La recherche avancée

La recherche avancée

La barre de recherche est accessible dans tous les écrans de Constellio. Le moteur de recherche indexe le contenu de certains champs de la base de données, selon les choix indiqués lors de la création des métadonnées, ainsi qu’une partie du contenu des documents. Ceci permet de trouver facilement tous les éléments constituant un document par un simple mot-clé. 

La recherche avancée permet de raffiner une recherche en ajoutant des critères et en sélectionnant un type d’objet. 

1. Accéder à la recherche avancée

La recherche avancée est accessible via la flèche à droite dans le champ de la recherche simple.

Il est possible de combiner la recherche avancée et la recherche simple. Ainsi, il est possible d’écrire un terme dans la barre de recherche simple et de lui attribuer des critères de recherche avancée.

2. Réaliser une recherche avancée

2.1  Type 

Cinq types d’enregistrements () sont disponibles à la recherche : contenant, document, dossier, emplacement et tâches. 

2.2 Schéma

Il est également possible de sélectionner un schéma spécifique pour chaque type de schémas, sans quoi Constellio va rechercher dans tous les schémas. Si l’enregistrement est relié à un type, il sera alors plus facile à retrouver avec la recherche. Pour en savoir plus sur ces schémas personnalisés, aller voir l'. 

2.3 Critères de recherche

Les critères de recherche sont les métadonnées disponibles en fonction du type de schéma sélectionnée. Les métadonnées affichées seront différentes d’un type à l’autre.

Il est également possible d’ajouter un opérateur booléen en sélectionnant ET / OU / SAUF entre chaque critère.

Nom du champ	Signes	Description	Image
Afficher les métadonnées désactivées		Par défaut, toutes les métadonnées désactivées ne sont pas incluses dans la liste des critères de recherche. Il suffit d’appuyer sur ce bouton pour les afficher dans les menus déroulants.
Critères de recherche		Les critères de recherche sont obligatoires pour effectuer une recherche avancée.
	Égales (=)	La valeur recherchée sera présente dans le critère de recherche.
	Plus petit que (<)	La valeur recherchée est plus petite que la date indiquée. S’applique seulement à une date*
	Plus grand que (>)	La valeur recherchée est plus grande que la date indiquée. S’applique seulement à une date*
	Entre	La valeur recherchée se situe entre les deux dates indiquées. S’applique à deux dates*
	Vide	Le critère de recherche sera vide.
	Pas vide	Le critère de recherche sera alimenté.
Expression exacte		Lorsque l’option est cochée, l’expression écrite dans la valeur devra être exactement la même que le résultat de recherche. Cette option est sensible aux accents, majuscule / minuscule, etc.Cette option n’est pas obligatoire.

2.4 Les opérateurs booléens

Exemple opérateurs booléens

2.5 Vider la recherche avancée

Il est possible de vider la recherche avancée. 

3. Recherches enregistrées

Cette option permet de conserver les critères de la recherche et non pas les résultats de recherche. Si de nouveaux éléments sont ajoutés dans Constellio et qu’ils répondent aux critères de recherche, le résultat de recherche sera différent du résultat obtenu lors de la sauvegarde de la recherche.

3.1 Enregistrer une recherche

1. Réaliser une recherche;
2. Dans les résultats de recherche : cliquer sur « Enregistrer cette recherche »;
3. Dans la fenêtre « Enregistrer cette recherche », indiquer un titre pour cette recherche. Cochez « Partager cette recherche » si cette recherche doit être partagée avec tous les utilisateurs, ou certains groupes et utilisateurs. 

3.2 Consulter une recherche enregistrée

1. Accéder à l'écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
3. Cliquer sur la loupe d'une recherche sauvegardée pour retourner aux résultats de cette recherche.

3.3 Modifier une recherche enregistrée

1. Accéder à l'écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur le calepin d'une recherche enregistré;
4. Cette fenêtre apparaît. Modifier les métadonnées souhaitées et «Enregistrer»;
5. La recherche a été modifiée.

3.4 Écraser la recherche actuelle

1. Accéder à l'écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur la loupe d'une recherche sauvegardée pour retourner aux résultats de cette recherche.
   
4. Changer des éléments de la recherche, puis cliquer sur «Enregistrer cette recherche»;
5. Dans la fenêtre, cliquer sur «Écraser la recherche actuelle», puis «Enregistrer»;
6. La recherche enregistrée sera modifiée.

3.5 Écraser une autre recherche

1. Réaliser une recherche;
2. Cliquer sur « Enregistrer cette recherche »;
3. Dans la fenêtre « Enregistrer cette recherche », cliquer sur « Écraser une autre recherche»;
4. Cette fenêtre apparaît, sélectionnez la recherche que vous souhaitez écraser par celle-ci. « Enregistrer ».
5. La nouvelle recherche remplace l’ancienne reliée au titre sélectionné.

3.6 Supprimer une recherche enregistrée

1. Accéder à l’écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur le « X » au bout de la recherche enregistrée que vous souhaitez supprimer;
4. Confirmer la suppression. La recherche enregistrée n’est plus disponible.

3.7 Exporter une recherche enregistrée

Exporter une recherche enregistrée permet de transférer les éléments d’une recherche d’une collection ou d’un environnement à une autre. Le fichier généré peut être importé dans la page « Importer les enregistrements » du Pilotage. Dès lors que le fichier est importé, la recherche enregistrée sera recréée dans le nouvel environnement.

1. Accéder à l’écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur l’option d’exportation d’une recherche enregistrée;
4. Cela téléchargera sur votre poste de travail un dossier zip;
5. Changer de collection ou d’environnement, puis aller dans « Pilotage»;
6. Cliquer sur « Importer les enregistrements»;
7. Importer le fichier XML dans cette page. La recherche enregistrée est maintenant disponible dans la collection/environnement.

4. Vue liste / vue tableau

Cette option permet de changer d’un mode de visualisation liste vers une vue tableau et vice-versa. Les différences entre ces deux modes seront décrits ci- après. 

4.1 Vue liste

La vue liste est la vue qui s’affiche par défaut dans Constellio, et qui présente les résultats de recherche sous forme d’une liste. Les métadonnées des enregistrements sont ainsi affichées au niveau de chaque enregistrement. Si aucune configuration des vue des résultats de recherche n’est faite, Constellio va afficher la métadonnée « Date de modification » par défaut. Il est donc possible de modifier les métadonnées à afficher au niveau de Schémas de métadonnées du pilotage.

Constellio, à travers ses icônes, permet de différencier les enregistrements (document, dossier, contenant, tâche et emplacement). Vous pouvez aussi visualiser votre enregistrement par un aperçu de la première page des documents via les imagettes.

Dans la vue liste, la consultation des enregistrements est effectuée par la fenêtre à panneau divisé. Celle-ci permet de consulter les enregistrements présents dans les résultats de recherche sans forcer l’utilisateur à quitter la page actuelle. Il est donc possible de consulter rapidement les informations concernant ces enregistrements via les résultats de recherche (visualisateur, contenu, métadonnées, tâches, audit, etc.).

Dans la bande de résultats, on retrouve une icône pour trier les résultats. Lorsque l'on clique dessus, il est possible de sélectionner de quelle manière les documents seront triés. Par défaut, il est possible de trier selon la pertinence, le titre et la date de modification. Lorsque plus de deux entrées sont choisies pour le tri, il est possible de les ordonner afin de créer un "tri cumulatif".

Par le choix de la fenêtre coulissante « Facette », les résultats de recherches peuvent être recomposés selon les nouveaux critères sélectionnés. Les facettes sont en réalité des métadonnées qu’on utilise pour décrire un enregistrement. C’est par la sélection d’une ou plusieurs d’entre- elles que s’effectue un raffinement des résultats. 

Au bas de la page, il est possible de modifier le nombre des résultats par page (soit 10, 25, 50 ou 100). D’office, Constellio affiche 10 résultats à la fois. Des flèches sont également présentes pour naviguer entre les pages des résultats de recherche. Le nombre d’enregistrements affichés par défaut est donc modifié en fonction.  

4.2 Vue tableau

La vue tableau est disponible seulement en recherche avancée. Elle s’affiche en appuyant sur l’icône tableau, disposée en haut à droite des résultats de recherche. Cette vue permet de consulter les enregistrements sous forme de tableau et ainsi avoir une vue concentrée des résultats de recherche. Elle facilite la configuration des métadonnées ainsi que le tri par métadonnée.

Dans cette vue, les métadonnées sont affichées dans des colonnes du tableau pour chaque enregistrement. Comme la vue liste, l’affichage de ses métadonnées est modifiable, selon le besoin. 

Un bouton caché  apparaît au passage de la souris dans chaque ligne de l’enregistrement, et permet de copier le texte correspondant à chaque métadonnée. Un autre bouton caché sous forme d’engrenage est accessible en haut à droite du tableau et apparaît aussi au passage du curseur. Il permet de sélectionner et désélectionner rapidement plusieurs métadonnées qu’on souhaite afficher au niveau du tableau . Il est également possible de retirer cette option dans les configurations en allant dans : Pilotage -> Configuration -> Avancée -> Décocher -> « Permettre l’affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d’un tableau ». Au retrait de la configuration, l’affichage de ces métadonnées sera uniquement modifiable via le Pilotage -> Schémas de métadonnées.

Engrenage - Vue tableau De plus, les icônes à côté des enregistrements permettent d'identifier le type des enregistrements (document, dossier, contenant, tâche et emplacement).

Contrairement à la vue en liste, la vue tableau affiche tous les résultats de recherche sur une seule page. Pour effectuer un tri, vous pouvez utiliser les flèches situées à droite de chaque colonne des métadonnées. Vous avez ainsi la possibilité de trier les résultats en fonction de la colonne sélectionnée, que ce soit par titre (A à Z) ou par date (de la plus récente à la plus ancienne). De plus, vous pouvez appliquer et additionner le tri sur d'autres colonnes selon vos besoins. Vous avez également la possibilité de prioriser votre tri et de sélectionner les critères de tri, tels que la pertinence, le titre, ou d'autres options.Flèche de tri - Vue tableau

Dans la bande de résultats, on retrouve une icône pour trier les résultats. Lorsque l'on clique dessus, il est possible de sélectionner de quelle manière les documents seront triés. Par défaut, il est possible de trier selon la pertinence, le titre et la date de modification. Lorsque plus de deux entrées sont choisies pour le tri, il est possible de les ordonner afin de créer un "tri cumulatif" comme dans la vue liste. 

Vous pouvez également limiter l’affichage des critères de tri via la configuration « Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux » dans Pilotage -> Configuration -> Recherche -> Cocher « Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux ».  Cette configuration permet d’afficher seulement les métadonnées qui sont disponibles dans la recherche et les tableaux, pour plus amples informations consulter la page de Gestion des métadonnées. 

 5. Actions sur la sélection

Le menu d’actions sur la sélection permet de faire une action sur plusieurs enregistrements (dossiers, documents, contenants et tâches) dans les résultats de recherche. 

Le menu d’actions sur la sélection apparaît au moment où au moment des enregistrements sont cochés. Les options disponibles changent en fonction des enregistrements sélectionnés.

5.1 Sélectionner tout / Désélectionner tout

Cette option permet de sélectionner tous les résultats de recherche et désélectionner tous les résultats de recherche. De cette façon, il est plus rapide de sélectionner les résultats sur lesquels effectuer une action.

5.13 Dupliquer

Cette option duplique l'enregistrement en conservant les métadonnées. Le terme «Copie» entre parenthèses est ajouté au titre du nouvel enregistrement lors de la duplication.

5.14 Traitement en lot

Le traitement en lot implique que la ou les mêmes métadonnées sont à modifier pour tous les éléments du résultat de recherche choisi. Après une recherche, il est possible de réaliser un traitement en lot sur tous les résultats de recherche ou sur les résultats de recherche sélectionnés. Pour plus ample information, consulter l'article sur le traitement en lot.

5.15 Préparer un courriel

Cette option permet d'envoyer un courriel avec les documents sélectionnés à des utilisateurs qui n'ont pas accès à Constellio.

5.16 Générer un PDF

Cette option permet de générer un document PDF avec les documents sélectionnés. 

Le document est affiché suite à sa génération, vous pouvez également télécharger le document PDF. Si le document inclut des rapports de métadonnées, un rapport de métadonnées est présent pour chaque document présent dans le document PDF généré. 

5.17 Télécharger (zip)

Cette option permet de générer un fichier de type « .zip » avec les documents sélectionnés.

Contrairement, à l'archive SIP, il s'agit ici d'un fichier pouvant contenir seulement des documents (binaires).

5.18 Créer un raccourci

Cette option permet de créer un raccourci vers un autre dossier. Ainsi, vous retrouverez votre enregistrement dans le dossier sélectionné. Il est possible de créer plusieurs raccourcis.

6. Configurations

Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les dossiers. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».