iO Teams

1. Teams

La fonctionnalité Teams permet de gérer les documents de votre Constellio, d'Office 365 et d'Exchange dans un même endroit. Les fonctionnalités sont les mêmes que dans l'application en soi. Création, gestion, recherche sont disponibles dans chacun des onglets pour une gestion documentaire pratique.

2. Recherche unifiée

La recherche unifiée permet de rechercher dans les trois modules. Ainsi, vous pouvez retrouver tous les documents d'un même sujet dans un même endroit.Recherche unifiée

Ce tableau démontre toutes les actions qui sont possibles de réaliser dans chacun des onglets de la recherche avancée.

3. Vue unifiée

La vue unifiée vous permet de consulter l'arborescence de Constellio, Exchange, OneDrive, Sharepoint et Teams.Vue unifiée

4. Menu d'actions

4.1 Ajouter un sous-dossier

Cette option permet d'ajouter un sous-dossier.

1. À droite d'un dossier, appuyer sur les « ... » et sélectionner « Ajouter un sous-dossier »;
2. Nommer le nouveau dossier;
3. Cliquer sur « Ajouter ».

4.2 Ajouter des documents

Cette option permet d'ajouter un document.

1. À droite d'un dossier, appuyer sur les « ... » et sélectionner « Ajouter des documents »;
2. Glisser un document dans la fenêtre;
3. Fermer la fenêtre d'ajout et cliquer sur le dossier. Le document ajouté s'y trouve.

4.3 Ajouter aux favoris

Cette option permet d'ajouter le dossier ou document dans un nouveau favori, dans un favori existant ou dans un favori partagé. Pour un nouveau favori, inscrire un titre et cliquer sur « Enregistré ».

1. Appuyer sur les « ... » à droite du document/dossier puis sélectionner « Ajouter aux favoris »;
2. Choisir un groupe de favoris (ou en créer un nouveau) et « enregistrer »;
3. Pour retrouver ledit ajout, aller dans les favoris au groupe choisis.
   Ajouter aux favoris

Cette option permet de dupliquer un document, dossier ou fichier, ce qui permet d'obtenir un double de l'élément choisi.

1. Appuyer sur les « ... » à droite d'un fichier/document/dossier puis sélectionner « Copier »;
2. Choisir un endroit où copier l'élément choisi.
   Action de « Copier »

Cette option permet de dupliquer un document, dossier ou fichier, ce qui permet d'obtenir un double de l'élément à choisir dans le logiciel Constellio.

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un dossier/courriels/fichiers;
2. Sélectionner un ou des dossiers et appuyer sur « ... »;
3. Appuyé sur « Copier ». Sélectionner les dossiers Constellio où vous voulez coller les éléments;
4. Appuyer sur « Sélectionner » et aller dans le dossier sélectionné pour coller.

4.6 Copier dans un autre arbre d'Office 365

Cette option permet de dupliquer un document, dossier ou fichier, ce qui permet d'obtenir un double de l'élément à choisir dans un arbre d'Office 365.

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un dossier/courriels/fichiers;
2. Sélectionner un ou des dossiers et appuyer sur « ... »;
3. Appuyé sur « Copier ». Sélectionner les dossiers Office 365 où vous voulez coller les éléments;
4. Appuyer sur « Sélectionner » et aller dans le dossier sélectionné pour coller.

4.7 Demander une signature

La signature numérique est un plugin qui permet aux utilisateurs de Constellio d'appliquer leur signature et/ou initiale aux documents ainsi que de les certifier. Par ailleurs, le plugin permet aussi de générer une URL de signature pour l'envoyer à des utilisateurs externes.

Cette action permet donc de réaliser la signature numérique.

Utilisateurs externes

L'action « Signature externe » permet à l'utilisateur de générer l'URL temporaire. Il doit alors saisir le nom de l'utilisateur externe, son adresse courriel ainsi que la date limite pour appliquer la signature. Lorsque l'utilisateur appuie sur le bouton « Générer », l'URL est automatiquement envoyée à l'adresse courriel saisie précédemment.

Lorsque la date d'expiration est atteinte, l'URL de signature externe cesse de fonctionner.

1. Appuyer sur le « ... » au bout d'un document;
2. Sélectionner « Demande de signature »;
3. Être sur le choix externe. Écrire le nom de l'utilisateur, ainsi que son courriel. Choisir une date d'expiration;
4. Envoyer la demande.
   Demande signature à un utilisateur externe

Cette option permet de déplacer un document dans un autre dossier ou même de déplacer un dossier.

1. Appuyer sur les « ... » à droite d'un fichier puis sélectionner « Déplacer »;
2. Choisir un emplacement et confirmer. Le fichier se déplace et disparaît de son endroit d'origine pour être maintenant présent à l'endroit sélectionné.

4.9 Déplacer dans Constellio

Cette option permet de déplacer un document ou dossier dans le logiciel Constellio.

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un dossier contenant des fichiers;
2. Sélectionner un ou des fichiers et appuyer sur « ... »;
3. Appuyer sur « Déplacer ». Sélectionner les dossiers Constellio où vous voulez déplacer les dossiers;
4. Appuyer sur « Sélectionner » et aller dans le dossier sélectionné pour déplacer.

4.10 Déplacer dans un autre arbre d'Office 365

Cette option permet de déplacer un document ou dossiers dans un arbre d'Office 365.

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un dossier contenant des fichiers;
2. Sélectionner un ou des fichiers et appuyer sur « ... »;
3. Appuyer sur « Déplacer ». Sélectionner les dossiers Office 365 où vous voulez déplacer les dossiers;
4. Appuyer sur « Sélectionner » et aller dans le dossier sélectionné pour déplacer.

4.11 Filtre

Un filtre est disponible dans l'onglet Constellio pour trier plus facilement votre recherche.

Celui-ci n'est pas disponible dans les autres onglets.

4.12 Lier un contenu Office 365

Cette option permet de lier un contenu Office 365 à un fichier. Lors de la consultation de celui-ci, l'élément lié sera aussi consultable.

1. Appuyer sur les « ... » à droite de l'élément puis sélectionner « Lié un contenu à Office 365 »;
2. Sélectionner des éléments à associer puis cliquer sur « Sélectionner »;
3. Cliquer sur le fichier et vérifier les contenus.

OU via la Vue unifiée 

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un dossier. Cliquer sur le bouton d'ouverture de dossier à droite au lieu d'ouvrir l'arborescence;
2. Sélectionner le bouton des actions du dossier ouvert principal;
3. Sélectionner lié à un contenu Office 365;
4. Sélectionner un document ou dossier de chaque arbre. Appuyer sur « Appliquer ».

OU via la Vue unifiée 

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un dossier. Sélectionner un dossier;
2. Appuyer sur « ... » et sélectionner « Lié à un contenu Office 365 »;
3. Sélectionner un document ou dossier de chaque arbre. Appuyé sur « Appliquer ».

4.13 Lier à Constellio

Cette option permet de lier un contenu Constellio à un fichier. Lors de la consultation de celui-ci, l'élément lié sera aussi consultable.

1. Appuyer sur les « ... » à droite de l'élément puis sélectionner « Lié un contenu à Constellio »;
2. Sélectionner des éléments à associer puis cliquer sur sélectionneur;
3. Cliquer sur le fichier et vérifier les contenus.

4.14 Lier à un plan de classification dans Constellio

Cette option permet de lier un dossier à un plan de classification dans Constellio.

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un ou plusieurs dossiers;
2. Sélectionner des dossiers et appuyer sur « ... »;
3. Appuyer sur « Lier à Constellio ». Sélectionner un élément de plan de classification (unité administrative ou catégorie) dans l'arborescence;
4. Appuyer sur « Sélectionner ».

4.15 Ouvrir en ligne

Permets d'ouvrir directement le document savoir avoir besoin d'ouvrir le navigateur et d'y ajouter l'adresse URL.

À droite d'un document, appuyer sur les « ... » et sélectionner « Ouvrir en ligne ».

4.16 Ouvrir dans l'application

Permets d'ouvrir directement le document sans avoir besoin d'ouvrir le navigateur et d'y ajouter l'adresse URL.

À droite d'un document, appuyer sur les « ... » et sélectionner « Ouvrir dans Constellio/Office365/Exchange ».

4.17 Ouvrir sur le poste de travail

Cette action permet d'ouvrir le document sur le poste de travail avec lequel vous travaillez.

À droite d'un document, appuyer sur les « ... » et sélectionner « Ouvrir sur le poste de travail ».

4.18 Partager

Cette option permet de partager un document ou un lien vers ledit document dans un canal. Vous pouvez alors soit le télécharger ou naviguer directement dans le canal choisi.

1. Appuyer sur les « ... » à droite du dossier/document, puis sélectionner « Partager »;
2. Sélectionner un canal, ajouter une personne à notifier, ajouter un commentaire et choisir l'option « Copier le fichier » ou « Lien de consultation »;
3. Appuyer sur « Partager ». Un nouveau message apparaît dans le canal choisi incluant toutes les informations entrées et le document téléchargé. Sous l'onglet fichier du canal, on retrouve le document.

OU via la Vue unifiée

1. Ouvrir l'arborescence jusqu'à un dossier/fichier/sous-dossier;
2. Sélectionner un dossier/fichier puis cliquer sur « ... »;
3. Sélectionner « Partager ». Une fenêtre s'ouvre;
4. Remplissez les champs, puis partager dans un canal. Appuyer sur « Envoyer ».
   Partager un document ou un dossier

    

2.19 Rechercher

Cette option permet de rechercher des dossiers ou documents.

Dans la barre de recherche, inscrire le nom du dossier, courriel ou document voulu et appuyé sur ENTER.

4.20 Télécharger

Cette option permet de télécharger la dernière version d'un document.

Appuyer sur les « ... » à droite d'un document/fichier puis sélectionner « Télécharger ». Action « Télécharger »

4.21 Signer le document

L'onglet des favoris regroupe tous les dossiers ou documents qui ont été ajoutés dans les favoris. 

Actions	Description	Images
Ajouter un document/dossiers/sous-dossiers	Appuyer sur « ... » à droite d'un document/dossiers/sous-dossiers puis sélectionner « Ajouter aux favoris ». Choisir un groupe de favoris et enregistrer.	L'onglet des favoris avec action
Facette (filtre sur un favori)	La facette sert à trier les éléments ajoutés dans les favoris.
Ouvrir dans Constellio	Appyer sur « ... » à droite d'un document puis sélectionner « Ouvrir dans Constellio ».
Ouvrir sur le poste de travail	Appuyer sur « ... » à droite d'un document puis sélectionner « Ouvrir sur le poste de travail ».
Télécharger	Appuyer sur « ... » à droite d'un document puis sélectionner «

7. Configurations

La configuration permet de relier votre site Constellio à votre Teams et ainsi de faire la transition de vos documents entre les deux.