Loi 25

La loi 25

Depuis septembre 2022, la loi 25 est maintenant en vigueur au Québec. Cette page présente l'approche de Constellio quant à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, soit la loi 25. 

En bref

La loi modifie les conditions auxquelles les organismes publics et les entreprises peuvent communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à une personne ou un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques, campagne marketing, etc.

Entrée en vigueur

Les modifications apportées par la Loi 25 entrent progressivement en vigueur sur une période de trois ans, jusqu'en 2024.

Êtes-vous visés?

Voici plusieurs lois touchées par les modifications concernant la Loi 25. Si une de ces lois vous touche, la Loi 25 aussi.

Entreprises privées 

Toutes les entreprises privées sont assujetties à la Loi 25.

Si votre organisation recueille, utilise ou communique les renseignements personnels de personnes situées au Québec, la Loi s’appliquera fort probablement au traitement de ces renseignements, et ce, même si vous n’avez pas de bureau ni aucune autre installation dans la province.

Ministères et organismes publics

Environ 2 800 organismes publics sont assujettis à la Loi 25, soit par exemple :

• Les ministères et organismes gouvernementaux
• Les municipalités et les organismes qui en relèvent, les communautés métropolitaines, les municipalités régionales de comté
• Les commissions scolaires, les établissements privés subventionnés, les cégeps, les universités
• Les centres hospitaliers, les centres d’accueil, les CLSC, les agences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux et les centres jeunesse
• Les ordres professionnels dans la mesure prévus par le Code des professions

Ce que Constellio vous permet de faire...

Que ce soit directement dans Constellio ou indirectement par Microsoft Teams, notre solution vous permettra de respecter vos obligations.

Désigner

Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels et publier le titre et les coordonnées du responsable sur le site Internet de votre organisation.

Constellio permet : 

• Création du rôle

Collaborer

Créer un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Pour ce faire, Constellio vous permet de créer un espace virtuel qui sera utilisé comme espace de collaboration sécurisé. Après cela, chaque dossier ou document ayant trait au comité pourra être ajouté à cet espace virtuel.

Pour créer l'espace virtuel :

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis dans «Espace virtuel»;
3. Cliquer sur «Ajouter»;
4. Remplissez le formulaire de création et cliquez sur «Enregistrer». 
5. Consulter l'espace en cliquant sur la loupe à côté du nom de celui-ci;
6. Dans cette page, cliquer sur «Ajouter» pour ajouter des sections à votre espace. Ce formulaire apparaîtra;
7. Cela permettra d'ajouter des sections à votre espace virtuel pour l'organiser;
8. Vous pourrez alors utiliser cet espace pour y classer vos dossiers et documents relatifs au comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Pour en savoir plus sur les espaces virtuels, consulter l'article «Structures personnalisées (Espace virtuel)».

Pour ajouter un dossier ou un document à votre espace virtuel, voici comment faire : 

1. Lors de la création ou modification de l'enregistrement, aller dans l'onglet «Classer dans», puis cliquer sur la loupe à côté de votre espace virtuel;
2. Cocher la section dans laquelle classer votre enregistrement, puis «Séclectionner»;
3. «Enregistrer» l'enregistrement. Votre enregistrement se trouve maintenant sous cette section dans l'espace virtuel.

Inventorier

Collaborer avec ce comité à l'inventaire des renseignements personnels détenus par l'organisation et évaluer leur sensibilité.

• Identification automatique des renseignements personnels
• Création de métadonnées indiquant la nature de l'information trouvée
• Identification manuelle ou automatique

Rédiger

Collaborer avec ce comité à la rédaction : 

• Des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels;
• D'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) lorsque la Loi l'exige, par exemple, avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec.

• Ces documents doivent se retrouver dans l'espace virtuel;
• Peuvent être partagés via favoris;
• Peuvent être publiés.

Documenter

Documenter les politiques, procédures, inventaires, rapports d'incident, registres d'incidents, évaluations et références.

• Documenter tous les dossiers et leurs documents dans un espace virtuel ou autres (plan, unité, etc.).

Publier

Publier de l'information détaillée sur vos politiques et procédures en termes simples et clairs sur le site Internet de votre organisation.

• Publier les documents sur l'intranet grâce à la génération de liens publics.

Aviser

Aviser la Commission et les personnes concernées de tout incident présentant un risque de préjudice sérieux

• Créer un workflow prêt à être lancé.

Répondre

Répondre avec diligence aux demandes d'accès, que celles-ci soient verbales ou écrites, motiver tout refus et informer le requérant des recours offerts devant la Commission d'accès à l'information.

• Création d'un workflow de demande d'accès.

Sécuriser

Sécuriser toutes les informations, dont les dossiers et les documents.

• Identifier les contenus à sécuriser via les autorisations spécifiques ou les classifications de sécurité.

Conserver et détruire

La Loi accorde une place primordiale à la conservation et la destruction des renseignements personnels. Constellio vous permettra de systématiser l'application du cycle de vie des dossiers et des documents (papier et numérique).

• Gestion du déclassement