Plan de classification

1. Le plan de classification

Le plan de classification est un outil de gestion qui se définit comme une structure hiérarchique et logique des documents, sur tout support, produits et reçus dans le cadre des activités d'une organisation et permettant le regroupement intellectuel ou physique de ces documents et de l'information qu'ils contiennent, ainsi que leur repérage. 

Dans Constellio, l'option Plan de classification permet de créer la structure du plan de classification avec ses séries, sous-séries et divisions. Suite à la création des rubriques du plan de classification, il est possible de réaliser de nombreuses actions : consulter les rubriques, modifier les rubriques, désactiver les rubriques et supprimer les rubriques du plan de classification. 

1.1 Créer une rubrique du plan de classification

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Plan de classification»;
3. Dans la fenêtre «Plan de classification», cliquer sur «Ajouter»;
4. Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», compléter les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer»

    

1.2 Consulter une rubrique du plan de classification

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Plan de classification»;
3. Dans la fenêtre «Plan de classification», cliquer sur la loupe à droite de la rubrique du plan de classification à consulter. 

La fenêtre de consultation d'une rubrique du plan de classification compte deux onglets, l'onglet métadonnées renseigne sur la rubrique : code, titre, rubrique parent, règles de conservation et nombre de dossiers rattachés à cette rubrique, sous rubriques, etc. Les métadonnées visibles sont celles qui contiennent des informations et la visibilité de certaines peut être modifiée dans le schéma de métadonnée «Rubrique du plan». Dans ce même onglet, il est également possible de faire l'ajout ou de consulter, modifier et supprimer une sous rubrique. L'onglet dossiers, pour sa part, liste tous les dossiers que contient cette rubrique du plan de classification.

1.3 Modifier une rubrique du plan de classification

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Plan de classification»;
3. Dans la fenêtre «Plan de classification»; cliquer sur le calepin à droite de la rubrique du plan de classification à modifier;
4. Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», modifier les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer»

1.4 Supprimer une rubrique du plan de classification

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Plan de classification»;
3. Dans la fenêtre «Plan de classification»; cliquer sur le «X» à droite de la rubrique du plan de classification à supprimer;
4. Dans la fenêtre de confirmation de suppression, cliquer sur «Oui»

2. Changement du plan de classification

Il arrive assez souvent que le plan de classification change dans une organisation. Voici les points à prendre en compte pour la mise à jour du plan dans Constellio.

• Modification d'une rubrique déjà existante;
  • Vous pouvez tout simplement modifier la rubrique dans le pilotage.
• Nouvelle rubrique du plan de classification;
  • Vous devrez commencer par créer celles-ci et la relier à une règle de conservation;
  • Puis par les traitements en lot, modifier la métadonnée «Rubrique du plan de classification» des dossiers qui doivent se retrouver dans celle-ci;
  • Si ce changement entraîne le vide d'une rubrique du plan de classification, vous pourrrez supprimer celle-ci si tel est votre intention.
• Suppression d'une rubrique du plan de classification;
  • Pour supprimer une rubrique, celles-ci ne doit plus être relié à aucun enregistrement. Donc, vous devrez réaliser un traitement en lot sur les dossiers reliés à la rubrique pour les déplacer au bon endroit. Après quoi, il vous sera possible de supprimer votre rubrique du plan de classification.
• Comment réaliser les traitements en lot?
  • Par les favoris : Vous pourrez créer des groupes et ordonné vos dossiers par les favoris. Après quoi, vous pourrez réaliser le traitement en lot sur le groupe de favoris.
  • Par la recherche avancée : Réaliser une recherche avancée pour obtenir les enregistrements voulus, puis réaliser l'action «Traitement en lot».

3. Configurations associées aux rubriques du plan de classification

Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant le plan de classification. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».