Vue d'ensemble du dossier

Les dossiers dans Constellio

La présente section du guide a pour but d'initier le lecteur aux concepts de dossiers. Avec le document, cette notion forme le cœur de la gestion documentaire, qu'elle soit électronique, intégrée ou traditionnelle. Pour bien utiliser Constellio, il est essentiel de bien comprendre les enregistrements de base qui alimente la voûte documentaire. Chaque élément est lié vers un autre, et leur interdépendance est une question de structure. 

À titre indicatif, les dossiers sont visibles dans la page d'accueil, dans les arborescences développées. Pour créer un dossier, il est impératif de le lier à une rubrique du plan de classification et à une unité administrative. De la même manière, il est obligatoire de lier un document à un dossier, sans quoi son enregistrement est impossible.

Les dossiers sont des éléments permettant de classer les documents dans Constellio. Ils forment en quelque sorte l'extrémité de l'arborescence documentaire des collections. Il est possible de créer un dossier à partir du menu d'actions de l'interface, dans le coin supérieur de droite.

1. L'utilisation des dossiers - Les icônes selon les statuts et les supports

Les icônes des dossiers classés dans les collections de Constellio sont réactives aux actions et aux éléments qui y sont déposés. 

• Tout d'abord, les icônes des dossiers vont changer dépendamment de leur ouverture ou de leur fermeture, lors de la consultation.
• Également, les icônes des dossiers reflètent le statut archivistique de leur contenu. De la sorte, l'icône d'un dossier va changer de couleur s'il est actif, semi-actif, conservé (versé) ou détruit.
• Une icône de dossier marqué d'un glaçon (gelé/suspendu juridiquement) signifie un cas de suspension légale liée au dossier.
• Enfin, l'icône du dossier est aussi modifiée selon les supports des documents du dossier. Il existe trois types d'icônes possibles par rapport à cela : le dossier papier, le dossier électronique, et le dossier hybride (papier/électronique).

1.1 Dossier sans support

Icônes	Description
	Dossier sans support fermé
	Dossier sans support ouvert

1.2 Dossier papier

Icônes	Description
	Dossier papier fermé
	Dossier papier ouvert
	Dossier papier fermé et suspendu juridiquement
	Dossier papier ouvert et suspendu juridiquement

1.3 Dossier numérique

Icônes	Description
	Dossier électronique fermé
	Dossier électronique ouvert
	Dossier électronique fermé et suspendu juridiquement
	Dossier électronique ouvert et suspendu juridiquement

1.4 Dossier hybride

Icônes	Description
	Dossier hybride fermé
	Dossier hybride ouvert
	Dossier hybride fermé et suspendu juridiquement
	Dossier hybride ouvert et suspendu juridiquement

1.5 Dossier unifié

Icônes	Description
	Dossier unifié avec du contenu O365

2. Créer un dossier

L'unique façon de créer un dossier manuellement est par le menu déroulant d'actions de la collection. 

1. Dans le coin supérieur droit de l'écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur «Ajouter un dossier»;
2. Dans la fiche de création d'un dossier, remplir les champs obligatoires;
3. Cliquer sur «Enregistrer».

Métadonnées pour la création d'un dossier
Nom du champ		Description	Image
Type	Facultatif	Le type correspond à un type de dossier qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées «Types de dossiers».
Titre	Obligatoire	Le titre est l'élément permettant d'identifier le dossier.
Rubrique du plan de classification	Obligatoire	La rubrique du plan de classification permet de classer le dossier au bon niveau hiérarchique, et d'appliquer la règle de conservation désignée.
Règle de conservation	Obligatoire	La règle de conservation détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation du dossier.
Date d'ouverture	Obligatoire	La date d'ouverture est alimentée automatiquement. Il s'agit de la date de création du dossier.
Date de fermeture saisie	Facultatif	La date de fermeture saisie est une date de fermeture saisie au besoin.
Unité administrative	Obligatoire	L'unité administrative permet de désigner l'unité responsable du dossier. Le dossier sera alors classé sous l'unité choisie.
Supports	Facultatif	Il est possible qu'un dossier possède plusieurs types de supports. Par défaut, trois types sont référés : Disque magnétique, film, papier.
Mots-clés	Facultatif	Permet d'ajouter des mots-clés au dossier.
Description	Facultatif	Permet d'ajouter une description au dossier.
Mesure linéaire (cm)	Facultatif	Permet d'ajouter une mesure linéaire en centimètre au dossier.

3. Consulter un dossier

Lors de la sélection d'un dossier, une page de consultation s'ouvre. Cette dernière présente quatre onglets permettant de se renseigner sur le contenu et la valeur du dossier. 

De plus, la fenêtre à panneau divisé permet de consulter les enregistrements présents dans le dossier sans forcer l'utilisateur à quitter la page actuelle. Cet affichage permet ainsi de consulter rapidement les informations concernant les documents et les sous-dossiers (contenu, métadonnées, tâches, audit, etc.).

3.1 Onglet des métadonnées

Cet onglet permet de visualiser les métadonnées qui sont associées au dossier. Des éléments importants, tels le titre et l'unité administrative, permettant de connaître la nature et la provenance du dossier et des documents qui y sont classés. Ces détails peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton «Modifier la fiche dossier», présent dans le menu contextuel à la droite de l'écran. À noter toutefois que la modification de certains éléments de cette fiche peut avoir d'éventuelles incidences sur le classement du dossier dans la collection. 

3.2 Onglet du contenu

Cet onglet permet de visualiser les documents et les sous-dossiers contenus dans le dossier. Les enregistrements sont présentés dans un tableau personnalisable, et possédant chacun leur propre menu d'actions (trois points). Il est possible, si on dispose des droits en écriture requis, de glisser et déposer un sous-dossier/document dans un autre sous-dossier. Une barre de défilement horizontale est disponible si plusieurs valeurs (colonnes) sont ajoutées au tableau. De plus, une fenêtre coulissante «Facettes» est présente à droite de l'écran, celle-ci permet de trier le contenu du dossier selon différents critères. 

3.3 Onglet des tâches

Cet onglet permet de visualiser les tâches qui sont liées au dossier. Si aucune tâche n'est créée, le tableau demeure vide. Pour plus de renseignements à ce sujet, référez-vous au guide des tâches. Pour plus ample information, consulter le guide sur la gestion des tâches.

3.4 Onglet des partages

Cet onglet permet de visualiser et modifier les partages qui sont liés au document. Si aucun partage n'a été fait, le tableau demeure vide.

3.5 Onglet des audits

Cet onglet permet de visualiser les audits du dossier. L'ensemble des modifications et des accès sont présentés dans cette fenêtre, avec les heures et les dates compilées. Aucune action réelle n'est possible dans cet onglet. Il s'agit essentiellement d'une page de référence. Pour plus de renseignements au sujet des audits, référez-vous à l'article sur la gestion des audits.

3.6 Menu d'actions

Enfin, le menu d'actions disponible via les trois points offre plusieurs options possibles sur le dossier.