Gérer les portails publics

Présentation du portail public

Le portail public est une extension du système de gestion de l’information d’une organisation qui constitue l’ouverture de ce système à l’extérieur. Le portail a pour objectif de renforcer et dynamiser la relation entre un organisme et ses partenaires, clients, fournisseurs, son public en général. 

Le portail public au niveau de Constellio est une plateforme qui permettra d’avoir accès aux documents de la collection sur Constellio à laquelle le portail est lié au public concerné.

1. Gérer les portails publics

L’option « Gérer les portails publics » permet la gestion des portails créés. Elle donne accès à la liste des portails sous forme de tableau, qui définit, pour chaque portail : le code, le titre, son état(actif : oui /non ), sa date de création, sa date de modification ainsi que toutes les actions possibles (Consulter, Modifier, Publier, Désactiver/Activer, Supprimer). 

Dans Constellio, la gestion du portail public est attribuée à des rôles bien définis. Par défaut, l'administrateur (ADM) et le responsable de la gestion documentaire (RGD) ont les permissions requises pour la gestion du portail public. 

L'option « Gérer les rôles » permet de créer un nouveau rôle et d'attribuer en conséquence les responsabilités et les droits d'action sur le portail public dans Constellio. (Voir section Gestion des rôles).

2. Ajouter un portail

Afin de créer un portail public, vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Aller à Pilotage de la collection ;
3. Cliquer ensuite sur Gérer les portails publics ;
4.  Dans la fenêtre Gérer les portails publics, cliquer sur Ajouter.

Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter, un formulaire s'affichera à l'écran pour configurer un portail public.  

3. Les onglets

3.1  Définition

Cet onglet permet d'indiquer la définition de votre modèle de portail. Il s'agit ici des métadonnées par défaut de Constellio. 

Après avoir saisi toutes les métadonnées indiquées dans l'onglet Définition, vous avez le choix entre deux actions :

• Enregistrer comme brouillon : cette option permettra de sauvegarder le portail dans une version brouillon non visible par le public ; les modifications ainsi faites ne seront visibles que par l’administrateur du portail, et restera en version brouillon tant que l'administrateur du portail ne l'a pas mis en ligne pour le grand public.  
• Publier : cette option permet de publier directement le portail avec les données telles que saisies.

Vous pouvez à tout moment annuler les enregistrements si vous désister d’apporter des modifications au portail.

3.2 CSS

Cet onglet permet la personnalisation de l'affichage graphique du portail par des feuille de style en cascade ou CSS (Cascading Style Sheets).  

Cette personnalisation se fait de deux manières : 

-    Téléversement d’un fichier CSS : en ajoutant un fichier de type CSS préalablement édité. 

-    Editeur CSS personnalisé du portail: en procédant à l'édition directement sur le portail. 

Cette personnalisation du code CSS va changer l’apparence graphique du portail, en termes de couleurs, police et disposition des champs au niveau du portail. 

3.3 Thème

Cet onglet permet de définir et personnaliser selon votre choix, les thèmes d’affichage du portail, les polices de texte et titres ainsi que les couleurs d’arrières plan et d'hyperliens. 

Les thèmes et polices disponibles dans Constellio sont détaillés dans le tableau ci- après.

• Toutes les couleurs à personnaliser sont à définir selon trois bases de couleurs : RGB, HSV, Swatches.
• Vous pouvez aussi choisir les tons de couleurs : Rouge, Vert, Bleu.
  Note 

  Le choix d’un thème de base implique des changements automatiques pour les polices de titre, de texte et des couleurs. Si vous choisissez de personnaliser tous ces critères, le thème deviendra automatiquement un thème personnalisé. 

3.4 Recherche enregistrée/ pertinente

Dans cet onglet, il est possible d'ajouter des recherches enregistrées qu'on veut afficher au niveau du portail. Ces recherches, appelées dans le portail Recherches pertinentes, sont considérées comme étant des recherches thématiques ciblées, qui vont faciliter l'accès à l'information à l'utilisateur du portail. Ces recherches peuvent être épinglées et s'afficher directement à la page d'accueil du portail. 

3.4.1 Enregistrer une recherche

Cette option permet de réaliser des recherches au niveau de votre collection Constellio avec des critères de recherche et de sauvegarder les résultats souhaités à afficher au niveau du portail public. Il est important de noter que si de nouveaux éléments sont ajoutés dans Constellio ayant les mêmes critères de recherche enregistrée initiale , ces résultats ne s'ajouteront pas à la sauvegarde de la recherche. 

Afin d'enregistrer une recherche, il faut suivre les étapes suivantes:

1. Réaliser une recherche avec les critères de recherche souhaités ( par la recherche avancée voir "La recherche avancée")
2. Dans les résultats de recherche obtenus, sélectionner les résultats à sauvegarder puis cliquer sur Enregistrer cette recherche ;
3. Une fenêtre s'affiche Enregistrer cette recherche avec le champs "Titre" à renseigner afin de pouuvoir identifier cette recherche;
4. Vous devez choisir après le contexte d'enregistrement; pour notre cas, il faut choisir Portail Public;

     5. Cliquer sur Suivant, une nouvelle fenêtre s'affiche pour lier la recherche à enregistrer au portail en question; vous pouvez donc cliquer sur l'icône de la loupe afin de sélectionner le portail auquel sera liée votre recherche enregistrée;

     6. Lorsque vous aurez sélectionné votre portail, vous avez la possibilité de cocher l'option Facettes gelées ou la laisser vide. L'activation des facettes gelées va restreindre les filtres de recherche à appliquer sur votre recherche enregistrée au niveau du portail. 

     7. Cliquer sur Compléter si vous valider votre recherche enregistrée, ou précédent si vous voulez apporter des modifications.

     8.Un message s'affiche pour confirmer que votre recherche a été bien enregistrée. Un lien de consultation de votre recherche enregistrée est généré et prêt à être utilisé. Vous pouvez donc le copier pour pouvoir consulter votre recherche dans le portail public.

3.4.2 Ajouter une recherche pertinente dans le portail 

• Ajouter une recherche enregistrée

Afin d'ajouter une recherche pertinente au niveau du portail, vous devez ajouter une recherche enregistrée dans l'onglet de  configuration du portail public. Afin d'effectuer cette action, vous devez suivre les étapes suivantes:

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Aller à Pilotage de la collection ;
3. Cliquer ensuite sur Gérer les portails publics ;
4.  Dans la fenêtre Gérer les portails publics, cliquer sur modifier puis placez vous dans l'onglet recherches enregistrées
5.  Vous avez une liste déroulante de toutes les recherches enregistrées, choisissez celles que vous désirez ajouter dans le portail parmi la liste puis cliquer sur ajouter. 

• Epingler une recherche enregistrée

Après avoir ajouté votre recherche enregistrée, vous pouvez désormais l'épingler pour l'afficher à l'accueil de votre portail au premier . Pour pouvoir épingler votre recherche, vous devez cliquer sur l'icône à gauche de votre recherche enregistrée.

Vous pouvez confirmer en cliquant sur Oui. Votre recherche est désormais épinglée. 

Après avoir apporté les modifications nécessaires, vous avez le choix de les conserver en version brouillon ou les publier, si toutes les modifications apportées sont conformes.

Au niveau de la page d'accueil du portail, votre recherche pertinente s'affiche avec le titre qui lui a été attribué.

En appuyant sur une recherche pertinente, vous allez être dirigé aux résultats de la recherche enregistrée initialement dans la collection dans la langue choisie. Vous pouvez appliquer de plus, des filtres de recherche pour affiner les résultats davantage.  

Après avoir ajouté une recherche enregistrée, vous pouvez restreindre l'ajout de d'autres filtres de recherche au niveau du portail, en cochant la case des facettes gelées; ceci permettra à l'utilisateur du portail d'utiliser la recherche pertinente telle que définie dans la collection, sans appliquer d'autres filtres de recherche au niveau du portail. L'activation des facette gelées va supprimer les filtres de recherche du portail pour cette recherche pertinente. 

3.5 Documents épinglés/pertinents

Dans cet onglet, il est possible d'ajouter des documents épinglés qu'on veut afficher au niveau du portail. Ces documents appelées dans le portail documents pertinents, sont considérées comme étant des documents essentiels qui permettent de faciliter l'accès à l'information à l'utilisateur du portail.

Afin d'ajouter des documents pertinents au niveau du portail, vous devez suivre les étapes suivantes au niveau de l'onglet documents épinglés de la configuration du portail: 

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Aller à Pilotage de la collection ;
3. Cliquer ensuite sur Gérer les portails publics ;
4.  Dans la fenêtre Gérer les portails publics, cliquer sur modifier puis placez-vous dans l'onglet documents épinglés
5.  Vous pouvez chercher, sélectionner puis ajouter les documents que vous voulez épingler.

Après avoir apporté les modifications nécessaires, vous avez le choix de les conserver en version brouillon ou les publier, si toutes les modifications apportées sont conformes.

Au niveau de la page d'accueil du portail, vos documents épinglés s'affichent bel et bien en tant que document pertinents.

3.6 Aperçu

Cette rubrique vous donne une vue des actions dans l'onglet en cours de création ou modification, lors de la configuration du portail. 

4. Consulter un portail

Vous pouvez consulter votre portail à partir de la plateforme Constellio en appuyant sur le bouton de loupe 

Une page s’affiche avec l’url pour accéder à la page d’accueil du portail. 

Deux Url sont ainsi disponibles pour la consultation :

-    Un URL brouillon :  visible et accessible seulement par les administrateurs du portail. 

-    Un URL principal : représente la version officielle du portail et accessible au grand public. 

5. Modifier un portail 

Vous avez la possibilité de modifier un portail en appuyant sur l’icone modifier Les modifications ainsi apportées sont disponibles dans une version « Brouillon » du portail, qui n’est visible que par les administrateurs. Vous pouvez donc apportez les modifications nécessaires sans que la version principale du portail soit impactée.

6. Publier un portail

Vous pouvez publier votre portail par deux façons :

• Via l’icône  du menu d’action, au niveau du tableau d’affichage du portail. Cela permet de publier le portail avec, notamment les modifications apportées, disponible dans la version Brouillon. Un message de confirmation s’affiche afin de confirmer ou non, vos modifications pour la nouvelle version du portail.

• Via le formulaire de modification : vous pouvez publier directement le portail après l’avoir modifié. Un message de confirmation s’affiche afin de confirmer ou non, vos modifications pour la nouvelle version du portail. 

7. Désactiver/Réactiver un portail

Cette action permet de désactiver un portail. Vous pouvez à tout moment désactiver votre portail par l’icône  ou le réactiver via l'icône

Si vous choisissez de désactiver votre portail, un message de confirmation s’affiche afin de confirmer votre action. Vous pouvez après confirmer ou non votre choix.

Si vous choisissez de réactiver votre portail, un message de confirmation s’affiche afin de confirmer votre action. Vous pouvez après confirmer ou non votre choix.

8. Supprimer un portail

Cette action permet de supprimer le portail. Vous pouvez supprimer votre portail via l’icône rouge

 Un message de confirmation s’affiche afin de confirmer votre action. Vous pouvez après confirmer ou non votre choix.

9. Gestion des rôles

La création et configuration de la fonctionnalité du portail public est attribuée par défaut aux rôles d’administrateur et Responsable de la gestion documentaire qui gère le module RM au niveau de Constellio. Pour activer cette fonction, il faut suivre les étapes suivantes :

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Cliquer sur Gérer les rôles ;
3. Aller au Gestion du Module RM au niveau de Constellio ; 
4. Cocher la case Gérer les portails publics, rattachée aux différents rôles disponibles. Puis cliquer sur Enregistrer pour confirmer les changements.

Trois rôles distincts sont assignés à la gestion du portail public:

1. Gérer les portails publics permet à l'utilisateur de créer et configurer un portail public.
2. Gérer les recherches liées aux portails publics permet à l'utilisateur d'ajouter des recherches au portail public, sans donner les autres accès de gestion.
3. Consulter les configurations des portails publics permet à l'utilisateur d'aller consulter les configurations liées au portail public.

Rôle RGD : Responsables de Gestion Documentaire

10. Gestion des filtres de recherches

Au niveau du portail public, les filtres de recherche sont des critères de raffinement de recherche à utiliser en appuyer sur l’icône « Filtrer la recherche », et dont l’objectif est d’affiner les résultats de recherche selon les critères souhaités.  Elles sont en réalité des métadonnées qu'on utilise pour décrire un élément. C'est par la sélection d'une ou plusieurs d'entre elles que s'effectue un raffinement des résultats. 

La configuration des filtres de recherche du portail se fait au niveau de Constellio, dans la configuration des recherches (Gestion des facettes). Il est aussi possible d'y accéder rapidement via l'action Modifier les facettes  dans la page de consultation du portail.

10.1  Ajouter un filtre de recherche

Les filtres de recherches au niveau du portail public sont configurables au niveau de la Configuration de recherche dans Constellio. Afin de pouvoir ajouter des filtres, il est important de configurer les facettes. 

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Cliquer ensuite sur Configuration de la recherche ;
3. Cliquer sur Gérer les facettes ;
4. Dans la fenêtre Facettes, cliquer sur Ajouter une facette à droite de l’écran ;
5. Cocher la case correspondante au contexte d'utilisation Portail Public afin d'activer cette 
6. Dans la fenêtre Configuration de facette, compléter les métadonnées et cliquer sur Enregistrer.

Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter, un formulaire s'affichera à l'écran.

L’ajout des facettes au niveau de Constellio implique la création de filtres de recherche au niveau du portail. Vous pouvez ainsi cocher ou décocher les filtres de recherche, selon vos besoins de recherche.

10.2 Consulter un filtre de recherche

La consultation des filtres de recherches disponibles au niveau du portail public est accessible par la configuration de la recherche au niveau de Constellio. Afin de consulter le détail relatif à chaque filtre de recherche, il faut suivre les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Cliquer ensuite sur Configuration de la recherche ;
3. Cliquer sur Gérer les facettes ;
4. Dans la fenêtre Facettes, cliquer sur la loupe à droite du nom de la facette à consulter.

Dans cette fenêtre de consultation, toutes les caractéristiques de cette facette sont visibles (titre, éléments par page, type, ordre des résultats, le contexte d’utilisation, etc.). De plus, vous pouvez modifier, supprimer, désactiver ou activer la facette.

11. Gestion des métadonnées des résultats de recherche

11.1 Métadonnées du document dans les résultats de recherche

Il s’agit des métadonnées à afficher pour chaque document retrouvé, à la suite d’une recherche faite au niveau du portail. Les métadonnées à afficher sont à configurer au niveau de Constellio. Vous pouvez y accéder via la gestion des schémas de métadonnées, ou simplement via l'action Configurer les résultats de recherche dans la page de consultation du portail public.

En choisissant l'action configurer les résultats de recherche, une fenêtre s'affiche pour vous indiquer de sélectionner votre schéma de document ( document par défaut ou schéma de document spécifique).

Vous trouverez dans cette page la liste des métadonnées affichées

• La colonne de gauche représente les métadonnées actives n'étant pas affichées.
• La colonne de droite représente les métadonnées actives , qui seront pris en charge par le mode d'affichage.
• Les flèches pointant vers la gauche et la droite permettant de retirer ou d'ajouter des métadonnées dans le mode d'affichage.
• Les flèches pointant vers le haut et le bas permettant de gérer l’ordre d’affichage des métadonnées dans le mode d'affichage. 
• Une fois la configuration d'un mode d'affichage est terminée, il faut sauvegarder les changements. 

La configuration de l’affichage des résultats de recherche des documents implique ces changements au niveau du portail.

11.2 Métadonnées du document visualisé

Il s’agit des métadonnées à afficher pour le document retrouvé, après sa visualisation niveau du portail. Les métadonnées à afficher sont à configurer au niveau de Constellio. Vous pouvez y accéder via la gestion des schémas de métadonnées, ou simplement via l'action Configurer l'affichage des documents dans la page de consultation du portail public. 

En choisissant l'action configurer l'affichage des documents, une fenêtre s'affiche pour vous indiquer de sélectionner votre schéma de document (document par défaut ou schéma de document spécifique).

Vous trouverez dans cette page la liste des métadonnées affichées.

• La colonne de gauche représente les métadonnées actives n'étant pas affichées.
• La colonne de droite représente les métadonnées actives, qui seront pris en charge par le mode d'affichage.
• Les flèches pointant vers la gauche et la droite permettant de retirer ou d'ajouter des métadonnées dans le mode d'affichage.
• Les flèches pointant vers le haut et le bas permettant de gérer l’ordre d’affichage des métadonnées dans le mode d'affichage. 
• Une fois la configuration d'un mode d'affichage est terminée, il faut sauvegarder les changements. 

La configuration de l’affichage des métadonnées des documents implique ces changements au niveau du portail:

Afin de visualiser ces métadonnées, cliquer sur informations via l'icône .Les métadonnées ainsi configurées seront affichées.

11.3 Action « Trier par » des résultats de recherche

Afin de pouvoir faire des tris au niveau des résultats de recherche du portail, une configuration des métadonnées en question est obligatoire au niveau de Constellio. Il s’agit de rendre la métadonnée par laquelle on veut faire le tri Triable. Pour pouvoir configurer cette option, il faut se placer au niveau de la métadonnée et cocher la case ci-après.

La configuration de cette action sur les métadonnées des documents implique ces changements au niveau du portail. 

12. Gestion du portail bilingue

12.1 Configurer les langues du portail

Le portail public peut être en plusieurs langues en passant par la configuration des langues au niveau de la collection Constellio. 

Afin de configurer les langues de la collection liée au portail public, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ; 
• Cliquer sur Gérer les collections ; 
• Dans la fenêtre Gestion des collections, cliquer sur Ajouter ( pour une nouvelle collection) ou Modifier une collection, pour une collection existante;
• Cocher les langues désirées pour la collection multilingue; 
• et cliquer sur Enregistrer.

Les métadonnées du portail de type titre et message d'accueil sont à saisir dans les langues choisies de la collection. Une configuration est ainsi requise pour permettre cette saisi. 

Une fois que les langues de la collection du portail sont configurées, le portail va s'afficher, selon la langue choisie. Vous pouvez désormais visualiser le portail dans la langue de votre choix. 

12.2 Ajouter les documents traduits dans la collection Constellio

Constellio permet de lier un document avec sa version traduite dans une autre langue. Afin de pouvoir associer les documents traduits, vous devez suivre les étapes suivantes : 

• Se placer dans l'un des deux documents;
• Visualiser le document puis cliquer sur l'icône   des Versions Traduites;
• Cliquer sur Ajouter pour ajouter une traduction au document;
• Une fenêtre s'affiche en vous indiquant la langue et le titre du document courant;
• Cliquer sur la loupe pour chercher le document correspondant traduit;
• Puis ajouter le document;
• Choisir la langue du document;
• Cliquer sur Enregistrer.

Vous pouvez visualiser les version traduites d'un document en cliquant dessus. 

Vous avez la possibilité de modifier, à tout moment, les traductions du document, en cliquant sur Modifier les traductions en haut à droite de la fenêtre Versions traduites. 

On peut supprimer alors le document traduit, en cas de changement, en appuyant sur la croix rouge  et le remplacer de la même manière décrite précédemment, par le nouveau document. La langue peut également être modifiée.

Appuyer ensuite sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications. 

12.3 Recherche des documents traduits dans le portail

L'ajout des documents traduits au niveau de Constellio permet à l'utilisateur du portail d'avoir accès à un même document dans plusieurs langues. Il suffit de choisir la langue d'affichage du portail, pour que le document recherché s'affiche dans langue choisie . Ainsi, si l'utilisateur choisit le français comme langue du portail, il aura accès au document en français, tandis qu'on choisissant l'anglais, l'utilisateur aura accès au document en anglais.

Vue en Français 

Vue en Anglais

12.4 Téléchargement des documents dans le portail

Vous pouvez télécharger un document au niveau du portail public de deux façons:

1. En cliquant sur l'icône  qui correspond au(x) documents dans les résultats de recherche.  
2. En cliquant sur l'icône en haut à droite , après avoir visualisé le document.