iO Mise en suspens juridique (legal hold)

1. Gérer les suspensions juridiques

La mise en suspend juridique (Legal Hold) est un principe légal qui a pour but de placer un ensemble de dossiers et documents administratifs dans un état de gel suite à une ordonnance de la Cour. 

Dans Constellio, le principe se traduit par la possibilité de créer un lot de suspensions juridiques auxquelles on ajoute des dossiers et des documents pour assurer l'intégrité de ces derniers. Lorsqu'une masse documentaire se voit attribuer ce statut particulier, différentes actions seront impossibles sur les enregistrements. Premièrement, il sera impossible d'y modifier le contenu ou les métadonnées. Deuxièmement, les dossiers seront exclus du processus de déclassement. C'est à dire qu'il devient impossible de changer le statut archivistique des dossiers (actif, semi-actif et inactif) et que ces derniers ne seront pas disponibles dans les listes de déclassement. Le calcul des délais de conservation n'est toutefois pas suspendu. 

Par exemple, pour un dossier X qui a un statut actif, une date d’ouverture de 2000-01-01 et un délai 3-2-C. La date de transfert prévue est le 2003-12-31.

Scénario 1: On place le dossier dans une suspension juridique le 2000-12-31 et on le maintient en suspension jusqu'au 2002-12-31. La date de transfert prévue reste le 2003-12-31.

Scénario 2: On place le dossier dans une suspension juridique le 2002-12-31 et on le maintient en suspension jusqu'au 2004-12-31. La date de transfert prévue reste le 2003-12-31. Il ne sera pas possible de déclasser le dossier tant qu'il restera en suspension juridique, mais dès lors qu'il ne le sera plus, il sera possible de le déclasser puisque la date prévue est déjà passée.

Afin de repérer rapidement les enregistrements visés par une suspension juridique, il est possible de constater qu'un flocon de neige est visible sur l'icône de l'enregistrement.

1.1 Créer/Gérer un lot de suspensions juridiques

Afin de créer un lot de suspension juridique, vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône « Suspensions »;
2. Dans l'écran principal de navigation, cliquer sur le bouton « Ajouter »;
3. Saisir un nom significatif afin de désigner le lot et cliquer sur « Enregistrer ».
   Schéma de création d'un lot de suspension juridique

Lorsque le lot a été créé, vous serez en mesure de consulter la fiche de métadonnées du lot. Dans cette page, nous portons votre attention sur deux éléments : la fiche de métadonnées et le menu contextuel. 

Éléments associés à un lot de suspension juridique

1.2 La fiche de métadonnées

D'une part, les métadonnées associées à un lot sont générées automatiquement par la Solution, à l'exception du nom de la suspension. Comme la majorité des enregistrements créés dans Constellio, il est possible d'ajouter des métadonnées au formulaire (voir les Schémas de métadonnées). D'autre part, il est possible de constater la présence d'un onglet de navigation nommé « Dossiers/Documents ». C'est dans cette section qu'il sera possible de consulter la liste des enregistrements associés au lot. Lors du paramétrage de la métadonnée  « Suspension juridique », il est possible d'ajuster sa visibilité afin de faire en sorte que ce n'est pas tous les rôles qui peuvent y avoir accès, la voir ou l'utiliser. Pour activer cette fonction, il faut:

1. Aller dans le pilotage et cliquer sur l'icône « Schéma de métadonnées»;
2.  Sélectionner le type d'enregistrement à modifier, soit dossier ou document. 
3. Aller dans l'onglet « Métadonnées système », cliquer sur modifier « Suspension juridique »;
4.  Dans la fiche de la métadonnée vous trouverez l'option « Limiter l'accès en lecture sur la métadonnée aux rôles »;
5.  Cliquer sur les rôles où vous désirez limiter l'accès en lecture; 
6.  Enregistrer les modifications.

Maintenant, seulement les usagers ayant les rôles de responsable de la gestion documentaire et les administrateurs pourront avoir accès à la métadonnée « Suspension juridique ».

1.3 Menu contextuel

Le menu contextuel permet à l'utilisateur d'effectuer sept actions distinctes sur un lot : 

1.4 Emplacement permettant d'ajouter des dossiers ou des documents dans un lot de suspension juridique

Icône représentant un menu Hamburger

 

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2. Gérer le verrouillage de documents

Le verrouillage d'un document est une fonctionnalité complémentaire liée à la suspension juridique, mais pas forcément dépendante à celle-ci.

Cette fonctionnalité empêche la modification du contenu ou des métadonnées de l'enregistrement. Contrairement aux suspensions juridiques, le verrouillage s'applique uniquement aux document, permet le déclassement et il n'est pas obligatoire de lier les enregistrements à une cause juridique. Le principe « Declare as record»  est généralement utilisé par les logiciels de GID afin d'officialiser une version finale d'un document et de restreindre les actions sur ce dernier.

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2.1 Verrouiller un document

Afin de verrouiller un enregistrement, il vous faudra suivre les étapes suivantes : 

1. Rechercher le document que vous désirez verrouiller;
2. Dans la page des résultats de recherche, cliquer sur l'option « Consulter la fiche de ce document »;
3. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option « Verrouiller ce document ».

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3. Permission(s) associée(s) aux fonctionnalités

Premièrement, un accès en écriture sur toute la collection est nécessaire pour pouvoir interagir avec le module.

Ensuite, afin de limiter l'utilisation d'une fonctionnalité avancée du logiciel, il est préférable de gérer les permissions en fonction de nos besoins. Pour ce faire, vous devrez suivre les étapes suivantes : Schéma de gestion des permissions pour les suspensions légales.

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône « Pilotage »;
2. Dans l'écran de navigation, cliquer sur l'icône « Gérer les rôles »;
3. Repérer la section « Gestion des suspensions juridiques »;
4. Sélectionner le ou les rôles pour lesquels vous désirez permettre l'accès;
5. Sauvegarder les changements.
   Gestion des permissions par rôles pour les suspensions légales

 

Deux permissions sont reliées à la gestion d'un lot de suspension juridique.