Le Pilotage

Le Pilotage

Le pilotage est accessible dans le menu de navigation de Constellio. Il permet la gestion et le contrôle de l'espace de classement, la création des outils relatifs à la gestion des documents ainsi que le paramétrage des options du système. Les options du pilotage sont regroupées en deux sections : le pilotage de l'espace de classement et le pilotage du système. Un bref aperçu de chaque option est abordé dans cet article. Selon les choix et les besoins d'un client, les options visibles à l'écran peuvent varier. 

1. Le Pilotage de l'espace de classement

Les éléments du pilotage de l'espace de classement sont reliés aux espaces virtuels, aux domaines de valeurs et aux métadonnées, aux rôles et à la sécurité, à la recherche, aux unités administratives, à la création des outils de gestion documentaire, à l'importation, à l'exportation et à l'extraction de données.

1.1 Espaces virtuels

Les espaces virtuels revêtent deux caractères différents : les emplacements et les espaces de travail partagé. Les emplacements sont utilisés comme des espaces d'entreposage pour les dossiers et documents physiques qui doivent être transférés dans un nouvel espace selon le type de déclassement (transfèrent au semi-actif, à conserver, à détruire). Alors que les espaces de travail partagés représentent des comités ou groupes ayant les mêmes objectifs et les mêmes fonctions. C'est un endroit où l'on peut ajouter des dossiers et des documents afin qu'une personne ou un groupe de personnes sélectionnées ait accès à un espace de travail commun. 

Pour en savoir plus sur les espaces virtuels, consultez la page «Structures personnalisées (Espace virtuel)». 

1.2 Domaines de valeurs

Les domaines de valeurs sont des ensembles de valeurs qui permettent de définir toutes les possibilités disponibles lors de la saisie d'une métadonnée pour un élément, soit un dossier, un document, un emplacement, une tâche, etc. Dans le pilotage, «Domaines de valeurs» permet la création de métadonnées à valeurs multiples, par exemple, le domaine de valeurs «Types de documents» pourrait contenir les types de documents suivants : courriels, procès-verbaux, rapports, budget, etc. 

Pour en savoir plus sur les domaines de valeurs, consultez la page «Domaines de valeurs». 

1.3 Configuration de la recherche

On retrouve dans la configuration de la recherche ces éléments : 

-Statistiques
-Boost de la recherche par métadonnée
-Boost de la recherche par requête
-Gérer les facettes
-Gestion de l'élévation et de l'exclusion
-Gestion des synonymes
-Capsules de recherche
-Mots exclus du correcteur

Le boost de la recherche par métadonnée permet d'augmenter l'importance d'une métadonnée dans un champ spécifique (ex. : titre, mots-clés, etc.) lors de la recherche. Par exemple, on voudrait que les résultats de recherche pour la métadonnée «Jean Ste-Marie» affichent les résultats trouvés dans le champ «nom de l'élève» en premier, bien qu'on puisse également retrouver cette métadonnée dans d'autres champs disponibles, tels les champs, titre, mots-clés, description, remarques, etc. Pour en savoir plus sur les boosts de la recherche par métadonnée, consultez la page «Boost de la recherche». 

Le boost de la recherche par requête permet de demander des résultats précis pour une recherche. Par exemple, on pourrait demander de trouver des dossiers qui ont été créés avant une date définie. Une certaine programmation sous forme de requêtes est nécessaire. Pour en savoir plus, consultez la page «Boost de la recherche». 

Les facettes sont des critères qui facilitent le tri et le raffinement de la recherche. Les facettes affichées dans la fenêtre des résultats de la recherche sont les mêmes pour tous les usagers d'un espace de classement, ainsi que pour tous les types d'éléments recherchés. Pour en savoir plus sur les facettes, consultez l'article «Facettes».

La gestion de l'élévation et de l'exclusion permet de placer un résultat de recherche en haut complètement pour une recherche précise et d'exclure un résultat de recherche pour toutes les recherches. Pour en savoir plus, consultez la page «iO Recherche évoluée».

Les synonymes permettent de fournir un (ou plusieurs) terme équivalent lors d'une recherche. Par exemple, si on recherche «dollar», on peut permettre de retrouver les documents avec les termes «dollars» ou «dolar». Pour en savoir plus, consultez la page «iO Recherche évoluée».

Les capsules de recherche sont un outil destiné à présenter de l'information complémentaire à une recherche. Une capsule peut être personnalisée. Elle est affichée lorsque les termes de recherche de l'utilisateur correspondent aux critères de recherche. Pour en savoir plus, consultez la page «iO Recherche évoluée».

Les mots exclus du correcteur sont un correcteur orthographique de Constellio qui propose des corrections de termes entrés par l'utilisateur basé sur le contenu de l'index et/ou des recherches passées. Pour en savoir plus, consultez la page «iO Recherche évoluée».

1.4 Gérer les imprimables

Permets de gérer les étiquettes et les rapports imprimables (rapports de métadonnées), plus spécifiquement, permettent d'ajouter des étiquettes pour dossier ou pour contenant, d'ajouter des rapports pour les dossiers, documents et tâches, d'obtenir un XML de test et d'obtenir les gabarits. Pour en savoir plus, consultez l'article «Étiquettes», «Rapport de métadonnées», «Intégration JasperSoft», «Rapports imprimables» et «Gestion des bordereaux».

1.5 Schémas de métadonnées

Les schémas de métadonnées sont des regroupements de métadonnées prédéfinies et organisées de façon à décrire tous les éléments qui sont contenus dans Constellio. Par exemple, on aura un schéma type pour décrire un dossier, un document, un emplacement, etc. Il est possible d'ajouter de nouveaux schémas de métadonnées ainsi que des métadonnées spécifiques à l'intérieur des schémas de métadonnées existants. Pour en savoir plus, consultez l'article «Métadonnées», «Schémas de métadonnées», «Gestion des métadonnées sécurisées», «Créer un schéma personnalisé», «Ajouter une métadonnée» et «Métadonnées système».

1.6 Gérer la sécurité

Gérer la sécurité consiste à donner aux usagers et aux groupes d'usagers des autorisations en lecture, en écriture et en suppression sur le contenu d'un espace de classement complet ou sur une partie de cet espace. Pour en savoir plus, consultez l'article «Gérer la sécurité».

1.7 Gérer les rôles

Gérer les rôles permet d'attribuer à chaque rôle (utilisateur, administrateur, gestionnaire et responsable de la gestion documentaire) des responsabilités ou des droits d'action dans Constellio. Les rôles sont accordés sur l'ensemble des fonctionnalités de Constellio. Pour en savoir plus, consultez l'article «Gérer les rôles». 

1.8 Configurer le serveur de courriel

Cette option permet de configurer une adresse de courriel sortant générique à Constellio. Cette adresse permettra de faire parvenir des courriels pour différents besoins de gestion documentaire, dont les notifications, l'envoi de documents, des journaux, des tâches, etc. Pour en savoir plus, consultez l'article «Configurer le serveur de courriel». 

1.9 Extracteurs de métadonnées

Permets de faire l'ajout de documents et d'extraire ses métadonnées, soit par les styles, par les extractions régulières ou par les propriétés. Pour en savoir plus, consultez l'article «Extracteurs de métadonnées».

1.10 Importer les enregistrements

Permets l'importation de contenu (unités administratives, plan de classification et calendrier de conservation) par le biais d'un fichier Excel. Pour en savoir plus, consultez l'article «Importer des données».

1.11 Enregistrements temporaires

Conserve temporairement diverses informations qui ne sont pas inscrites sur le serveur. Pour en savoir plus, consultez l'article «Enregistrements temporaires».

1.12 Gérer les connecteurs

Afin de permettre à Constellio de faire des recherches dans le partage réseau, et éventuellement d'introduire des dossiers dans Constellio, il faut paramétrer un connecteur et y lier des robots. Cette option permet d'ajouter et de gérer les connecteurs.

1.13 Unités administratives

Cette option permet de créer les unités administratives ainsi que des sous-unités administratives. Les unités administratives sont un élément nécessaire à la gestion du système de gestion documentaire. Pour en savoir plus, consultez l'article «Unités administratives».

1.14 Plan de classification

Le plan de classification est la structure logique et hiérarchique qui organise les documents d'un organisme en catégories distinctes selon ses fonctions et ses activités. Cette option permet de créer dans Constellio le plan de classification avec ses rubriques et ses sous-rubriques. Plus spécifiquement, cette option permet de consulter, modifier, désactiver et supprimer des rubriques qui peuvent être précisément définies et qui sont liées à des règles de conservation et des unités administratives. Pour en savoir plus, consultez l'article «Plan de classification».

1.15 Subdivisions uniformes

Une subdivision uniforme est un niveau de classification qui permet de subdiviser toutes les catégories du plan de classification (les rubriques, les sous-rubriques, etc.) et représente un sujet général qui s'applique à plusieurs domaines (ex. : correspondance, documents de travail, etc.). Finalement, on peut attribuer un délai de conservation à toutes les subdivisions uniformes. Pour en savoir plus, consulter l'article «Subdivisions uniformes».

1.16 Calendrier de conservation

Un calendrier de conservation est un outil qui décrit les archives d'un organisme, détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et indique quels documents inactifs doivent être conservés de manière permanente et lesquels doivent être éliminés. Cette option permet la création d'un calendrier de conservation dans Constellio via les règles de conservation. Les unités administratives et le plan de classification doivent être créés pour pouvoir rattacher les règles de conservation aux rubriques du plan de classification et aux unités administratives détentrices. Pour en savoir plus, consultez l'article «Calendrier de conservation».

1.17 Gérer les emprunts

La gestion des emprunts permet d'avoir une vue d'ensemble des emprunts concernant les documents, les dossiers et les contenants. Il est possible d'y voir les retards et de consulter les emprunts par unités administratives. Pour en savoir plus, consultez l'article «Gérer les emprunts». 

1.18 Gérer les partages

La gestion des partages permet d'avoir une vue d'ensemble des partages de dossiers, des documents et des documents publiés. Pour en savoir plus, consultez l'article «Gérer les partages».

1.19 Gérer les workflows

Cette option permet de gérer les processus de l'organisation. On peut alors créer des processus de travail à utiliser dans Constellio. Pour en savoir plus, consultez l'article «Workflows».

1.20 Gérer les gabarits Office365

Permets de gérer les gabarits Office365 qui sont des structures qui seront automatiquement attachées au plan de classification lors de la création. Pour en savoir plus, consultez l'article «iO Espace 365».

2. Pilotage du système

Le pilotage du système permet de modifier, selon les besoins d'une organisation, les configurations du système, de gérer les collections (espaces de classement), de gérer les modules complémentaires, de réaliser différentes importations et exportations et finalement, de faire des mises à jour et des analyses du système.

2.1 Configurations

L'option «Configuration» dans le pilotage du système donne accès à une liste de paramètres relatifs à certaines fonctionnalités de l'application, notamment des fonctions avancées, l'agent, le déclassement, l'affichage des dossiers (arbres) et plusieurs autres paramètres. Pour en savoir plus, consultez l'article «Configurations».

2.2 Annuaire LDAP

Il est possible de synchroniser les utilisateurs de Constellio avec l'annuaire de votre entreprise. Les noms des utilisateurs de Constellio ainsi que les mots de passe seront alors gérés par cet annuaire. La gestion des rôles et de la sécurité peut également être administrée directement dans Constellio. Pour en savoir plus, consultez l'article «Synchronisation LDAP».

2.3 Gérer les collections

Cette option permet de créer, modifier et supprimer des collections. Pour en savoir plus, consultez l'article «Collections».

2.4 Gérer les plugins

Permets de gérer les différents modules disponibles dans Constellio.

2.5 Importer les utilisateurs

Permet l'import des utilisateurs dans Constellio à l'aide d'un fichier XML ou Excel, possible uniquement si le système n'utilise pas un annuaire LDAP. Pour en savoir plus, consultez l'article «Importer des utilisateurs».

2.6 Importer les groupes

Permets l'import de groupe dans Constellio à l'aide d'un fichier XML ou Excel. 

2.7 Importer les configurations

Cette option permet d'importer différentes configurations du système.

2.8 Exportation des données

Exporter des données permet l'exportation d'éléments identifiés par son ID, l'exportation des données, des outils et des journaux de Constellio.

2.9 Centre de mise à jour

Permets de faire la mise à jour manuellement de Constellio, qui permet de redémarrer, de redémarrer et réindexer le système et finalement, de téléverser une licence. 

2.10 Analyse du système

Permets de lancer une analyse du système, de réaliser une analyse et de réparer le système, donc de réparer certains problèmes d'intégrités des données de Constellio. Cette option permet également d'obtenir toutes les informations sur des éléments liés à un élément particulier du système identifié avec son ID.

2.11 Gérer les licences

La gestion des licences permet d'identifier quels utilisateurs ou groupes possèdent une licence pour vos plugins. Ainsi, vous pouvez gérer les distributions de licences dans votre organisation selon le nombre que vous possédez. Pour en savoir plus, consultez l'article «Gestion des licences».