iO Numérisation
- 11 Oct 2023
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iO Numérisation
- Mis à jour le 11 Oct 2023
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Numérisation
La numérisation est une fonctionnalité complètement intégrée au niveau de l'interface de Constellio. Il permet de numériser directement les documents de votre numériseur à votre logiciel Constellio. La numérisation s'effectue à la pièce. Plusieurs actions peuvent être ensuite réalisées sur le résultat de la numérisation.
Le module utilise l'Agent Constellio
Pour pouvoir utiliser le module de numérisation web, désinstaller votre Agent Constellio et réinstaller la dernière version à jour.
Information
La fonction ROC est gérée par un module embarqué dans Constellio. Le module supporte une large gamme de modèles avec deux des principaux protocoles de numérisation (WIA et TWAIN).
1. Numériser un document
Par défaut, les documents sont déposés en PDF. Plusieurs métadonnées sont retenues du projet de numérisation.
Ces informations pourraient prendre quelques instants avant d'apparaître dans la fiche de métadonnées.
| Libellés | Description | Image |
|---|---|---|
| ID du projet de numérisation | Indique l'identifiant du projet de numérisation. |  |
| Utilisateur qui a fait la numérisation | Nom de l'utilisateur qui a réalisé la numérisation dans Constellio. | |
| Date de la numérisation | Date de la numérisation réalisé dans Constellio. | |
| Logiciel de numérisation | Logiciel utilisé lors de la numérisation. Typiquement «Constellio Agent». | |
| Version du logiciel de numérisation | Version du logiciel de numérisation lors de la numérisation. | |
| Identifiant du scanner | Indique l'identifiant du numériseur. | |
| Nombre de page original à la première session de numérisation | Représente le nombre de pages original à la première session de numérisation. | |
| Nombre de pages finales du document | Représente le nombre de pages final du document. | |
| Nombre de pixels de large | Représente le nombre de pixels de large. | |
| Nombre de pixels de haut | Représente le nombre de pixels de haut. | |
| Densité des pizels (dpi) | Représente la densité des pizels. | |
| Utilisateur qui a fait l'assurance qualité | Indique l'utilisateur qui a assuré l'assurance qualité. | |
| Date de l'assurance qualité | Indique la date de l'assurance qualité. |
1.1 Numériser directement dans un dossier
Pour numériser un document directement dans un dossier, suivez ces étapes :
- Placer le document à numériser dans le numériseur;
- Dans l'interface Web de Constellio, rendez-vous sur la page de consultation du dossier dans lequel vous désirez déposer le document numérisé;
- Dans le menu déroulant, cliquez sur « Numériser un document ». Cela activera le logiciel natif du numériseur. Choisir les options de la numérisation permises par votre numériseur;
- Lancez la numérisation en cliquant sur « Numériser ». Constellio enclenchera la numérisation de votre appareil et enregistrera le document dans le module de numérisation;
- La fenêtre du numériseur se fermera et vous serez redirigé sur le module où le document numérisé est enregistré.
Lors de la finalisation du projet, vous n'aurez pas à choisir un dossier dans les métadonnées du formulaire d'Ajout de document.
1.2 Dans le module de numérisation
Pour numériser un document, suivez ces étapes :
- Placer le document à numériser dans le numériseur;
- Dans le menu déroulant, cliquez sur « Numériser un document ». Cela activera le logiciel natif du numériseur. Choisir les options de la numérisation permise par votre numériseur;
- Lancez la numérisation en cliquant sur « Numériser ». Constellio enclenchera la numérisation de votre appareil et enregistrera le document dans le module de numérisation;
- La fenêtre du numériseur se fermera et vous serez redirigé sur le module où le document numérisé est enregistré.
2. Actions sur le projet de numérisation
Lorsque vous êtes à l'intérieur de votre projet de numérisation, les pages numérisées apparaîtront.
| Actions | Description | Images |
|---|---|---|
| Naviguer entre les pages | Il est possible de cliquer sur les pages pour voir le résultat de la numérisation. vous pouvez passer d'une page à l'autre en cliquant tout simplement sur celle-ci. | |
| Supprimer | Pour supprimer une page, cliquez sur le X rouge. Cette action supprimera la page sélectionnée du projet de numérisation. |  |
| Reprise d'une page | Cette action permet de reprendre la numérisation de la page sélectionnée. |  |
| Ordonner les pages | Pour ordonner les pages, vous pouvez cliquer sur les trois lignes à gauche de la page et glisser celle-ci à l'endroit voulu. |  |
3. Actions sur la page
| Actions | Description | Images |
|---|---|---|
| Zoom Avant | Permet de zoomer la page pour voir de plus près les éléments. |  |
| Zoom Arrière | Permets de zoomer la page pour voir de plus loin les éléments. |  |
| Main | La main permet de déplacer la page. |  |
| Retour en arrière | Permet d'annuler la dernière action posée sur la page. |  |
| Retour en avant | Permets de remettre en place la dernière action posée sur la page. |  |
| Réinitialiser | Permets de réinitialiser les actions posées sur la page. |  |
| Finaliser le projet | Permets de finaliser le projet et de le transformer en document. Cela ouvre automatiquement le formulaire de création d'un document. Valeur légale du document Des métadonnées s'ajoutent pour témoigner de la valeur légale du document. L'outil extrait les informations du numériseur et les partage à Constellio. Celles-ci se mettent automatiquement. Reconnaissance optique des caractères Après avoir enregistré le document, Constellio va automatiquement faire une reconnaissance optique des caractères, ce qui permet de convertir les images en texte. Il est maintenant possible de rechercher des mots-clés dans les pages du document. |  |
| Ajouter une image | Permets d'ajouter une autre page de numérisation au projet en cours. | |
| Supprimer le projet | Permets de supprimer le projet en cours. | |
| Annuler | Annule les actions posées. |
4. Action d'actif numérique
Ces actions permettent de travailler les images directement au niveau de Constellio.
| Actions | Description | Images |
|---|---|---|
| Recadrer | Cette action permet de recadrer la page du projet de numérisation. Plusieurs options sont offertes : personnalisé, carré, 3;2, 4;3, 5;4, 7;5 et 16;9. Après avoir fait votre choix, vous n'avez qu'à cliquer sur « Appliquer ». En tout temps, vous pouvez cliquer sur l'action « Annuler ». |  |
| Retourner | Permet de retourner en mode paysage ou portrait votre page. Il est aussi possible de réinitialiser ces actions. | .png?sv=2022-11-02&ss=b&srt=o&spr=https&st=2024-05-05T06%3A49%3A11Z&se=2024-05-05T06%3A59%3A11Z&sp=r&sig=qXek%2Fhq1yNa8C777RkCfa9p9nmd%2FY7YHLidT9HIkpU8%3D) |
| Redresser | Permet de redresser la page de numérisation. |  |
| Dessiner | Ce service permet de faire des annotations à la main. Vous pouvez dessiner de façon libre ou droite. Choisir la couleur de votre choix. |  |
| Forme | Ce service permet de faire des annotations. Il est possible d'ajouter des formes telles que des rectangles, des cercles et des triangles, soit en trait ou remplis. |  |
| Icônes | Ce service permet de faire des annotations. Il est possible d'ajouter des icônes comme des flèches, des étoiles, etc. |  |
| Zone de texte | Cette action permet d'ajouter du texte à votre page de numérisation. |  |
| Filtre | Ces options permettent de retravailler, configurer et éclaircir/assombrir l'image du document. |  |
5. Numérisation en lot
Il est possible dans Constellio de réaliser des numérisations en lot dans différents dossiers. Pour se faire, il faut imprimer un bon de numérisation et le placer entre les pages des documents, marquant la fin du document à numériser et indiquant dans quels dossiers celui-ci ira. Le bon de numérisation comporte un code QR désignant ledit dossier dans lequel le document précédent se retrouvera.
5.1 Imprimer le bon de numérisation
- Consulter le dossier de votre choix;
- Cliquer sur l'action «Générer un rapport»;
- Dans l'onglet «Générer PDF», cliquer dans les choix «Bon de numérisation dossier»;
- Vous pourrez imprimer le PDF et le conserver pour la préparation.
5.2 Préparation
Préparez vos documents à numériser et placer au début des documents le bon de numérisation correspondant au dossier dans lequel il sera classé.
5.3 Numérisation
- Placer vos documents dans le numériseur;
- Dans l'interface Web de Constellio, dans le menu déroulant, cliquez sur l'action «Numériser un document»;
- Cela activera le logiciel natif du numériseur. Choisir les options de la numérisation permises par votre numériseur;
- Lancez la numérisation en cliquant sur « Numériser ». Constellio enclenchera la numérisation de votre appareil et enregistrera les documents dans le module de numérisation;
- La fenêtre du numériseur se fermera et vous serez redirigé sur le module où vos documents numérisés sont enregistrés.
- Vous pourrez consulter chaque projet de numérisation pour vérifier l'état et finaliser les projets. Les documents seront liés au dossier voulu grâce au bon de numérisation.
6. Numérisation de substitution
En vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, il est requis de documenter un transfert technologique pour qu'il puisse être démontré que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. Plusieurs critères sont de mises et la documentation comporte :
-La mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert;
-La mention du procédé de transfert utilisé;
-Les garanties qu'il est censé offrir;
-La documentation accompagnant le numériseur ainsi que le logiciel de numérisation.
Numérisation de substitution actifs et semi-actifs
Selon la LCCJTI, il est important de s'assurer que la destruction respecte le calendrier de conservation. Donc, dans ce sens, des modifications devront être apportées à la règle de conservation si aucune mention n'est faite concernant la destruction des documents originaux suite à une numérisation de documents actifs et semi-actifs. L'approbation de BAnQ est requise avant toute action de destruction.
Numérisation de substitution inactifs
Pour ce type de document, une autorisation doit être émise par BAnQ pour pouvoir détruire une version originale d'un document numérisé. L'aide-mémoire qui suit explique la procédure pour obtenir cette autorisation. La raison principale d'un tel projet de numérisation est souvent l'économie d'espace relié à la destruction des documents papier. Cependant, plusieurs critères sont à respecter et une bonne réflexion est nécessaire pour déterminer si le jeu en vaut la chandelle. Pour en savoir plus, fiez-vous au document suivant.
Lecture intéressante
Nous vous conseillons cet article de Marie-France Mignault, archiviste à BAnQ, qui traite de la numérisation de substitution et des obligations des organismes publics. Cela permet de décortiquer les obligations des centres d'archives.
Nous recommandons aussi une lecture de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) pour bien comprendre l'équivalence fonctionnelle d'un même document sur des supports différents.
Ce recueil de BAnQ permet aussi d'en apprendre davantage sur la numérisation des collections patrimoniales, archivistiques et muséales.
La Direction générale des archives de BAnQ a produit un guide qui présente de manière simple et pratique l'ensemble des exigences archivistiques et juridiques qui doivent être prises en considération lors de la conception et réalisation d'un projet de numérisation.
Nous recommandons aussi une lecture de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) pour bien comprendre l'équivalence fonctionnelle d'un même document sur des supports différents.
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La Direction générale des archives de BAnQ a produit un guide qui présente de manière simple et pratique l'ensemble des exigences archivistiques et juridiques qui doivent être prises en considération lors de la conception et réalisation d'un projet de numérisation.
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