Vue d'ensemble des tâches
- 28 Jan 2025
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Vue d'ensemble des tâches
- Mis à jour le 28 Jan 2025
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Les tâches sur Constellio
Les tâches sont des activités à exécuter. Elles permettent de faire le suivi et d'assigner ces activités à soi-même ou d'autres utilisateurs. Les tâches sont également utilisées pour la gestion des demandes dans Constellio.
1. Ajouter une tâche
Trois manières sont possibles pour ajouter une tâche.
1.1 Le menu déroulant de la collection
- Dans le coin supérieur droit de l'écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur « Ajouter une tâche »;
- Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
1.2 Ajouter une tâche dans la page des tâches
- Appuyer sur le bouton « Tâches » dans le menu de navigation à gauche;
- Cliquer sur le bouton « Ajouter une tâche »;
- Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
1.3 Ajouter via un enregistrement
- Aller dans un dossier, document ou contenant;
- Dans les actions sur l'enregistrement, cliquer sur « Ajouter une tâche »;
- Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
2. Le formulaire de création des tâches
2.1 L'onglet définition
Cet onglet permet d'indiquer par défaut la définition de votre modèle de tâche.
Il s'agit ici des métadonnées par défaut de Constellio. Elles sont générées automatiquement lors de la création d'une collection. Il est toutefois possible de configurer les métadonnées activées de la fiche. Pour y arriver, veuillez consulter l'article sur la gestion des métadonnées.
| Métadonnées de la définition de tâche | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Description | |
| Titre | Obligatoire | Le titre est l'élément permettant d'identifier la tâche. |
| Type | Facultatif | Le type correspond à un type de tâche qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées « Type de tâche ». |
| Assigné par | Obligatoire | « Assigné par » détermine de quel utilisateur provient la tâche. Le champ est automatiquement rempli avec votre nom. |
| Progression (%) | Facultatif | La progression (%) correspond à l'avancement de la tâche en pourcentage. |
| Statut | Obligatoire | Le statut permet d'identifier l'état de la tâche. Le champ est automatiquement rempli avec la valeur « En attente ». |
| Date d'échéance | Facultatif | La date d'échéance indique une date limite et fixe pour compléter la tâche. |
| Description | Facultatif | Permet d'ajouter une description à la tâche. |
| Date d'échéance relative à l'assignation | Facultatif | Permet d'ajouter une limite de temps en jour pour compléter la tâche. |
2.2 L'onglet des rappels
Cet onglet permet de mettre en place des rappels qui seront envoyés par courriel aux utilisateurs ou aux groupes d'utilisateurs assignés à la tâche. Les rappels ne sont pas obligatoires. Toutefois, il est possible d'ajouter plusieurs rappels, que ce soit avec des dates fixes ou des écarts. Il est également possible de créer des fréquences de rappel et des limites de rappels..png?sv=2022-11-02&spr=https&st=2025-02-20T19%3A05%3A47Z&se=2025-02-20T19%3A15%3A47Z&sr=c&sp=r&sig=PaWuLvdqxdjIsj8I4yegow6ziVnR00yBuKIQiKnwojQ%3D)
| Métadonnées dans l'onglet de rappels | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Description | |
| Date fixe | Facultatif | Permet l'ajout d'un rappel avec date précise. |
| Écart | Facultatif | Permet l'ajout d'un rappel avec un écart de jours, pour ce faire, plusieurs choix sont offerts (ajout d'un nombre, avant, après, date de début, date d'échéance? date de création). *La date de début signifie la date du début de la tâche. La date de création c'est quand la tâche a été créée. |
| Fréquence de rappel | Facultatif | Permet l'ajout de fréquence de rappel à la minute(s) / heure(s) / jour(s). |
| Limite de rappels | Facultatif | Permet de limiter le nombre de rappels (nombre de fois / date limite). |
| Personne assignée à l'escalade | Facultatif | Permet d'assigner une personne pour l'escalade du problème suite à la limite du rappel. |
2.3 L'onglet assignation
Cet onglet permet de déterminer à qui la tâche sera assignée. Il est également possible d'assigner la tâche à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Les assignations ne sont pas obligatoires. Toutefois, par défaut, une tâche est automatiquement assignée au créateur de la tâche.
| Métadonnées dans l'onglet assignation | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Description | |
| Assignée à | Facultatif | Permet d'assigner la tâche à un utilisateur spécifique. |
| Créer une tâche à chaque candidat | Facultatif | Permet de créer une tâche à chaque candidat sélectionné. |
| Groupes auxquels la tâche peut être assignée | Facultatif | Permet d'assigner la tâche à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs |
| Utilisateurs auxquels la tâche peut être affectée | Facultatif | Permet d'assigner la tâche à plusieurs utilisateurs. |
| Collaborateurs de la tâche | Facultatif | Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs collaborateurs. |
| Groupes collaborateurs de la tâche | Facultatif | Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs groupes de collaborateurs. |
2.4 L'onglet des fichiers
Cet onglet permet de lier des fichiers, des documents, des dossiers ou des contenants à la tâche. Il n'est pas obligatoire de lier des fichiers ou des enregistrements.
| Métadonnées de l'onglet fichiers | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Description | |
| Fichiers | Facultatif | Permet de lier à un ou des fichiers qui ne sont pas classés dans Constellio. |
| Documents liés | Facultatif | Permet de lier un ou des documents classés dans Constellio. |
| Dossiers liés | Facultatif | Permet de lier à un ou des dossiers classés dans Constellio. |
| Contenants liés | Facultatif | Permet de lier à un ou des contenants classés dans Constellio. |
| Supporter le partage des accès | Facultatif | Permet de donner un accès temporaire à l'utilisateur assigné à la tâche. |
Partage des accès
Lorsqu'un utilisateur crée une tâche, il a la possibilité de partager les accès des enregistrements liés à la tâche. L'utilisateur peut partager les accès qu'ils possèdent ou refuser de donner les accès. L'autorisation est retirée à la suite de la complétion de la tâche.
Lors de l'enregistrement de la tâche, cette fenêtre apparaîtra :
Le créateur de la tâche a alors le choix de partager en Lecture, Écriture ou de ne donner aucun accès. Lors de plusieurs choix d'enregistrements, vous pouvez sélectionner directement l'accès à l'enregistrement voulu, ou cocher la case «Lecture» ou «Écriture» pour donner accès à l'ensemble des enregistrements.
Lors de l'enregistrement de la tâche, cette fenêtre apparaîtra :
Le créateur de la tâche a alors le choix de partager en Lecture, Écriture ou de ne donner aucun accès. Lors de plusieurs choix d'enregistrements, vous pouvez sélectionner directement l'accès à l'enregistrement voulu, ou cocher la case «Lecture» ou «Écriture» pour donner accès à l'ensemble des enregistrements.
2.5 L'onglet suivre
Cet onglet permet d'ajouter un ou des utilisateurs qui suivront l'état de la tâche.
Il faut choisir un utilisateur ainsi que les étapes de l'évolution de la tâche que ce dernier doit suivre, puis cliquer sur « Ajouter ». Il est possible d'ajouter plusieurs utilisateurs avec des étapes de suivi différent.
Onglet « Suivre »
Une configuration est disponible dans votre profil de l'utilisateur afin de vous mettre par défaut dans les suivis à l'ajout d'une tâche.
Chemin pour y accéder : Modifier le profil -> Configurations personnelles -> Suivis de tâches par défaut.
Chemin pour y accéder : Modifier le profil -> Configurations personnelles -> Suivis de tâches par défaut.
3. Consulter une tâche
Cette option permet de consulter les métadonnées, les sous-tâches et les audits d'une tâche.
Page - ; une tâche
3.1 L'onglet des métadonnées
Cet onglet permet de visualiser les métadonnées qui sont associées à la tâche. Des éléments importants, tels le titre et les assignations ou la question, permettent de connaître la nature de la tâche. Ces détails peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton « Modifier la tâche », présent à la droite de l'écran. À noter toutefois que la modification de certains éléments de cette fiche peut avoir d'éventuelles incidences sur les prochaines tâches.
3.2 L'onglet des sous-tâches
Cet onglet permet de visualiser les sous-tâches associées à la tâche.
3.3 L'onglet de saisie de temps
Cet onglet permet de consulter l'ensemble du temps saisi pour la tâche (en excluant les sous-tâches). Les saisies de temps affichés sont de tous les utilisateurs associées à la tâche, pas seulement ceux de l'utilisateur courant.
Dans le haut de la page, on y trouve un bouton cliquable vis-à-vis le « Temps total saisi » afin d'entrer du temps. Sur chaque saisie de temps (ligne du tableau), la modification et la suppression sont possibles. La modification peut se faire sur le temps saisi, mais aussi sur la date de la saisie. Un utilisateur ne peut modifier/supprimer que ces propres saisies de temps, pas celles des autres.
3.4 L'onglet des audits
Cet onglet permet de visualiser les audits de la tâche. L'ensemble des modifications et des accès sont présentés dans cette fenêtre, avec les heures et les dates compilées. Aucune action réelle n'est possible dans cet onglet. Il s'agit essentiellement d'une page de référence. Pour plus de renseignements au sujet des audits, référez-vous à l'article sur la gestion des audits.
Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur ou de responsable de la gestion documentaire peuvent voir cette option.
4. Tâches spécifiques
Les tâches spécifiques sont des tâches qui sont reliées aux diverses demandes faites par l'utilisateur dans Constellio : demande d'emprunt de dossier et de contenant, demande de renouvellement d'emprunt et demande de réactivation.
Les tâches spécifiques sont envoyées aux rôles responsables de la gestion de ces demandes. Vous pouvez gérer les rôles et leur action via : Pilotage -> Gérer les rôles.
4.1 Demande d'emprunt
La tâche spécifique de demandes d'emprunt est liée aux demandes d'emprunts de contenant et de dossier, plus particulièrement utiles pour leur emprunt physique. Cette option permet d'assurer un meilleur contrôle sur les emprunts et les retours des dossiers et des contenants.
Lorsqu'un utilisateur fait une demande d'emprunt (dossier ou contenant), une tâche est automatiquement envoyée aux(x) gestionnaire(s) de l'unité administrative propriétaire de l'enregistrement. 
4.1.1 Emprunter un dossier ou un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande d'emprunt »;
- Remplir le champ « Durée d'emprunt en jour(s) ». D'office, la durée d'emprunt est de 7 jours. Il est possible de modifier cette valeur via : Pilotage -> Configuration -> Autre -> Durée d'emprunt (en jours);
- Cliquer sur « Emprunter ».
4.1.2 Consulter les détails de la demande d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande d'emprunt » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser l'emprunt;
- Cliquer sur « Compléter ».
Suite à l'acceptation d'un emprunt, l'utilisateur peut réaliser un renouvelle d'emprunt. Ce renouvellement est suivi d'une tâche spécifique nommée « Demande de renouvellement d'emprunt ».
4.2 Demande de renouvellement d'emprunt
Cette tâche est créée suite à une demande de renouvellement d'un dossier ou d'un contenant.
Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Renouvellement d'emprunt »;
- Sélectionner la date de prolongation de l'emprunt;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande de renouvellement d'emprunt » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser le renouvellement de l'emprunt;
- Cliquer sur « Compléter ».
4.3 Demande de retour d'emprunt
Cette tâche est créée suite à une demande de retour d'emprunt de dossier ou de contenant.
Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande de retour ».
Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande de renouvellement d'emprunt » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser le renouvellement de l'emprunt;
- Cliquer sur « Compléter ».
4.4 Demande de réactivation
Cette tâche est créée suite à une demande de réactivation d'un dossier papier semi-actif ou versé ou d'un contenant. Dans le cas d'une demande sur un contenant, la réactivation vise plutôt son contenu, c'est-à-dire plusieurs dossiers semi-actifs ou versés.
Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande de réactivation »;
- Sélectionner la date de réactivation;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande de retour » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser la demande de retour;
- Cliquer sur « Compléter ».
4.5 Délégation des tâches
Lorsque la configuration dans le profil d'utilisateur « Utilisateur à qui déléguer les tâches qui me sont assignées » est active, toutes les tâches assignées sont déléguées à l'utilisateur saisi.
Un avertissement à la délégation de tâches est alors visible en haut de la page de gestion des tâches avec le message suivant : « Les tâches qui vous sont assignées sont déléguées à l'utilisateur <Utilisateur saisi> ».
4.5.1 Déléguer les tâches à un utilisateur
- Activer la configuration de délégation « Utilisateur à qui déléguer les tâches qui me sont assignées » dans le profil d'utilisateur en sélectionnant un utilisateur;
- Les tâches qui vous sont assignées directement ou dans « Utilisateurs auxquels la tâche peut être affectée » seront automatiquement déléguées à cet utilisateur.
4.5.2 Commentaires
Lorsqu'une tâche est déléguée à un utilisateur, un commentaire est ajouté à cet effet dans la tâche.
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