Gestion des métadonnées

Gestion des métadonnées dans Constellio

1. Schémas de métadonnées

1.1 Schémas par défaut

Le schéma par défaut est celui de base dans Constellio. Il est appliqué à tous les enregistrements créés sans y assigner de type en particulier. Les métadonnées créées dans les dossiers par défaut se retrouveront dans les schémas personnalisés de même type. 

Avantages de créer des métadonnées dans le schéma par défaut

• Créer une seule fois des métadonnées qui pourraient se retrouver dans plusieurs schémas;
• Utiliser des métadonnées copiées;
• Pour les documents, permet d'utiliser l'extracteur de métadonnées lors du "Drag 'n Drop".

1.2 Schémas personnalisés

Les schémas de métadonnées personnalisés permettent de définir un type d'enregistrement dans un schéma donné. Il est intéressant de créer un schéma de métadonnées lorsque vous souhaitez personnaliser des métadonnées à un type de schéma, car il est possible d'y assigner des métadonnées spécifiques au type d'enregistrement. 

Les schémas personnalisés permettent de rendre les différents types d'enregistrement plus facilement identifiables, en plus de pouvoir ajouter de l'information adaptée aux besoins de votre organisation. 

2. Métadonnées

2.1 Les métadonnées système

Les métadonnées système dans Constellio sont des informations intrinsèques à un élément, générées et gérées automatiquement par le système. Elles jouent un rôle crucial dans l'organisation, la recherche et la gestion des contenus. Ces métadonnées ne sont pas directement éditées par l'utilisateur, mais sont calculées en fonction de règles prédéfinies par le système. Pour plus de détails, il est possible de se référer à la page Métadonnées Systèmes.

2.2 Les métadonnées manuelles

La métadonnée manuelle est une métadonnée créée par l'utilisateur afin d'ajouter des informations personnalisées aux fiches d'enregistrements dans Constellio. Plusieurs formats sont disponibles tels que date, référence, contenu, chaine de caractère, texte et plus encore. Pour plus de détails sur la création de ces métadonnées, il est possible de se référer à la page Ajouter une métadonnée manuelle. 

2.3 Les métadonnées copiées 

Les métadonnées copiées sont des métadonnées dont les valeurs proviennent d'une autre entité (Ex. : Le code d'un contenant d'un dossier). Le but est de passer une information d'un enregistrement à l'autre, comme avec le dossier et le document ou encore du dossier parent au dossier enfant, afin d'éviter de remplir manuellement la même information. Les métadonnées copiées se peuplent automatiquement en prenant leurs valeurs à partir d'une source paramétrée. Pour pour plus de détails sur ce type de métadonnée, voir la documentation Métadonnées copiées.

2.4 Métadonnées calculées

Une métadonnée calculée permet de calculer une valeur automatiquement à partir d'autres métadonnées. Lorsqu'une des métadonnées référencées est modifiée, la métadonnée calculée est automatiquement calculée à nouveau. Pour pour plus de détails sur ce type de métadonnée, voir la documentation Métadonnées calculées. 

2.5 Les métadonnées sécurisées

La gestion des métadonnées sécurisées permet d'effectuer un contrôle d'affichage des métadonnées selon les types d'usagers. De la sorte, la fonctionnalité permet l'ajout d'une sécurisation par rôle pour chaque métadonnée. Par défaut, aucune sécurité n'est appliquée sur la gestion des métadonnées. La fonctionnalité consiste donc à masquer les métadonnées et à empêcher qu'elles puissent être utilisées en recherche simple ou avancée pour les utilisateurs concernés. Il s'agit essentiellement d'un contrôle d'accès sur la lecture de la métadonnée. Pour plus d'information sur les métadonnées sécurisées, consulter la page Gestion des métadonnées sécurisées.

3. Affichage des métadonnées

3.1 Activer/désactiver

La fonctionnalité d’activation et désactivation des métadonnées permet de gérer leur affichage dans un schéma spécifique. Lorsqu’elle est activée, la métadonnée devient visible et utilisable dans le schéma concerné. En revanche, lorsqu’elle est désactivée, elle est masquée tout en restant disponible pour une réactivation future. Cette gestion peut être effectuée directement depuis le formulaire de création ou via le menu d’actions associé à la métadonnée, accessible par une flèche dans l'interface.

3.2 Configurer les vues

La méthode permettant de gérer les différents modes d'affichage des métadonnées est identique pour toutes les vues. Afin de gérer facilement les différents modes d'affichages des métadonnées, il suffit de comprendre les éléments suivants :

1. La colonne de gauche représente les métadonnées actives n'étant pas affichées.
2. La colonne de droite représente les métadonnées actives étant considérées par le mode d'affichage.
3. Les flèches pointant vers la gauche et la droite permettant de retirer ou d'ajouter des métadonnées dans le mode d'affichage.
4. Les flèches pointant vers le haut et le bas permettant de gérer les positions des métadonnées dans le mode d'affichage. 

Lorsque vous avez terminé la configuration d'un mode d'affichage, il ne vous reste plus qu'à sauvegarder les changements. 

4. Les domaines de valeurs

Les domaines de valeurs sont des ensembles de valeurs qui permettent de définir toutes les possibilités disponibles lors de la saisie d'une métadonnée pour un élément, soit un dossier, un document, un emplacement, une tâche, etc. Par exemple, cela permet la création de plusieurs valeurs pour le domaine de valeurs «Types de documents».

Je ne vois pas...