La recherche avancée

La recherche avancée

La barre de recherche est accessible dans tous les écrans de Constellio. Le moteur de recherche indexe le contenu de certains champs de la base de données, selon les choix indiqués lors de la création des métadonnées, ainsi qu’une partie du contenu des documents. Ceci permet de trouver facilement tous les éléments constituant un document par un simple mot-clé. 

La recherche avancée permet de raffiner une recherche en ajoutant des critères et en sélectionnant un type d’objet. 

1. Accéder à la recherche avancée

La recherche avancée est accessible via la flèche à droite dans le champ de la recherche simple.

Il est possible de combiner la recherche avancée et la recherche simple. Ainsi, il est possible d’écrire un terme dans la barre de recherche simple et de lui attribuer des critères de recherche avancée.

2. Réaliser une recherche avancée

2.1  Type 

Cinq types d’enregistrements () sont disponibles à la recherche : contenant, document, dossier, emplacement et tâches. 

2.2 Schéma

Il est également possible de sélectionner un schéma spécifique pour chaque type de schémas, sans quoi Constellio va rechercher dans tous les schémas. Si l’enregistrement est relié à un type, il sera alors plus facile à retrouver avec la recherche. 

2.3 Critères de recherche

Les critères de recherche sont les métadonnées disponibles en fonction du type de schéma sélectionnée. Les métadonnées affichées seront différentes d’un type à l’autre.

Il est également possible d’ajouter un opérateur booléen en sélectionnant ET / OU / SAUF entre chaque critère.

Nom du champ	Signes	Description	Image
Afficher les métadonnées désactivées		Par défaut, toutes les métadonnées désactivées ne sont pas incluses dans la liste des critères de recherche. Il suffit d’appuyer sur ce bouton pour les afficher dans les menus déroulants.
Critères de recherche		Les critères de recherche sont obligatoires pour effectuer une recherche avancée.
	Égales (=)	La valeur recherchée sera présente dans le critère de recherche.
	Plus petit que (<)	La valeur recherchée est plus petite que la date indiquée. S’applique seulement à une date*
	Plus grand que (>)	La valeur recherchée est plus grande que la date indiquée. S’applique seulement à une date*
	Entre	La valeur recherchée se situe entre les deux dates indiquées. S’applique à deux dates*
	Vide	Le critère de recherche sera vide.
	Pas vide	Le critère de recherche sera alimenté.
Expression exacte		Lorsque l’option est cochée, l’expression écrite dans la valeur devra être exactement la même que le résultat de recherche. Cette option est sensible aux accents, majuscule / minuscule, etc.Cette option n’est pas obligatoire.

2.4 Les opérateurs booléens

Exemple opérateurs booléens

2.5 Vider la recherche avancée

Il est possible de vider la recherche avancée. 

3. Recherches enregistrées

Cette option permet de conserver les critères de la recherche et non pas les résultats de recherche. Si de nouveaux éléments sont ajoutés dans Constellio et qu’ils répondent aux critères de recherche, le résultat de recherche sera différent du résultat obtenu lors de la sauvegarde de la recherche.

3.1 Enregistrer une recherche

1. Réaliser une recherche;
2. Dans les résultats de recherche : cliquer sur « Enregistrer cette recherche »;
3. Dans la fenêtre « Enregistrer cette recherche », indiquer un titre pour cette recherche. Cochez « Partager cette recherche » si cette recherche doit être partagée avec tous les utilisateurs, ou certains groupes et utilisateurs. 

3.2 Consulter une recherche enregistrée

1. Accéder à l'écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
3. Cliquer sur la loupe d'une recherche sauvegardée pour retourner aux résultats de cette recherche.

3.3 Modifier une recherche enregistrée

1. Accéder à l'écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur le calepin d'une recherche enregistré;
4. Cette fenêtre apparaît. Modifier les métadonnées souhaitées et «Enregistrer»;
5. La recherche a été modifiée.

3.4 Écraser la recherche actuelle

1. Accéder à l'écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur la loupe d'une recherche sauvegardée pour retourner aux résultats de cette recherche.
   
4. Changer des éléments de la recherche, puis cliquer sur «Enregistrer cette recherche»;
5. Dans la fenêtre, cliquer sur «Écraser la recherche actuelle», puis «Enregistrer»;
6. La recherche enregistrée sera modifiée.

3.5 Écraser une autre recherche

1. Réaliser une recherche;
2. Cliquer sur « Enregistrer cette recherche »;
3. Dans la fenêtre « Enregistrer cette recherche », cliquer sur « Écraser une autre recherche»;
4. Cette fenêtre apparaît, sélectionnez la recherche que vous souhaitez écraser par celle-ci. « Enregistrer ».
5. La nouvelle recherche remplace l’ancienne reliée au titre sélectionné.

3.6 Supprimer une recherche enregistrée

1. Accéder à l’écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur le « X » au bout de la recherche enregistrée que vous souhaitez supprimer;
4. Confirmer la suppression. La recherche enregistrée n’est plus disponible.

3.7 Exporter une recherche enregistrée

Exporter une recherche enregistrée permet de transférer les éléments d’une recherche d’une collection ou d’un environnement à une autre. Le fichier généré peut être importé dans la page « Importer les enregistrements » du Pilotage. Dès lors que le fichier est importé, la recherche enregistrée sera recréée dans le nouvel environnement.

1. Accéder à l’écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
   
3. Cliquer sur l’option d’exportation d’une recherche enregistrée;
4. Cela téléchargera sur votre poste de travail un dossier zip;
5. Changer de collection ou d’environnement, puis aller dans « Pilotage»;
6. Cliquer sur « Importer les enregistrements»;
7. Importer le fichier XML dans cette page. La recherche enregistrée est maintenant disponible dans la collection/environnement.