Les résultats de recherche

Les résultats de recherche

Les résultats de recherche sont affichés par pertinence. D'office, Constellio fait ressortir les éléments qui comportent le terme de recherche dans leur « Titre » avant les éléments qui ont ce même terme dans d'autres champs de métadonnées.

1. Vue liste / vue tableau

Cette option permet de changer d’un mode de visualisation liste vers une vue tableau et vice-versa. Les différences entre ces deux modes seront décrites ci-après. 

1.1 Vue liste

La vue liste est la vue qui s’affiche par défaut dans Constellio, et qui présente les résultats de recherche sous forme d’une liste. Les métadonnées des enregistrements sont ainsi affichées au niveau de chaque enregistrement. Si aucune configuration des vue des résultats de recherche n’est faite, Constellio va afficher la métadonnée « Date de modification » par défaut. Il est donc possible de modifier les métadonnées à afficher au niveau de Schémas de métadonnées du pilotage.

Constellio, à travers ses icônes, permet de différencier les enregistrements (document, dossier, contenant, tâche et emplacement). Vous pouvez aussi visualiser votre enregistrement par un aperçu de la première page des documents via les imagettes.

Dans la vue liste, la consultation des enregistrements est effectuée par la fenêtre à panneau divisé. Celle-ci permet de consulter les enregistrements présents dans les résultats de recherche sans forcer l’utilisateur à quitter la page actuelle. Il est donc possible de consulter rapidement les informations concernant ces enregistrements via les résultats de recherche (visualisateur, contenu, métadonnées, tâches, audit, etc.).

Dans la bande de résultats, on retrouve une icône pour trier les résultats. Lorsque l'on clique dessus, il est possible de sélectionner de quelle manière les documents seront triés. Par défaut, il est possible de trier selon la pertinence, le titre et la date de modification. Lorsque plus de deux entrées sont choisies pour le tri, il est possible de les ordonner afin de créer un "tri cumulatif".

Par le choix de la fenêtre coulissante « Facette », les résultats de recherches peuvent être recomposés selon les nouveaux critères sélectionnés. Les facettes sont en réalité des métadonnées qu’on utilise pour décrire un enregistrement. C’est par la sélection d’une ou plusieurs d’entre- elles que s’effectue un raffinement des résultats. 

Au bas de la page, il est possible de modifier le nombre des résultats par page (soit 10, 25, 50 ou 100). D’office, Constellio affiche 10 résultats à la fois. Des flèches sont également présentes pour naviguer entre les pages des résultats de recherche. Le nombre d’enregistrements affichés par défaut est donc modifié en fonction.  

1.1.1 La fenêtre à panneau

La fenêtre à panneau divisé permet de consulter les enregistrements présents dans les résultats de recherche sans forcer l'utilisateur à quitter la page actuelle. Cet affichage permet ainsi de consulter rapidement les informations concernant les documents et les contenants via les résultats de recherche (visualisateur, contenu, métadonnées, tâches, audit, etc.).

1.2 Vue tableau

La vue tableau est disponible seulement en recherche avancée. Elle s’affiche en appuyant sur l’icône tableau, disposée en haut à droite des résultats de recherche. Cette vue permet de consulter les enregistrements sous forme de tableau et ainsi avoir une vue concentrée des résultats de recherche. Elle facilite la configuration des métadonnées ainsi que le tri par métadonnée.

Dans cette vue, les métadonnées sont affichées dans des colonnes du tableau pour chaque enregistrement. Comme la vue liste, l’affichage de ses métadonnées est modifiable, selon le besoin. 

Un bouton caché  apparaît au passage de la souris dans chaque ligne de l’enregistrement, et permet de copier le texte correspondant à chaque métadonnée. Un autre bouton caché sous forme d’engrenage est accessible en haut à droite du tableau et apparaît aussi au passage du curseur. Il permet de sélectionner et désélectionner rapidement plusieurs métadonnées qu’on souhaite afficher au niveau du tableau . Il est également possible de retirer cette option dans les configurations en allant dans : Pilotage -> Configuration -> Avancée -> Décocher -> « Permettre l’affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d’un tableau ». Au retrait de la configuration, l’affichage de ces métadonnées sera uniquement modifiable via le Pilotage -> Schémas de métadonnées.

Engrenage - Vue tableau De plus, les icônes à côté des enregistrements permettent d'identifier le type des enregistrements (document, dossier, contenant, tâche et emplacement).

1.2.1 Le tri

Contrairement à la vue en liste, la vue tableau affiche tous les résultats de recherche sur une seule page. Pour effectuer un tri, vous pouvez utiliser les flèches situées à droite de chaque colonne des métadonnées. Vous avez ainsi la possibilité de trier les résultats en fonction de la colonne sélectionnée, que ce soit par titre (A à Z) ou par date (de la plus récente à la plus ancienne). De plus, vous pouvez appliquer et additionner le tri sur d'autres colonnes selon vos besoins. Vous avez également la possibilité de prioriser votre tri et de sélectionner les critères de tri, tels que la pertinence, le titre, ou d'autres options.Flèche de tri - Vue tableau

Vous pouvez également limiter l’affichage des critères de tri via la configuration « Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux » dans Pilotage -> Configuration -> Recherche -> Cocher « Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux ».  Cette configuration permet d’afficher seulement les métadonnées qui sont disponibles dans la recherche et les tableaux, pour plus amples informations consulter la page de Gestion des métadonnées. 

 2. Actions sur la sélection

Le menu d’actions sur la sélection permet de faire une action sur plusieurs enregistrements (dossiers, documents, contenants et tâches) dans les résultats de recherche. Le menu d’actions sur la sélection apparaît au moment où au moment des enregistrements sont cochés. Il est aussi possible de sélectionner ou désélectionner tous les résultats de recherche. De cette façon, il est plus rapide de sélectionner les résultats sur lesquels effectuer une action. 

2.1 Comparaison recherche simple et avancée 

Les options disponibles changent si la recherche a été réalisée sous forme simple ou avancée

2.13 Dupliquer

Cette option duplique l'enregistrement en conservant les métadonnées. Le terme «Copie» entre parenthèses est ajouté au titre du nouvel enregistrement lors de la duplication.

2.14 Traitement en lot

Le traitement en lot implique que la ou les mêmes métadonnées sont à modifier pour tous les éléments du résultat de recherche choisi. Après une recherche, il est possible de réaliser un traitement en lot sur tous les résultats de recherche ou sur les résultats de recherche sélectionnés. Pour plus ample information, consulter l'article sur le traitement en lot.

2.15 Générer un PDF

Cette option permet de générer un document PDF avec les documents sélectionnés. 

Le document est affiché suite à sa génération, vous pouvez également télécharger le document PDF. Si le document inclut des rapports de métadonnées, un rapport de métadonnées est présent pour chaque document présent dans le document PDF généré. 

2.16 Télécharger (zip)

Cette option permet de générer un fichier de type « .zip » avec les documents sélectionnés.

Contrairement, à l'archive SIP, il s'agit ici d'un fichier pouvant contenir seulement des documents (binaires).

2.17 Créer un raccourci

Cette option permet de créer un raccourci vers un autre dossier. Ainsi, vous retrouverez votre enregistrement dans le dossier sélectionné. Il est possible de créer plusieurs raccourcis.