iO Annotation et caviardage

Annotation et caviardage

Les fonctionnalités d'annotation et de caviardage permettent d'annoter et caviarder vos documents directement dans Constellio. Ce module vous offre la possibilité de signer vos documents et de créer diverses annotations grâce au surlignage, au champ de texte, aux formes et plusieurs autres. Découvrez ci-dessous les différentes possibilités:

1. Créer des annotations

Il est possible de créer plusieurs couches d'annotations et d'appliquer une sécurité sur celles-ci. Les couches viennent se superposer sur le contenu du document et n'altèrent pas celui-ci.

1.1 Créer une annotation

1. Consultez un document, puis dans le pinceau à droite, sélectionnez «Modifier les annotations»;
2. Utilisez les outils à disposition pour laisser une écriture dans le document.

1.2 Créer des couches d'annotations

Il est possible de créer des couches d'annotations et d'appliquer différentes actions sur chacune d'entre elles. Les couches sont des annotations écrites par différents utilisateurs.

1. Consultez un document, puis dans le pinceau à droite, sélectionnez «Modifier les annotations»;
2. Cliquez maintenant sur «+ Ajouter une couche d'annotations»;
3. Nommez la couche d'annotations;
4. Cette couche est ajoutée à droite;
5. Vous pouvez maintenant annoter le document et ces annotations seront reliées à la «Couche #1»;
6. Vous pouvez recommencer ce processus autant de fois que vous le souhaitez.

1.3 Actions sur les couches d'annotations

1.3.1 Cacher l'annotation

Il est possible via cette action de cacher les annotations d'une couche en particulier.

1.3.2 Modifier l'annotation

Il est possible via cette action de modifier le nom de la couche d'annotation.

1.3.3 Gérer les autorisations

Il est possible via cette action d'attribuer des autorisations ou des restrictions à des utilisateurs ou groupes.

1. Cliquer sur l'icône d'autorisation;
2. Dans la page, cliquez sur «Ajouter une autorisation»;
   Couche publique

   Tant que la couche reste publique et qu'aucune autorisation particulière n’est rattachée, personne n'apparaît dans la page d'autorisation. Les autorisations s'affichent dès que la page devient privée.
3. Remplir le formulaire et «Enregistrer»;
4. Les autorisations sont ajoutées à la page.
5. Si vous souhaitez retirer ces autorisations, cliquez sur «Retirer les autorisations». Cela supprimera toutes les autorisations de la page. Il est aussi possible de supprimer une autorisation particulière en cliquant sur le «X» rouge.

1.3.4 Supprimer l'annotation

Il est possible via cette action de supprimer la couche d'annotation.

2. Modifier les annotations

Les outils d'annotation sont accessibles dans l'onglet « Visualisation » d'un document. 

 2.1 Modifier les annotations

Le bouton « Modifier les annotations » permet de faire l'ajout d'annotations. Il se trouve dans l'icône du pinceau dans la barre de droite du document.

2.2 Les boutons 

2.2.1 Le panneau

Trois options sont disponibles via l'onglet panneau : 

2.2.2 Les miniatures

Ce bouton permet de visualiser rapidement le fichier. Toutes les pages du document sont affichées en miniature. 

2.2.3 Les signets (en construction)

2.2.4 Les remarques

Ce bouton permet de visualiser la liste de toutes les remarques faites sur le document.

Un champ de recherche « Rechercher des commentaires » vous permet de faire une recherche rapide dans les remarques du document. Vous pouvez également trier ces annotations en appuyant sur le bouton « Filtre » ou « Trier par», qui permet d'afficher ces remarques en ordre de position sur les pages ou de date de création. 

 Il est possible de modifier vos annotations en appuyant sur le menu à droite de celles-ci. Deux options s'offrent à vous : 

1. Éditer : ce bouton vous permet de modifier votre annotation;
2. Supprimer : ce bouton vous permet de supprimer votre annotation. 

Il est possible de répondre aux annotations existantes via le champ « Reply ». Il suffit d'écrire directement dans l'encadré blanc et d'appuyer sur « Reply » pour ajouter votre commentaire ou « Cancel » pour l'annuler. 

Vous pouvez également effectuer ses actions en cliquant directement sur l'annotation dans le document.

 2.3 Les configurations d'affichage

Ce bouton vous permet d'organiser l'affichage des pages du document via trois options : 

1. Transition des pages : Il est possible de voir une page à la fois ou en continu;
2. Disposition : Il est possible de voir une page à la fois, de les afficher côte à côte ou d'afficher la couverture;
3. Tourner : Il est possible de faire une rotation des pages vers la gauche ou vers la droite. 

 2.4 La main

Cette option modifie votre curseur pour la « Main » qui permet d'agripper les pages du document. La main offre la possibilité de circuler librement dans le document, en dépit de la barre défilant. 

 2.5 « Zoom out / in » et le pourcentage

Le « zoom out (-) » et le « zoom in (+) » permettent de réduire et d'agrandir l'affichage du document. Le pourcentage permet de faire la même chose en choisissant le nombre désiré. 

2.6 L'efface

Ce bouton permet d'effacer une partie ou la totalité d'une annotation. 

 

2.7 Les outils

Plusieurs outils sont disponibles pour faire l'ajout d'annotations.

2.7.1 Outils «Annoter»

Nom de l'outil	Explications	Images
Les stylos	Cet outil permet de faire des traits à main levée dans le document.
Options du stylo	Appuyer sur le bouton «Crayon » pour les faire apparaître.  Cliquer sur un des outils et ensuite dans le document pour produire l'annotation désirée. La couleur, l'opacité et l'épaisseur des traits de tous les outils sont modifiables via le triangle gris présent au bas droit des boutons.
Les surlignages	Cet outil permet de mettre en surbrillance, souligner et/ou barrer du texte dans le document
Rectangle	Cet outil permet de tracer des rectangles.
Zone de texte	Cet outil permet de créer une zone de texte dans le document.
Les notes collantes	Cet outil permet d'ajouter des commentaires dans le document.

2.7.2 Outils «Forme»

Nom de l'outil	Explications	Images
Les formes	Cet outil permet d'ajouter des formes dans le document. *Il suffit de créer la forme désirée et d'ensuite double cliquer pour la fixer.

2.7.3 Outils «Insérer»

Nom de l'outil	Explications	Images
Rubber Stamp
Timbre	Cet outil permet d'ajouter des images ou des tampons dans le document.
Pièce jointe
Faire appel à	Cet outil permet de créer une légende pointant vers un élément du document. *Il suffit de créer la forme désirée et d'ensuite double cliquer pour la fixer.

2.7.5 Outils «Éditer»

Nom de l'outil	Explications	Images
Commencer l'édition du formulaire	Cet outil permet d'éditer le formulaire.
Page de recadrage	Cet outil permet de recadrer les pages du document.
Biffure	Cet outil permet de caviarder des éléments du texte. Ceux-ci n'apparaissent pas lors du téléchargement du document et le texte n'est plus rechearchable dans la recherche.

2.7.6 Signer

Nom de l'outil	Explications	Images
Signature	Cet outil permet de créer une signature à main levée.	Bouton «Signature» Fenêtre de la signature

Ce bouton permet de cacher toutes les annotations dans le visualisateur. 

Vous pouvez cacher aussi certaines couches d'annotations en particulier.

2.12 Télécharger le document caviardé

Cette option permet de télécharger le document caviardé.

 2.13 Copier les annotations d'une autre version

Ce bouton permet de copier les annotations d'une ancienne version du document dans la version la plus récente. Ce bouton apparaît lorsque vous avez une ancienne version possédant des annotations.

1. Consulter un document avec une version antérieure possédant des annotations;
2. Cliquer sur «Copier les annotations d'une autre version»;
3. Choisissez la version que vous souhaitez, puis cliquez sur «Transférer»;
4. Les annotations apparaissent dans la dernière version du document.