L'Agent Constellio
- 26 Mar 2024
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L'Agent Constellio
- Mis à jour le 26 Mar 2024
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L'Agent Constellio
L'Agent est un logiciel installé sur le poste de l'utilisateur qui permet l'édition de document directement dans la voûte de Constellio en temps réel (avec support pour mode hors connexion). Cet outil fonctionne aussi bien sur Windows, Macintosh ou Linux. Il est également multi format. Il fonctionne ainsi avec n'importe quel format de fichier numérique et est multi navigateur (IE, Firefox, Chrome ou Safari). Pour pouvoir utiliser l'agent, il faut préalablement installer le plugin.
Pour télécharger la dernière version de l'Agent, cliquer ici :
-Agent Constellio (français)
-Agent Constellio (anglais)
1. Fonctionnalités via l'icône
Une icône de l'Agent Constellio est située en bas à droite de l'écran (zone de notifications) et un raccourci est également présent sur votre bureau :
Raccourci et icône - Agent Constellio
- L'icône dans la zone de notification permet la configuration de l'agent et des actions sur les documents.
- L'icône sur le bureau permet l'importation de documents et de dossiers dans Constellio.
1.1 Options
Le tableau suivant décrit toutes les options possibles via l'icône de l'Agent Constellio.
| Options | ||
|---|---|---|
| Options du menu | Description | Image |
| À propos | Permet de connaître la version de l'agent que vous disposez. |  |
| S'authentifier | Permet de s'authentifier ou d'effectuer un changement d'utilisateur sans fermer et ouvrir Constellio dans le navigateur. | |
| URL de Constellio | Information sur l'adresse URL de Constellio utilisée sur le poste de travail. | |
| Ouvrir Constellio | Permet d'ouvrir directement Constellio sans avoir besoin d'ouvrir le navigateur et d'y ajouter l'adresse URL. | |
| Envoyer les journaux dans Constellio | Cette option permet de transmettre les journaux des activités de l'Agent pour aider à produire un diagnostic en cas de problème. | |
| Importation... | Cette option permet d'ouvrir la fenêtre «Importer dans Constellio», l'importation permet d'importer des documents et des dossiers. | |
| Documents empruntés | Après l'emprunt de documents, cette option permet d'ouvrir le fichier électronique d'un document emprunté, ouvrir la fiche du document, retourner une version mineure et retourner une version majeure. | |
| Documents non classés | Lorsque des documents sont présents dans le bureau de Constellio. Cette option permet d'ouvrir le document ou de classer le document. | |
| Quitter | Permet de fermer l'Agent. | |
Travail hors connexion
Il est possible d'ouvrir un document emprunté, de l'éditer et de l'enregistrer hors connexion. Le document sera conservé sur le poste de travail tant et aussi longtemps que la connexion Internet ne sera pas rétablie. Lorsque la connexion est reprise, l'Agent effectue la synchronisation avec le serveur et enregistre le document sur le serveur Constellio.
1.2 Documents empruntés
Cette option permet de voir tous les documents empruntés et de réaliser plusieurs actions :
- Ouvrir le document : permets d'ouvrir le document dans l'application du bureau;
- Ouvrir la fiche du document : permets d'ouvrir la fiche du document dans Constellio;
- Retourner une version mineure : permets de retourner une version mineure du document dans Constellio;
- Retourner une version majeure : permets de retourner une version majeure du document dans Constellio.
Documents empruntés - Agent Constellio
1.3 Documents non classés
Cette option permet de voir les documents présentement classés dans le bureau de Constellio :
Documents non classés - Agent Constellio
- Ouvrir le document : permets d'ouvrir le document dans l'application du bureau;
- Classer le document : permets de classer le document dans un dossier dans Constellio.
Travail hors connexion
Il est possible d'ouvrir un document classé, de l'éditer et de l'enregistrer hors connexion. Le document sera conservé sur le poste de travail tant et aussi longtemps que la connexion Internet ne sera pas rétablie. lorsque la connexion est reprise, l'agent effectue la synchronisation avec le serveur et enregistre le document sur le serveur Constellio.
1.4 Importer dans Constellio
L'Agent permet d'importer des documents ou des dossiers via :
La fenêtre « Importer dans Constellio ». Il est possible de glisser-déposer des dossiers et des documents sur le raccourci Constellio du bureau.
- Déplacer vers - Agent Constellio
- L'Agent (icône zone de notification) dans l'option « Importation...»
- En faisant une clique-droit sur le dossier ou le document en sélectionnant « Importer dans l'Agent Constellio ».
« Importer dans l'Agent Constellio » - Clique-droit sur un dossier ou document.
1.5 Fenêtre d'importation
Dans la fenêtre d'importation qui s'affiche :
- Sélectionner dans « Classer dans : » la collection dans laquelle vous voulez classer le document, ou ne rien choisir pour classer dans le bureau de Constellio;
- Rechercher la rubrique du plan de classification à associer aux dossiers ou le sélectionner dans l'affichage;
- Sélectionner ou non les documents ou dossiers à importer. Il est possible d'ajouter des dossiers ou documents en les glissant-déposant dans la fenêtre;
- Cliquer sur « Lancer l'importation »;
- Suite à une importation, il est possible de modifier l' « Emplacement dans Constellio » pour importer d'autres dossiers ou documents dans un autre emplacement.
Lors de l'importation, les éléments ne sont plus disponibles sur le bureau et se trouvent désormais dans la fenêtre d'importation :
- Si un élément ne doit plus être importé, il est possible de récupérer l'élément dans votre poste de travail en cliquant sur le symbole de récupération à droite du nom de l'élément. Un dossier de récupération avec la date du moment de la récupération sera créé et contient les éléments récupérés.
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Fenêtre d'importation - Agent Constellio - Si un dossier ou document n'est plus nécessaire, le « X » rouge peut être utilisé, mais dans ce cas, l'élément sera supprimé.
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Règle de conservation
Pour pouvoir importer un dossier par l'Agent, il faut que votre rubrique du plan de classification ne soit reliée qu'à une seule règle de conservation. Il n'est pas possible de choisir une règle par l'importation de l'Agent.
Les dossiers ou les documents seront supprimés de votre poste d'ordinateur.
1.6 Importation dans le bureau de Constellio
Il est possible d'importer des documents dans le bureau de Constellio à partir du menu contextuel de Windows :
- Il suffit d'ouvrir le menu contextuel d'un document ou dossier de votre poste de travail avec le bouton droit de la souris et de cliquer sur « Importer sur le bureau de Constellio ». Lorsque des éléments sont importés dans Constellio, ils ne sont plus sur le poste de travail;
- Les documents importés dans le bureau de Constellio, en plus d'être directement dans votre bureau, sont également disponibles dans les documents non classés de l'Agent.
« Importer sur le bureau de Consetllio » - Clique-droit sur un dossier ou un document.
2. Fonctionnalités via Constellio
Plusieurs actions sont possible de réaliser avec l'Agent Constellio via la plateforme directement.
2.1 Ouvrir le document
Lorsque vous ouvrez votre document, rien ne vous oblige à modifier celui-ci. Toutefois, si vous réalisez une modification, l'Agent Constellio le détectera et vous proposera de l'emprunter pour sauvegarder les changements dans Constellio.
- Consulter un document;
- Cliquer sur «Ouvrir»;
- L'Agent vous demande de vous connecter(si vous n'avez pas encore été connecté);
- Le document ouvre sur votre poste de travail;
- Faites une modification et cliquez sur «X»;
- Ce message apparaîtra;
Options- Si vous cliquez sur l'option «Emprunter le document», l'Agent Constellio empruntera le document et vos changements seront sauvegardés dans le logiciel.
- Si vous cliquez sur «Ne pas emprunter le document», il faudra alors que vous enregistriez vos changements sur votre poste de travail.
- Cliquer sur «Emprunter le document», il est maintenant indiqué dans Constellio que vous êtes en emprunt sur le document.
2.2. Emprunter
Pour réaliser une modification sur le document, vous devez l'emprunter. Ainsi, vous vous assurez d'être la seule personne en modification sur le document.
- Consulter un document;
- Cliquer sur «Emprunter»;
- L'Agent vous demande de vous connecter(si vous n'avez pas encore été connecté);
- Le document ouvre sur votre poste de travail et il est possible de le modifier.
2.3 Retourner
Lorsque vos modifications sont terminées, vous devez «Retourner» le document pour retourner la nouvelle version du document. Sinon, votre version de travail ne sera pas disponible aux autres utilisateurs.
- Consulter un document emprunté;
- Cliquer sur «Retourner»;
Constellio vous demande de choisir entre une version mineure et une version majeure, puis «Enregistrer»;
Versions de documentQuelle est la différence entre une version mineure et majeure?
Tout dépend de l'organisation. Une version majeure est généralement plus complète, alors qu'une version mineure est plutôt brouillonne.
La différence est indiquée dans le nom de la version :
Majeure : 1.0
Mineure : 0.1- La version de travail est enregistrée et apparaît dans l'onglet «Historique de version». L'indication d'emprunt sur le document n'est plus là.
Retourner un document sans faire de modification
Si vous retournez un document sans avoir réalisé de modification, l'Agent ne vous demandera pas de choisir une version de document et n'enregistrera pas de nouvelles versions. L'Agent détecte si de réelles modifications ont été réalisées.
2.4 Finaliser
Si vous souhaitez changer votre dernière version mineure en version majeure, l'option «Finaliser» vous permettra de réaliser ce changement. Cela force la dernière version mineure à changer pour une version majeure.
- Consulter un document emprunté qui possède une dernière version mineure;
- Cliquer dans les actions sur «Finaliser»;
- La dernière version du document dans «Historique des versions» est passée en version majeure.
Action «Finaliser»
L'option «Finaliser» est seulement disponible quand la dernière version est une version mineure.
2.5 Téléverser
Si vous avez enregistré une version de travail sur votre poste ou qu'un utilisateur extérieur à votre organisation vous a fourni une nouvelle version, il est possible de «Téléverser» cette version comme dernière version dans Constellio. Cela remplacera la dernière version dans l'historique de version et deviendra la nouvelle version finale.- Consulter un document;
- Cliquer dans les actions sur «Téléverser»;
- Choisir un fichier, le type de version et cliquer sur «Enregistrer»;
- La nouvelle version est maintenant enregistrée.
2.6 Actions dans l'historique des versions
Plusieurs actions sont disponibles dans l'historique des versions.
| Actions | Description | Image |
|---|---|---|
| Comparer | Permet de comparer plusieurs versions en les sélectionnant. |  |
| Supprimer les versions sélectionnées | Permet de supprimer les versions sélectionnées. *Il n'est pas possible de supprimer la dernière version disponible. | |
| Supprimer toutes les versions antérieures | Permet de supprimer toutes les versions antérieures. | |
 | Permets de supprimer la version de la ligne. | |
| Télécharger (cliquer le nom du fichier d'une version) | Permet de télécharger une ancienne version du document en cliquant sur le nom du fichier de celle-ci. |
Configurations
Une configuration permet de déterminer combien de versions de document est-ce possible d'enregistrer. Pour en savoir plus, consulter l'article «Configurations du système».
Permissions
Il faut posséder un rôle permettant de supprimer des versions de document pour pouvoir le faire. Ainsi que possédé des accès en suppression. Pour en savoir plus, consultez l'article «Gérer les rôles».
3. Consulter les documents empruntés
Il est possible par la page d'accueil de consulter tous les documents dont nous sommes présentement en emprunt pour modification. Cette page affiche seulement les emprunts réalisés par nous-mêmes et non les autres utilisateurs de la collection.
- Dans la page d'accueil, cliquer sur l'onglet «Documents empruntés»;
- L'onglet affiche tous les documents empruntés par l'utilisateur.
4. Gérer les emprunts
Il est possible, pour un utilisateur ayant un rôle possédant une permission sur la gestion des emprunts, de gérer les emprunts des documents numériques. Pour en savoir plus, consultez l'article «Gérer les emprunts».
5. Comparaison des différentes options d'importation
Rendez-vous à ce lien, afin de télécharger un document explicatif de comparaison des différentes options d’importation
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