Vue d'ensemble des tâches

1. Les tâches

Les tâches sont des activités à exécuter. Elles permettent de faire le suivi et d'assigner ces activités à soi-même ou d'autres utilisateurs. Les tâches sont également utilisées pour la gestion des demandes dans Constellio.

Les tâches sont accessibles via le menu de navigation à gauche de l'écran.

2. Ajouter une tâche

Trois manières sont possibles pour ajouter une tâche.

1. Le menu déroulant de la collection
   1. Dans le coin supérieur droit de l'écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur « Ajouter une tâche »;
   2. Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
   3. Cliquer sur « Enregistrer ».
2. Ajouter une tâche dans la page des tâches
   1. Appuyer sur le bouton « Tâches » dans le menu de navigation à gauche;
   2. Cliquer sur le bouton « Ajouter une tâche »;
   3. Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
   4. Cliquer sur « Enregistrer ».
3. Ajouter via un enregistrement
   1. Aller dans un dossier, document ou contenant;
   2. Dans les actions sur l'enregistrement, cliquer sur « Ajouter une tâche »;
   3. Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
   4. Cliquer sur « Enregistrer ».

Métadonnées de la définition de tâche
Nom du champ		Description	Image
Titre	Obligatoire	Le titre est l'élément permettant d'identifier la tâche.
Type	Facultatif	Le type correspond à un type de tâche qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées « Type de tâche ».
Assigné par	Obligatoire	« Assigné par » détermine de quel utilisateur provient la tâche. Le champ est automatiquement rempli avec votre nom.
Progression (%)	Facultatif	La progression (%) correspond à l'avancement de la tâche en pourcentage.
Statut	Obligatoire	Le statut permet d'identifier l'état de la tâche. Le champ est automatiquement rempli avec la valeur « En attente ».
Date d'échéance	Facultatif	La date d'échéance indique une date limite et fixe pour compléter la tâche.
Description	Facultatif	Permet d'ajouter une description à la tâche.
Date d'échéance relative à l'assignation	Facultatif	Permet d'ajouter une limite de temps en jour pour compléter la tâche.

3.2 L'onglet des rappels

Cet onglet permet de mettre en place des rappels qui seront envoyés par courriel aux utilisateurs ou aux groupes d'utilisateurs assignés à la tâche. Les rappels ne sont pas obligatoires. Toutefois, il est possible d'ajouter plusieurs rappels, que ce soit avec des dates fixes ou des écarts. Il est également possible de créer des fréquences de rappel et des limites de rappels.

Métadonnées dans l'onglet de rappels
Nom du champ		Description	Image
Date fixe	Facultatif	Permet l'ajout d'un rappel avec date précise.
Écart	Facultatif	Permet l'ajout d'un rappel avec un écart de jours, pour ce faire, plusieurs choix sont offerts (ajout d'un nombre, avant, après, date de début, date d'échéance? date de création). *La date de début signifie la date du début de la tâche. La date de création c'est quand la tâche a été créée.
Fréquence de rappel	Facultatif	Permet l'ajout de fréquence de rappel à la minute(s) / heure(s) / jour(s).
Limite de rappels	Facultatif	Permet de limiter le nombre de rappels (nombre de fois / date limite).
Personne assignée à l'escalade	Facultatif	Permet d'assigner une personne pour l'escalade du problème suite à la limite du rappel.

3.3 L'onglet assignation

Cet onglet permet de déterminer à qui la tâche sera assignée. Il est également possible d'assigner la tâche à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Les assignations ne sont pas obligatoires. Toutefois, par défaut, une tâche est automatiquement assignée au créateur de la tâche.

Métadonnées dans l'onglet assignation
Nom du champ		Description	Image
Assignée à	Facultatif	Permet d'assigner la tâche à un utilisateur spécifique.
Créer une tâche à chaque candidat	Facultatif	Permet de créer une tâche à chaque candidat sélectionné.
Groupes auxquels la tâche peut être assignée	Facultatif	Permet d'assigner la tâche à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs
Utilisateurs auxquels la tâche peut être affectée	Facultatif	Permet d'assigner la tâche à plusieurs utilisateurs.
Collaborateurs de la tâche	Facultatif	Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs collaborateurs.
Groupes collaborateurs de la tâche	Facultatif	Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs groupes de collaborateurs.
Assigner à la fonction
Assignation basée sur la durée estimée des tâches

3.4 L'onglet des fichiers

Cet onglet permet de lier des fichiers, des documents, des dossiers ou des contenants à la tâche. Il n'est pas obligatoire de lier des fichiers ou des enregistrements.

Métadonnées de l'onglet fichiers
Nom du champ		Description	Image
Fichiers	Facultatif	Permet de lié à un ou des fichiers qui ne sont pas classés dans Constellio.
Documents liés	Facultatif	Permet de lié un ou des documents classés dans Constellio.
Dossiers liés	Facultatif	Permet de liés à un ou des dossiers classés dans Constellio.
Contenants liés	Facultatif	Permet de lié à un ou des contenants classés dans Constellio.
Supporter le partage des accès	Facultatif	Permet de donner un accès temporaire à l'utilisateur assigné à la tâche.

Partage des accès

Lorsqu'un utilisateur crée une tâche, il a la possibilité de partager les accès des enregistrements liés à la tâche. L'utilisateur peut partager les accès qu'ils possèdent ou refuser de donner les accès. L'autorisation est retirée à la suite de la complétion de la tâche.

Lors de l'enregistrement de la tâche, cette fenêtre apparaîtra :
Le créateur de la tâche a alors le choix de partager en Lecture, Écriture ou de ne donner aucun accès. Lors de plusieurs choix d'entregistrements, vous pouvez sélectionner directement l'accès à l'enregistrement voulu, ou cocher la case «Lecture» ou «Écriture» pour donner accès à l'ensemble des enregistrements. 

3.5 L'onglet suivre

Cet onglet permet d'ajouter un ou des utilisateurs qui suivront l'état de la tâche. 

Il faut choisir un utilisateur ainsi que les étapes de l'évolution de la tâche que ce dernier doit suivre, puis cliquer sur « Ajouter ». Il est possible d'ajouter plusieurs utilisateurs avec des étapes de suivi différent.

Onglet « Suivre »

4. Visualiser les tâches

Les taches sont visibles dans les sections du menu de navigation des tâches.Menu de navigation dans les tâches

5. Actions sur les tâches

5.1 Trier les tâches 

Cette option permet de trier les tâches dans le tableau, en fonction d'une métadonnée précise. 

Il est possible de déplacer une tâche vers le haut en cliquant sur l'étoile à la gauche de la tâche.« Trier par » - Tableau des tâches

5.2 Menu d'actions

Le menu d'actions disponible via les trois points offre plusieurs options possibles sur la tâche.Menu d'actions - Tableau des tâches

5.2.1 Consulter

Cette option permet de consulter la tâche. Lors de la consultation d'une tâche, une page de consultation s'ouvre. Cette dernière présente trois onglets permettant de se renseigner sur le contenu de la tâche. 

5.2.2 Modifier

Cette option permet de modifier les métadonnées d'une tâche et d'une sous-tâche.

5.2.3 Marquer comme lue / non lue

Cette option permet de marquer la tâche comme lue ou non lue.

5.2.4 Compléter

Cette option permet de compléter (terminer) une tâche. Les tâches complétées se retrouvent dans l'onglet « Tâches récemment complétées ».

5.2.5 Partager 

Cette option permet de partager la tâche à des collaborateurs et/ou un groupe de collaborateurs.

Un collaborateur est un utilisateur qui peut consulter ou modifier une tâche en partage selon les accès qui lui ont été attribués. Toutefois, l'utilisateur ne sera pas en mesure de changer leur statut ou de les compléterPartager une tâche.

5.2.6 Supprimer 

Cette option permet de supprimer une tâche.

Les tâches supprimées sont envoyées dans la corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de joues de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> « Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille ».

5.2.7 Rapport Métadonnées

Cette option permet de télécharger ou imprimer un rapport de métadonnées pour la tâche. Lors de cette opération, il est nécessaire de choisir un gabarit de rapport, celui-ci doit être préalablement créé dans le Pilotage -> Gestion des imprimables, on voit l'article sur les rapports de métadonnées pour plus ample information.

5.2.8 Ajouter un commentaire

Cette option permet d'ajouter un commentaire sur la fiche de la tâche. Le bouton est disponible au bas de l'onglet « Métadonnées ».

5.3 Consulter une tâche

Cette option permet de consulter les métadonnées, les sous-tâches et les audits d'une tâche.Page - Consulter une tâche

5.4 Menu d'actions

6. Tâches spécifiques

Les tâches spécifiques sont des tâches qui sont reliées aux diverses demandes faites par l'utilisateur dans Constellio : demande d'emprunt de dossier et de contenant, demande de renouvellement d'emprunt et demande de réactivation.

Les tâches spécifiques sont envoyées aux rôles responsables de la gestion de ces demandes. Vous pouvez gérer les rôles et leur action via : Pilotage -> Gérer les rôles.

6.1 Demande d'emprunt

La tâche spécifique de demandes d'emprunt est liée aux demandes d'emprunts de contenant et de dossier, plus particulièrement utiles pour leur emprunt physique. Cette option permet d'assurer un meilleur contrôle sur les emprunts et les retours des dossiers et des contenants.

Lorsqu'un utilisateur fait une demande d'emprunt (dossier ou contenant), une tâche est automatiquement envoyée aux(x) gestionnaire(s) de l'unité administrative propriétaire de l'enregistrement. 

Étapes pour emprunter un dossier ou un contenant : 

1. Consulter la fiche de l'enregistrement;
2. Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande d'emprunt »;
3. Remplir le champ « Durée d'emprunt en jour(s) ». D'office, la durée d'emprunt est de 7 jours. Il est possible de modifier cette valeur via : Pilotage -> Configuration -> Autre -> Durée d'emprunt (en jours);
4. Cliquer sur « Emprunter ».

Étapes pour consulter les détails de la demande d'emprunt du dossier ou du contenant :

1. Consulter la tâche « Demande d'emprunt » dans le tableau des tâches;
2. Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser l'emprunt;
4. Cliquer sur « Compléter ».

6.2 Demande de renouvellement d'emprunt

Cette tâche est créée suite à une demande de renouvellement d'un dossier ou d'un contenant.

Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant : 

1. Consulter la fiche de l'enregistrement;
2. Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Renouvellement d'emprunt »;
3. Sélectionner la date de prolongation de l'emprunt;
4. Cliquer sur « Enregistrer ».

Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant : 

1. Consulter la tâche « Demande de renouvellement d'emprunt » dans le tableau des tâches;
2. Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser le renouvellement de l'emprunt;
4. Cliquer sur « Compléter ».

6.3 Demande de retour d'emprunt

Cette tâche est créée suite à une demande de retour d'emprunt de dossier ou de contenant. 

Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant : 

1. Consulter la fiche de l'enregistrement;
2. Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande de retour ».

Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant : 

1. Consulter la tâche « Demande de renouvellement d'emprunt » dans le tableau des tâches;
2. Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser le renouvellement de l'emprunt;
4. Cliquer sur « Compléter ».

6.4 Demande de réactivation

Cette tâche est créée suite à une demande de réactivation d'un dossier papier semi-actif ou versé ou d'un contenant. Dans le cas d'une demande sur un contenant, la réactivation vise plutôt son contenu, c'est-à-dire plusieurs dossiers semi-actifs ou versés.

Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant : 

1. Consulter la fiche de l'enregistrement;
2. Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande de réactivation »;
3. Sélectionner la date de réactivation;
4. Cliquer sur « Enregistrer ».

Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant : 

1. Consulter la tâche « Demande de retour » dans le tableau des tâches;
2. Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser la demande de retour;
4. Cliquer sur « Compléter ».

6.5 Délégation des tâches

Lorsque la configuration dans le profil d'utilisateur « Utilisateur à qui déléguer les tâches qui me sont assignées » est active, toutes les tâches assignées sont déléguées à l'utilisateur saisi. 

Un avertissement à la délégation de tâches est alors visible en haut de la page de gestion des tâches avec le message suivant : « Les tâches qui vous sont assignées sont déléguées à l'utilisateur <Utilisateur saisi> ».

6.5.1 Déléguer les tâches à un utilisateur

Étapes pour déléguer une tâche à un autre utilisateur :

1. Activer la configuration de délégation « Utilisateur à qui déléguer les tâches qui me sont assignées » dans le profil d'utilisateur en sélectionnant un utilisateur;
2. Les tâches qui vous sont assignées directement ou dans « Utilisateurs auxquels la tâche peut être affectée » seront automatiquement déléguées à cet utilisateur.

6.5.2 Commentaires

Lorsqu'une tâche est déléguée à un utilisateur, un commentaire est ajouté à cet effet dans la tâche.

7. Configurations

Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les dossiers. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».

Pour en savoir plus sur les configurations personnelles, consulter la page « Gestion du profil de l'utilisateur ».