du dossier. |
| Date d'ouverture | Le calcul se fait sur la date d'ouverture du dossier. | ||
| Supprimer les fiches des dossiers lors de la destruction | Cette configuration permet de supprimer définitivement la fiche de métadonnées d'un dossier lors de la destruction à l'inactif. | Activé | Les fiches de métadonnées des dossiers sont détruites lors du déclassement. |
| Désactivé | Les fiches de métadonnées des dossiers sont conservées lors du déclassement. | ||
| Calculer les dates de versement/destruction prévues des dossiers semi-actifs en se basant sur la date de transfert réelle. | Cette configuration permet de calculer les délais de conservation sur les dates réelles plutôt que sur les dates prévues. *Une modification entraîne une réindexation. | Activé | Le calcul des dates de versement et destruction se base sur la date réelle de transfert. |
| Désactivé | Le calcul des dates de versement et destruction se base sur la date prévue de transfert. | ||
| Inclure les dossiers à trier dans les listes de destruction | Si cette configuration n'est pas activée, les dossiers dont la disposition finale est le tri ne sortiront que dans les listes de versement. | Activé | Les dossiers dont la disposition finale est le tri sortiront dans les listes de destruction et de versement. |
| Désactivé | Les dossiers dont la disposition finale est le tri sortiront exclusivement dans les listes de versement. | ||
| La rubrique d'un dossier doit être liée à sa règle | Cette configuration empêche de créer un dossier si l'entrée du plan de classification sélectionnée n'est pas associée à une règle de conservation. | Activé | Il est impossible d'associer une rubrique du plan de classification si elle n'est pas associée à une règle de conservation. |
| Désactivé | On peut associer une rubrique du plan de classification même si elle n'est pas associée à une règle de conservation. | ||
| Empêcher l'association des dossiers au niveau racine du plan de classification | Cette configuration empêche le classement de dossier au premier niveau du plan de classification. | Activé | L'utilisateur ne peut pas associer des dossiers aux niveaux racines du plan. |
| Désactivé | L'utilisateur peut associer des dossiers dans l'ensemble des rubriques du plan de classification. | ||
| Anticipation de déclassement - Délai en jours auquel les dossiers peuvent être déclassés avant la date prévue | Cette configuration permet de choisir le délai en jours auquel les dossiers peuvent être déclassés avant la date prévue. | Nombre de jours | Exemple : Si la date de déclassement prévue pour un dossier est définie pour le 31 décembre et qu'on saisit la valeur « 30 » dans la présente configuration, le dossier sera déclassable dès le 1er décembre. |
| Sous-dossiers déclassables séparément | Cette configuration permet de déclasser un sous-dossier sans avoir à déclasser son dossier parent. | Activé | Le sous-dossier est déclassable séparément de son dossier parent. |
| Désactivé | Le sous-dossier n'est pas déclassable séparément de son dossier parent. | ||
| Onglet Autres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Permettre l'ajout des commentaires en ayant seulement l'autorisation en lecture | Cette configuration permet de donner le droit aux utilisateurs ayant seulement un accès en lecture d'ajouter/supprimer des commentaires sur la fiche des enregistrements. | Activé | Les utilisateurs ayant seulement un accès en lecture peuvent ajouter ou supprimer des commentaires. |
| Désactivé | Les utilisateurs ayant seulement un accès en lecture ne peuvent pas ajouter ou supprimer des commentaires. | ||
| Ajouter (Copie) au titre des enregistrements dupliqués | Cette configuration permet d'ajouter (Copie) au titre des enregistrements dupliqués. | Activé | Permets d'ajouter (Copie) au titre des enregistrements dupliqués. |
| Désactivé | N'ajoute rien lors de la duplication des enregistrements. | ||
| Forcer une confirmation avant la modification | Cette configuration force une confirmation avant la modification d'un enregistrement. | Activé | Force une confirmation avant la modification. |
| Désactivé | Ne force pas de confirmation avant la modification. | ||
| Nombre d'items chargés dans les champs d'autocomplétion (maximum 100, peuvent ralentir les écrans) | Cette configuration permet de définir le nombre maximal de suggestions s'affichant en dessous d'une zone de saisie. *Cette configuration s'applique seulement pour les champs de métadonnées ayant l'option « Autocomplétion » activée. | Nombre d'items | Le nombre d'items affichés est limité en fonction de ce nombre. |
| Nombre maximal d'enregistrements pouvant être modifiés par un traitement en lot | Cette configuration permet de définir un nombre maximal d'enregistrements qui peuvent être traités en lot à la fois. Si vous ne désirez pas mettre de nombre maximal, conserver la valeur -1. | Nombre d'enregistrements | La valeur inscrite détermine le nombre maximal d'enregistrements qui peuvent être traités en lot à la fois. |
| Durée d'emprunt des dossiers (en jours) | Cette configuration permet de définir la durée par défaut d'un emprunt pour un document. Si vous ne désirez pas mettre de durée d'emprunt, conserver la valeur -1. | Nombre de jours | La valeur inscrite détermine les jours inscrits par défaut dans le formulaire d'emprunt. |
| Onglet par défaut en consultation d'un dossier | Cette configuration permet de définir l'onglet qui s'affiche par défaut lors de la consultation d'un dossier. Chaque utilisateur peut configurer l'onglet qu'il désire dans « Modifier mon profil ». | C | Contenu |
| M | Métadonnées | ||
| Mode d'affichage par défaut | Cette configuration permet de sélectionner le mode d'affichage par défaut des données groupées dans les vues. | Vue liste | Les données groupées seront affichées sous forme de liste. |
| Vue tableau | Les données groupées seront affichées sous forme de tableau. | ||
| Activer la validation des caractères illégaux. | Cette configuration permet d'empêcher la saisie des caractères \/*:?"&<> dans les titres, codes et abréviations. | Activé | Empêche la saisit des caractères illégaux. |
| Désactivé | Permet la saisie des caractères illégaux. | ||
| Entrer automatiquement l'unité administrative des nouveaux dossiers et contenants. | Cette configuration permet d'ajouter automatiquement une valeur dans le champ « Unité administrative » lors de la création d'un enregistrement (dossier, document, contenant, tâche). *Important : La valeur est définie en fonction des accès attribués à un utilisateur. Des erreurs d'attributions peuvent survenir si l'utilisateur a accès à plusieurs unités administratives. | Activé | L'unité administrative est entrée automatiquement. |
| Désactivé | L'unité administrative n'est pas entrée automatiquement. | ||
| Masque les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID | Cette configuration permet de masquer les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. | Activé | Masque les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. |
| Désactivé | Ne masque pas les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. | ||
| Nombre d'items chargés dans les arbres (maximum 100, peuvent ralentir les écrans) | Cette configuration permet de limiter le nombre d'enregistrements visibles par défaut dans l'écran d'accueil. | Nombre d'items | La valeur indiquée limite le nombre d'items qui apparaît dans les arbres. |
| Journaliser les consultations de dossiers et documents avec CMIS | Cette configuration permet de journaliser les consultations des dossiers et des documents faits avec CMIS. | Activé | Les consultations des dossiers et documents avec CMIS seront journalisées. |
| Désactivé | Les consultations des dossiers et documents avec CMIS ne seront pas journalisées. | ||
| Nécessite la saisie d'une raison avant la suppression de dossier ou favoris | Cette configuration permet d'exiger la saisie d'une raison avant la suppression de dossier ou de favoris. | Activé | La saisie d'une raison sera obligatoire avant de supprimer un dossier ou un favoris. |
| Désactivé | La saisie d'une raison ne sera pas demandée avant de supprimer un dossier ou un favoris. | ||
| Détenteur ouvert | Cette configuration permet à l'utilisateur de choisir le statut d'exemplaire lors de la création d'un dossier, malgré le statut d'exemplaire défini par la règle de conservation. | Activé | L'utilisateur peut choisir le statut d'exemplaire d'un dossier sans tenir compte de ce qui est inscrit dans la règle de conservation. |
| Désactivé | Constellio calcule automatiquement le statut d'exemplaire à partir du détenteur de la règle de conservation. | ||
| La date de début et de fin est requise pour un partage | Cette configuration force l'entrée d'une date de début et de fin pour partager un dossier ou un document. | Activé | Nécessite l'entrée d'une date de début et de fin pour partager un dossier ou un document. |
| Désactivé | Ne nécessite pas l'entrée d'une date de début et de fin pour partager un dossier ou un document. | ||
| Délai en secondes avant que des changements soient visibles dans la recherche | Cette configuration permet de définir un délai de rafraîchissement pour les modifications effectuées sur des enregistrements. | Nombre de secondes | Le nombre de secondes indiqué sera appliqué au délai de rafraîchissement. |
| Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille | Cette configuration permet de définir un nombre de jours maximal pour la conservation d'enregistrements dans la corbeille. | Nombre de jours | Après le délai (en jours) échu, les enregistrements sont supprimés définitivement. |
| Onglet Rapports | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Enlever les crochets dans les rapports Excel | Cette configuration permet d'enlever les crochets dans les rapports Excel. | Activé | Enlève les crochets dans les rapports Excel. |
| Désactivé | N'enlève pas les crochets dans les rapports Excel. | ||
| Métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnées | Cette configuration sert à choisir la métadonnée sur laquelle trier les champs références multivaleurs avec tri alphabétique. Ceci est seulement effectif avec les étiquettes et les rapports PDF de métadonnées. | Titre | La métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnée est le «Titre». |
| Code | La métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnée est le «Code». | ||
| Onglet Arbres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Afficher les enregistrements versés | Cette configuration permet d'afficher les dossiers versés dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers versés seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers versés ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Afficher les enregistrements détruits | Cette configuration permet d'afficher les dossiers détruits dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers détruits seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers détruits ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels). | ||
| Afficher les enregistrements semi-actifs | Cette configuration permet d'afficher les dossiers semi-actifs dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers semi-actifs seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers semi-actifs ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Seulement afficher le triangle d'ouverture lorsque le dossier a un contenu (diminution majeure de la vitesse d'affichage des arbres) | Cette configuration permet d'afficher le triangle d'ouverture lorsque le dossier a un contenu. Cependant, il y a une diminution majeure de la vitesse d'affichage des arbres dans ce cas. | Activé | Affiche le triangle d'ouverture seulement lorsqu'il y a du contenu. |
| Désactivé | N'affiche pas le triangle d'ouverture lorsqu'il n'y a pas de contenu. | ||
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