La Corbeille

Gestion de la corbeille

La corbeille permet de restaurer et de supprimer définitivement des documents, des dossiers, des contenants, des tâches, des règles de conservation ainsi que les rubriques du plan de classification supprimées. Les éléments visibles dans la corbeille varient selon les rôles et les autorisations de l’utilisateur sur la collection et sur une ou plusieurs unités administratives. Une seule corbeille existe pour tous les utilisateurs d’une collection et par défaut, elle conserve les éléments 90 jours avant de supprimer ceux-ci sans aucun avertissement.

1. Consulter les éléments présents dans la corbeille

1. Cliquer sur « Corbeille » dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur la flèche dans le champ Type;
3. Choisir un type d’enregistrement. Tous les éléments présents dans la corbeille pour ce type d’enregistrement s’afficheront à l’écran.

2. Trier les éléments présents dans la corbeille

Dans le coin supérieur droit, une roulette permet de cocher l’information devant figurer au tableau. Il est possible de trier le tableau en cliquant sur cette information. Par exemple, dans le tableau ci-dessous, on pourrait trier par titre ou par date de modification.

Dans chacun des tableaux, les critères de tri apparaissant avec la roulette varient selon le type d’enregistrement sélectionné.

3. Restaurer des éléments présents dans la corbeille

La restauration d’élément présent dans la corbeille retourne ces éléments dans leur espace d’origine (l’endroit où il se trouvait avant leur suppression). Pour les dossiers et les documents, si l’élément parent a été supprimé avec ceux-ci, il ne sera pas possible de restaurer ces éléments sans restaurer également l’élément dans lequel ils doivent être retournés.

Si l’on veut restaurer un élément dont l’élément a été supprimé, Constellio nous fait le message d’erreur suivant : Les éléments suivants n’ont pu être restaurés, car ils font référence à des éléments supprimés : nom du fichier n’ayant pu être restauré.

1. Sélectionner le type d’enregistrement à restaurer;
2. Sélectionner un ou des éléments de la liste;
3. Choisir « Restaurer la sélection », les éléments seront alors restaurés à leurs emplacements précédents.

3.1 Restaurer un sous-enregistrement

Il est possible que lors de la restauration de sous-enregistrements, votre démarche ne fonctionne pas. Si un document ou un dossier est lié à un autre dossier et que celui-ci est supprimé, il ne sera pas possible de restaurer ces éléments sans l’enregistrement principal. Dans ce cas, il faudra restaurer le dossier principal de l’enregistrement. Pour connaître celui-ci, utiliser la roulette de configuration en haut à droite du tableau et ajouter la métadonnée « Dossier parent » pour un dossier ou « Dossier » pour un document. Ainsi vous connaîtrez le nom du dossier à rechercher dans la recherche pour restaurer le document ou sous-dossier.

1. Sélectionner un dossier/document à restaurer;
2. Restaurer l’enregistrement. Ce message d’erreur apparaît;
3. Dans le tableau, sous la roulette de configuration, sélectionner la métadonnée de dossier correspondante;
   1. Pour un sous-dossier, sélectionnez la métadonnée « Dossier parent»;
   2. Pour un document, sélectionnez la métadonnée « Dossier»;
4. Rechercher dans la barre de recherche, le dossier parent correspondant et restaurer celui-ci.

4. Supprimer des éléments avant la date prévue de suppression

Cette action permet de supprimer définitivement l’élément ainsi que leur fiche de métadonnées pour les dossiers et documents. Il n’est pas possible d’annuler cette action.

1. Sélectionner le type d’enregistrement à supprimer;
2. Sélectionner un ou des éléments de la liste;
3. Choisir « Supprimer la sélection », les éléments seront alors supprimés définitivement.

5. Rechercher dans la corbeille

Cette action permet de réaliser une recherche dans un type d’enregistrement de la corbeille.

1. Sélectionner le type d’enregistrement de votre choix;
2. Dans la barre de recherche, inscrire un mot clé et cliquer sur le bouton de recherche;
3. Les résultats de la recherche changent en conséquence du mot-clé.

6. Configurations

Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les dossiers. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».