iO Gestionnaire de contenu dans Teams (Constellio Collab)

Gestionnaire de contenu de canaux

L’application Teams « Gestionnaire de contenu de canaux » permet de gérer les documents d’un canal de Microsoft Teams ainsi que sa liaison dans Constellio. Les fonctionnalités sont principalement les mêmes que dans le portail web de Constellio. Création, gestion et recherche sont disponibles dans chacun des onglets pour une gestion documentaire pratique.

L’application est constituée de trois onglets : l’onglet « Fichiers », l’onglet « Favoris » et l’onglet « Tâches ».

1. Les onglets

1.1 Fichiers

L’onglet « Fichiers » est l’onglet principal de l’application. L’onglet permet de créer, gérer et lier du contenu Constellio et Office365 tout en permettant de repérer l’information. Il est possible de naviguer à travers les dossiers et effectuer une recherche contextualisée, autant dans l’environnement Microsoft Teams que dans l’environnement Constellio. Un menu de navigation est aussi disponible dans l'onglet des fichiers afin de naviguer dans les outils SharePoint, One Drive, Teams et Exchange.  

Navigation dans la source de données Constellio

Lorsque l’espace (source de données) Constellio est sélectionné, il est possible de parcourir le contenu selon le plan de classification, les unités administratives et les espaces virtuels.

Les emplacements, les lecteurs réseau et toutes les taxonomies dont le code ne commence pas par “taxo” (mis à part le plan de classification et les unités administratives) ne sont pas supportés.

1.2 Favoris

L’onglet des favoris regroupe tous les dossiers ou documents qui ont été ajoutés dans les favoris. Il est possible d’ajouter des dossiers et documents aux favoris, qu’ils proviennent de Constellio ou d’Office 365.

L’onglet des favoris est le même que l’on retrouve dans Constellio. Pour plus d’informations sur les favoris, consultez l’article « Favoris ».

1.3 Tâches

Les tâches sont des activités à exécuter. Elles permettent de faire le suivi et d’assigner ces activités à soi-même ou d’autres utilisateurs. Les tâches sont également utilisées pour la gestion des demandes dans Constellio.

L’onglet des tâches est le même que l’on retrouve dans Constellio. Pour découvrir comment gérer les tâches dans Constellio, consultez l’article « Tâches ». 

2. Menu d’actions

L'onglet «Fichiers» est constitué de trois actions principales : Nouveau, Téléverser et Lier. On y retrouve aussi un menu déroulant qui offre plusieurs options liées au dossiers et documents.

2.1 Nouveau

Cette option permet d’ajouter un sous-dossier, un document vierge ou un nouveau document à partir d’un gabarit existant.

1. Appuyer sur le bouton « Nouveau»;

2. Choisir ce que vous désirez créer;

3. Inscrire le titre de l'élément à créer;

4. Compléter.

2.2 Téléverser

Cette option permet les mêmes choix que l'action «Nouveau», mais en versant un contenu déjà existant qui se situe sur le poste de l'utilisateur. Il est possible d'ajouter un ou plusieurs documents par le navigateur de fichier ou par un glisser-déposer.

1. Appuyer sur le bouton «Téléverser»;

2. Déposer les documents par le bouton «...» ou par glisser-déposer. Par défaut, le titre du document sera le même que celui du fichier déposé.

   

2.3 Lier

Cette option permet de lier un élément d'Office 365 (Sharepoint, One Drive, Teams et Exchange) à un dossier Constellio et/ou au canal. Il est aussi possible de créer un raccourci d'un dossier ou un document Constellio dans un autre dossier Constellio.

1. Appuyer sur le bouton «Lier»;

2. Naviguer dans les arbres et choisir ce que vous désirez lier au dossier;

3. Pour les éléments Office 365, choisir si vous souhaitez créer un «lien d'archivage» ou un «lien de consultation»; 

4. Appuyer sur «Créer» lorsque les choix sont faits

   

   Lien d'archivage

   Le lien d'archivage va permettre de rapatrier les données lors du déclassement.

   Lien de consultation

   Le lien de consultation va permettre de lier l'élément à plusieurs endroits pour la consultation et le travail, mais sera archivé ailleurs.

2.4 Le menu d'actions

Le menu propose diverses actions à poser sur les dossiers et les documents. Il s'agit des mêmes actions qu'il est possible de faire dans Constellio, mais dans l'environnement Teams. 

2.4.1 Actions sur le dossier 

Pour les détails de chaque action, il est possible de se référer à la page Actions sur les dossiers.

2.4.2 Actions sur les documents

Pour plus de détails sur chaque action, il est possible de se référer à la page Actions sur les documents.  

2.4.3 Menu d’actions dynamique

Le menu d’actions dans le haut de la page est dynamique en fonction de la sélection présentement effectuée sur la page. Il existe trois contextes de sélection.

1. Aucun contenu sélectionné. Affichage du menu d’actions du dossier présentement consulté.

   

2. Un seul enregistrement est sélectionné. Dans ce cas, c’est le menu d’actions de l’enregistrement sélectionné qui est affiché.

   

3. Plusieurs enregistrements sont sélectionnés. Dans ce cas, le système calcule les actions qui peuvent être déclenchées sur tous les enregistrements sélectionnés.

   

Sélections multiple d’enregistrements provenant à la fois de Constellio et de Office 365.

Présentement il n’existe aucune action qui peuvent être exécutée simultanément sur du contenu provenant de Constellio et sur du contenu provenant de Office 365. Donc, lorsqu’il y a une sélection multiple de ce type, aucun menu d’actions ne s’affiche.

2.5 Recherche

La boîte de recherche vous permet de retrouver vos documents de Constellio ou d'Office 365 à même une seule recherche, et ce de façon contextualisée pour s'adapter à la position actuelle de l'utilisateur dans l'onglet «Fichiers». 

3. Liaison entre Teams et Constellio

Pour utiliser le gestionnaire de contenu canaux, veuillez suivre ces indications pour paramétrer votre Teams avec votre Constellio.

3.1 Créer un plan d'équipe et de canaux

Pour bien préparer votre projet, n'hésitez pas à vous créer un plan d'équipe et de canaux. Dans l'exemple ci-dessous, vous pourrez voir les éléments à prendre en compte pour votre préparation. 

3.2 Dossier VS Rubrique

Lors de la liaison de vos canaux, un dossier bleu sera créé au niveau de votre dossier ou de votre rubrique dans Constellio. La section illustre plus concrètement la vue dans votre environnement. Ainsi vous aurez cette vision lors de votre préparation. Dans le cas où le dossier est seulement utilisé via Teams, cela ne pose pas de problème, mais dans la vue Constellio il faut penser à quelques détails.

3.2.1 Liaison au niveau du dossier

Ici, dans mon environnement, j'ai lié mon canal «Site web» à un dossier déjà créé dans Constellio. Cela se représente de cette façon dans l'espace virtuel de Constellio.

Cependant, comme vous pouvez voir dans l'imprime-écran, des dossiers et des documents sont reliés sous le dossier "Site Web" et non dans le dossier bleu "Marketing et ventes - Site Web". Donc pour pouvoir voir ces éléments dans l'onglet Constellio de Teams, j'ai réalisé un raccourci du dossier "Site Web" dans le dossier hybride.

Ainsi, lors de la consultation via Teams, nous pourrons voir l'ensemble des dossiers et documents.

3.2.2 Liaison au niveau de la rubrique du plan de classification

Quand le dossier est lié à la rubrique du plan de classification, le dossier bleu apparaîtra comme n'importe quel dossier natif de Constellio. 

À ce moment, n'importe quel dossier créer directement dans ce dossier apparaîtra autant dans Teams que dans Constellio. Il est aussi possible de déplacer des dossiers natifs de Constellio dans le dossier bleu. Ceux-ci apparaîtront alors autant dans le dossier bleu de Constellio que dans l'onglet de Teams.

3.3 Créer les équipes et les canaux dans Teams

Dans Teams, aller créer les canaux et les équipes de votre choix. 

1. Pour créer une équipe, cliquer sur «Rejoindre ou créer une équipe»;

2. Dans cette équipe, cliquer sur les trois points, puis sur «Ajouter un canal»;

3. Remplir le formulaire de création et «Enregistrer»;

   

   Confidentialité

   Vous avez trois sortes de confidentialité :
   

4. Le canal est créé.

3.4 Lier via Teams

Lorsque vous liez votre Gestionnaire de contenu canaux via Teams, vous devrez lier celui-ci au bon dossier ou à la bonne rubrique. 

1. Créer une équipe Teams;

2. Créer un canal;

3. Dans le plus, rechercher «Constellio Channel Manager», puis sélectionnez-le;
   

4. Dans la fenêtre, ajouter l'URL de votre Constellio, puis «Enregistrer»;

   

5. Dans l'onglet «Constellio», connectez-vous avec vos informations à Constellio;

6. Dans la fenêtre, choisissez la collection à lier au Canal, ainsi que le dossier ou la rubrique du plan de classification;

   Dossiers bleus

   Lorsque vous liez votre canal à la racine, ceci créera un dossier bleu à la racine de votre Constellio. Si c'est au dossier qu'il est lié, ce sera dans le dossier jaune que votre dossier bleu apparaîtra.

7. Une fois vos choix faits, «Enregistrer». Une fenêtre d'authentification s'ouvrira. Teams affichera ce message;

8. Cliquer sur la page quand l'authentification sera réussie. Le canal est maintenant prêt.

3.5 Lier via Constellio

Lorsque vous liez vos canaux par Constellio, vous n'avez pas besoin de sélectionner la rubrique ni le dossier lié, car ceci est déjà déterminé dans Teams. 

1. Assurez-vous que vos équipes et canaux sont créés;

2. Connectez-vous à Constellio;

3. Dans l'onglet «Office365», naviguez dans l'icône «Teams»;

4. Si un canal n'est pas déjà lié, celui-ci ne possédera pas de symbole de liaison;

   

5. Faites un clic droit sur ce canal et cliquez sur «Lier dans Constellio»;

   

6. Cette fenêtre apparaîtra. Choisissez entre le dossier ou une rubrique à lier;

7. Le lien est créé.

4. La sécurité 

Lors de vos préparatifs, vous devez réfléchir à la sécurité à appliquer. Selon la sécurité appliquée dans votre Constellio, vous devrez donner les bons accès aux équipes Teams. Les deux vont de pair. 

Les accès de Constellio suivront sur les types de dossiers officiels. Par exemple, si un utilisateur a accès à une unité administrative, mais non au canal dont les enregistrements y sont reliés, celui-ci ne pourra pas voir via Teams ces éléments. Lors de sa connexion à Constellio, il aura accès. Si dans un même ordre d'idée, l'utilisateur a accès à un canal qui est lié à des enregistrements dont celui-ci n'a pas accès, il ne verra pas ces éléments. Les accès aux unités administratives et en lecture/écriture/suppression suivent ces indications. Il en est de même pour les classifications de sécurité. Pour plus d'information sur les accès vous pouvez aussi consulter la page Gérer la sécurité.

La sécurité qui s'appliquera pour les types de dossiers de coéditions sera celle d'Office365.