Gouvernance automatisée d'Office 365

1. Gabarits de structure d'Office 365

Afin de faciliter la gouvernance d'Office 365, Constellio offre la possibilité de préparer des gabarits de structures qui seront automatiquement attachés au plan de classification lors de leur création. Avec cette connexion invisible pour les utilisateurs, la gestion du cycle de vie devient automatiquement gérée par le logiciel. 

Les gabarits disponibles sont les suivants : 

1. SharePoint
   1. Site : Représente un site ou un sous-site SharePoint.
   2. Bibliothèque : Représente une bibliothèque située à l'intérieur d'un site SharePoint.
2. Teams
   1. Équipe : Représente une équipe publique ou privée dans Microsoft Teams.
   2. Canal : Représente un canal public ou privé d'une équipe Microsoft Teams.
3. One Drive
   1. Bibliothèque : Représente la structure racine de One Drive.
4. Exchange
   1. Boîte de courriel : Représente la boite courriel d'un utilisateur.

Lors de la création d'un gabarit, il est possible d'ajouter un ou plusieurs nœuds d’enfants ou d'importer un gabarit existant à fin de référence (Par exemple, utiliser un gabarit existant de canal à l'intérieur d'un gabarit d'équipe).

Pour les bibliothèques SharePoint, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Description
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une bibliothèque : 

• Dossier
• Document

3. Teams

3.1 Équipe 

Pour les équipes Teams, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Description
• Propriétaires (Pour les équipes privées)
• Membres (Pour les équipes privées)
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une équipe : 

• Canal

3.2 Canal

Pour les canaux Teams, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Description
• Sécurité (Canal privé ou public)
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'un canal : 

• Dossier
• Document

4. One Drive

4.1 Bibliothèque

Pour les bibliothèques SharePoint, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre 
• Description
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une bibliothèque : 

• Dossier
• Document

5. Exchange

5.1 Boîte de courriel

Pour les boîtes de courriel d'Exchange, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre (du gabarit)
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une boîte de courriel : 

• Dossier

6. Structures communes

Les structures communes sont les structures réutilisées à l'intérieur des gabarits d'Office 365. 

S'il n'est pas possible de créer un gabarit racine pour ces éléments, elles peuvent être utilisées et configurées afin de proposer une structure uniforme aux utilisateurs. 

6.1 Dossier / Dossier de courriel

Pour les dossiers, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'un dossier : 

• Sous-Dossier
• Document (Seulement SharePoint, Teams et One Drive)

6.2 Document

Pour les documents, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Contenu
• Liaison dans Constellio

7. Intégrations aux workflows

7.1 Créer du contenu dans Office 365

Lors de la configuration de workflow, une nouvelle action Créer du contenu dans Office 365 est disponible dans les tâches. Lors workflows possédant une de ces tâches requiert la configuration du gabarit avant de pouvoir être démarrés. Il demeure possible de modifier ce gabarit à tout moment lors de l'exécution du workflow en consultant une des tâches. Lorsque la tâche est complétée, un traitement en lot est démarré et lance la duplication du gabarit dans Office 365. Formulaire de création de contenu 365 - Espace 365

7.2 Déclassement de contenu O365

Lors de la configuration de workflow, une nouvelle action Déclassement de contenu O365 est disponible dans les tâches. Les workflows possédant une de ces tâches requièrent la sélection des éléments à déclasser, du mode de disposition ainsi que la sélection du responsable du déclassement avant de pouvoir être démarrés. Il demeure possible de modifier ces paramètres à tout moment lors de l'exécution du workflow en consultant une des tâches. Lorsque la tâche est complétée, un traitement en lot est démarré et lance la création d'une liste de déclassement de fermeture. 

Formulaire de déclassement de contenu O365 - Espace 365

7.2.1 Responsable du déclassement

La mécanique d'approbation des listes de déclassement d'Office 365 varie de la mécanique originale de Constellio. Lorsqu'un responsable du déclassement est sélectionné, celui-ci devient le gestionnaire de la liste de déclassement créée par le workflow. Il lui est aussi possible de gérer les éléments de la liste ainsi que de lancer le traitement de celle-ci.

7.2.2 Mode de disposition

Lors de la création du workflow, il est possible de choisir entre une copie ou une archive de l'information. Tout dépendant de la sélection, un nouveau bouton sera ajouté à la liste de déclassement pour permettre au gestionnaire de supprimer le contenu de son emplacement d'origine.