L'Interface
- 06 Nov 2023
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- Mis à jour le 06 Nov 2023
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L'Interface
L'interface permet d'accéder aux fonctions de Constellio. On y retrouve le logo, le menu de navigation, le profil de l'utilisateur, la barre de recherche, les collections, le centre de notification, le panier de sélection et le menu déroulant. Ces sections sont accessibles dans tous les écrans du système.
1. Le logo
Le logo « Constellio » est un bouton qui ramène l'utilisateur à l'accueil.
Il est possible de modifier son lien URL via : Pilotage -> Configuration -> Autres -> Modifier la « Cible du lien du logo » -> Enregistrer.
Il est également possible de modifier le logo via : Pilotage -> Configuration -> Autres -> Logo (nécessite une reconnexion) -> Enregistrer.
2. Le menu de navigation
Le menu de navigation permet d'accéder aux différents modules de Constellio. On y retrouve entre autres l'accueil, l'espace personnel, les tâches, les favoris, le déclassement, l'audit, le pilotage, la corbeille et le système.
Le menu de navigation - Interface
Selon les rôles et les modules arrimés à Constellio, les sections visibles peuvent varier.
3. Accueil
Cette section affiche vos espaces virtuels et plusieurs onglets. Les éléments affichés dans ses onglets sont modulés en fonction de vos accès.
Arborescence du plan de classification - Interface
3.1 Espaces virtuels
Cet onglet comprend les arborescences du plan de classification, des unités administratives et des autres espaces tels que les emplacements et les portails thématiques.
*Cliquer sur les flèches pour déployer les sections. Il est possible d'accéder aux dossiers et aux documents via ces sections.
Espaces virtuels
Les éléments des arborescences apparaissent seulement s'ils contiennent au moins un dossier auquel vous avez accès.
Pour plus amples informations sur les espaces virtuels, consulter la section Structures essentielle et optionnelle du guide.
3.2 Dossiers et documents récents
Ces onglets listent les deux cents derniers dossiers et documents que vous avez consultés ou modifiés récemment.
3.3 Documents empruntés
Cet onglet liste les documents que vous avez empruntés. Ceux-ci sont souvent des documents dont vous souhaitez faire une modification via l'Agent Constellio. Ces documents sont aussi disponibles via l'Agent Constellio « Documents empruntés ».
Gérer les emprunts
Il est possible pour l'administrateur constellio de gérer tous les emprunts faits dans le système. Pour plus amples informations, consulter l'article Gérer les emprunts du guide.
3.4 Partages
Cet onglet affiche les dossiers et les documents que vous avez partagé et qu'ils vous ont été partagés.
Onglet « Partages » - Page d'accueil
Gérer les partages
Il est possible pour l'administrateur Constellio de gérer tous les partages faits dans le système. Pour plus amples informations, consulter l'article Gérer les partages du guide.
4. Espace personnel
Cette section affiche votre espace personnel qui est unique à chaque utilisateur. L'espace personnel se module en fonction de votre rôle et de vos accès.
Espace personnel
Pour plus amples informations sur l'espace personnel, consulter la section Traitement en lot, Les enregistrements temporaires et bureau du guide.
5. Tâches
Cette section affiche les tâches qui vous sont assignées.
Système de notification
Un système de notification permet de vous avertir lorsque des tâches vous sont assignées. Un carré bleu apparaît avec le nombre de tâches non lues et un courriel est envoyé à l'utilisateur. Pour activer le système de notifications par courriel, configurez le serveur de courriel.
Tâches
Pour plus amples informations sur les tâches, consulter la section Gestion des tâches du guide.
6. Favoris
Cette section affiche vos groupes de favoris et les groupes de favoris qui vous ont été partagés.
Favoris
Pour plus amples informations sur les groupes de favoris, consulter la Gestion des favoris du guide.
7. Déclassement
Cette section permet de générer des listes de déclassement, de créer de contenant et de produire des rapports.
Seuls les administrateurs et les responsables de gestion documentaire peuvent voir cette section.
Déclassement
Pour plus amples informations sur le déclassement, consulter la section Déclassement du guide.
8. Audit
Cette section permet de consulter l'historique complet de toutes les actions posées dans Constellio.
Seuls les administrateurs et les responsables de gestion documentaire peuvent voir cette section.
Audit
Pour plus amples informations sur les audits, consulter la section Gestion des audits du guide.
9. Pilotage
Cette section permet la gestion et le contrôle de l'espace de classement, la création des outils relatifs à la gestion des documents ainsi que le paramétrage des options du système.
Seuls les administrateurs et les responsables de la gestion documentaire peuvent voir cette section.
10. Corbeille
Cette section permet de gérer la restauration et la suppression définitive d'enregistrements.
Seuls les administrateurs et les responsables de la gestion documentaire peuvent voir cette section.
Corbeille
Pour plus amples informations sur la corbeille, consulter la section Gestion de la corbeille du guide.
11. Système
Cette section permet de constater l'état du système. Les icônes permettent de différencier les états.
États nécessitant une intervention
Une erreur importante est survenue, les configurations du serveur sont inadéquates ou une réindexation est requise. Le serveur est dans un état d'urgence et une intervention doit être faite rapidement.
États nécessitant une investigation
Les configurations du serveur sont inadéquates ou la licence est invalide/non installée. Une investigation des problèmes devrait être faite, mais le serveur n'est pas dans un état d'urgence.
États répondant aux attentes
Le serveur est bien configuré.
Seuls les administrateurs et les responsables de la gestion documentaire peuvent voir cette section.
États nécessitant une intervention
En cas d'erreur importante ou pour toutes questions, veuillez contacter l'équipe de soutien Constellio.
12. Propulsé par Constellio
Ce lien URL renvoie vers le site internet de Constellio en plus d'indiquer la version du système que vous possédez actuellement.
13. Profil de l'utilisateur
Cette section permet de gérer votre profil d'utilisateur.
Profil
Pour plus amples informations sur le profil, consulter la section Gestion du profil du guide.
14. La barre de recherche
La barre de recherche permet d'effectuer une recherche simple et une recherche avancée..PNG?sv=2022-11-02&spr=https&st=2024-11-21T08%3A42%3A05Z&se=2024-11-21T08%3A52%3A05Z&sr=c&sp=r&sig=AFbjf6WLWrY6EnbIhjZ681wg8z2Lu%2F0u%2Bz4H9yV0XGQ%3D)
Barre de recherche - Interface
Recherche
Pour plus amples informations sur la recherche, consulter la section La recherche simple et la recherche avancée du guide.
15. Les collections
Le menu déroulant des collections permet de naviguer d'une collection à une autre.
Menu déroulant des collections - Interface
Collections
Pour plus amples informations sur les collections, consulter la section Collections du guide.
16. Le panier
Le panier permet de faire des actions en lots sur les dossiers et les documents.
Il est possible de sélectionner des dossiers, des documents et documents empruntés..png?sv=2022-11-02&spr=https&st=2024-11-21T08%3A42%3A05Z&se=2024-11-21T08%3A52%3A05Z&sr=c&sp=r&sig=AFbjf6WLWrY6EnbIhjZ681wg8z2Lu%2F0u%2Bz4H9yV0XGQ%3D)
Le panier - Interface
Actions sur la sélection
Panier
- Les actions proposées seront différentes en fonction des enregistrements sélectionnés.
- Si les documents et les dossiers sélectionnés offrent des actions différentes, il est possible qu'aucune action n'apparaisse.
- Les documents sélectionnés dans le Bureau peuvent seulement être « Classer ».
17. Notifications
La cloche notifie lorsque des messages sont communiqués. 
18. Le menu déroulant
Le menu déroulant permet les options suivantes :
- Ajouter un dossier
- Créer un document (Nécessite l'installation de l'Agent Constellio)
- Ajouter un document
- Ajouter un contenant
- Ajouter une tâche
Le menu déroulant - Interface
Les options se modulent en fonction de votre rôle et de vos accès.
19. Configurations
Vous retrouverez dans cette section, toutes les configurations du système impactant l'interface Constellio. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».
| Onglet Autres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Image de la page d'authentification | Cette configuration permet d'ajouter une image personnalisée sur la page d'authentification (login) de l'environnement Constellio. *Important : Vous devez prendre en considération que l'image ajoutée n'est pas redimensionnée automatiquement par Constellio. | Un fichier image (.jpeg, .png, .gif) | L'image de la page d'authentification est modifiée. |
| Nombre d'items chargés dans les champs d'autocomplétion (maximum 100, peuvent ralentir les écrans) | Cette configuration permet de définir le nombre maximal de suggestions s'affichant en dessous d'une zone de saisie. *Cette configuration s'applique seulement pour les champs de métadonnées ayant l'option « Autocomplétion » activée. | Nombre d'items | Le nombre d'items affichés est limitée en fonction de ce nombre. |
| Onglet de démarrage | Cette configuration permet de définir l'onglet qui s'affiche par défaut dans la page d'accueil de Constellio. Chaque utilisateur peut configurer l'onglet qu'il désire dans « Modifiier mon profil ». | Taxonomies | Espaces virtuels |
| lastViewedFolders | Dossiers récents | ||
| lastViewedDocuments | Documents récents | ||
| checkedOutDocuments | Documents empruntés | ||
| Onglet par défaut en consultation d'un dossier | Cette configuration permet de définir l'onglet qui s'affiche par défaut lors de la consultation d'un dossier. Chaque utilisateur peut configurer l'onglet qu'il désire dans « Modifier mon profil ». | C | Contenu |
| M | Métadonnées | ||
| Mode d'affichage par défaut | Cette configuration permet de sélectionner le mode d'affichage par défaut des données groupées dans les vues. | Vue liste | Les données groupés seront affichées sous forme de liste. |
| Vue tableau | Les données groupées seront affichées sous forme de tableau. | ||
| Taxonomie par défaut | Cette configuration permet de définir la taxonomie par défaut qui s'affiche dans la section «Espaces virtuels » | admUnits | Unités administratives |
| Plan | Plan de classification | ||
| Partages réseau | |||
| Nombre d'items chargés dans les arbres (maximum 100, peuvent ralentir les écrans) | Cette configuration permet de limiter le nombre d'enregistrements visibles par défaut dans l'écran d'accueil. | Nombre d'items | La valeur indiquée limite l nombre d'items qui apparaît dans les arbres. |
| Logo (nécessite une reconnexion) | Cette configuration permet de modifier le logo dans le coin supérieur gauche de l'interface de Constellio. *Important : la dimension suggérée pour l'image est 406 pixels par 60 pixels (format bannière). | Un fichier image (.jpeg, .png, .gif) | Le logo affiché sera celui que vous avez inséré dans ce champ. |
| Cible du lien du logo | Cette configuration permet de définir une URL afin de rediriger l'utilisateur vers une autre page Web lorsque ce dernier clic sur l'image de la page d'authentification. | Lien URL | Le logo en haut à gauche vous rédigera vers le lien inscrit sur ce champ. |
| Afficher un message aux utilisateurs (PDF) | Le message s'affiche lorsque l'utilisateur se connecte à Constellio. | Fichier | Le fichier déposé s'affichera lors de la connexion d'un utilisateur dans Constellio. |
| Espace maximal alloué, en Mo, pour les éléments du bureau (-1 signifie qu'il n'y a pas de limite imposée) | Cette configuration permet de limiter le nombre d'enregistrements placés dans le bureau de Constellio, en fonction du poids des documents. | Nombre de Mo | Le nombre indiqué limite le classement des documents (en Mo) dans le bureau. |
| Ordre des taxonomies, séparé par des virgules | Cette configuration permet de définir l'ordre des onglets qui s'affiche par défaut dans la page d'accueil de Constellio. Chaque utilisateur peut configurer l'ordre des onglets qu'il désire dans « Modifier mon profil ». | admUnits | Unités administratives |
| plan | Plan de classification | ||
| containers | Emplacements | ||
| smbFolders | Partages réseaux | ||
| sharepointFolders | Site Sharepoint | ||
| Onglet Arbres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Afficher les contenants | Cette configuration permet d'afficher les contenants et les taxonomies de l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les contenants seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les contenants ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Afficher les enregistrements versés | Cette configuration permet d'afficher les dossiers versés dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers versés seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers versés ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Afficher les enregistrements détruits | Cette configuration permet d'afficher les dossiers détruits dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers détruits seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers détruits ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels). | ||
| Afficher les enregistrements semi-actifs | Cette configuration permet d'afficher les dossiers semi-actifs dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers semi-actifs seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers semi-actifs ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Seulement afficher le triangle d'ouverture lorsque le dossier a un contenu (diminution majeure de la vitesse d'affichage des arbres) | Cette configuration permet d'afficher le triangle d'ouverture lorsque le dossier a un contenu. Cependant, il y a une diminution majeure de la vitesse d'affichage des arbres dans ce cas. | Activé | Affiche le triangle d'ouverture seulement lorsqu'il y a du contenu. |
| Désactivé | N'affiche pas le triangle d'ouverture lorsqu'il n'y a pas de contenu. | ||
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