Plan de classification
- 19 Sep 2022
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Plan de classification
- Mis à jour le 19 Sep 2022
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1. Le plan de classification
Le plan de classification est un outil de gestion qui se définit comme une structure hiérarchique et logique des documents, sur tout support, produits et reçus dans le cadre des activités d'une organisation et permettant le regroupement intellectuel ou physique de ces documents et de l'information qu'ils contiennent, ainsi que leur repérage.
Dans Constellio, l'option Plan de classification permet de créer la structure du plan de classification avec ses séries, sous-séries et divisions. Suite à la création des rubriques du plan de classification, il est possible de réaliser de nombreuses actions : consulter les rubriques, modifier les rubriques, désactiver les rubriques et supprimer les rubriques du plan de classification. 
1.1 Créer une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification», cliquer sur «Ajouter»;
- Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», compléter les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer»
| Métadonnées de base pour la création d'une rubrique | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Type | Description |
| Code | Obligatoire | Il s'agit du code (numérique ou alphanumérique) que l'on joint à un titre de rubrique. |
| Titre | Obligatoire | Titre clair et concis qui facilite l'identification de la rubrique. |
| Description | Facultatif | Permets d'inscrire les notes d'applications ou les renvois de la rubrique. |
| Mots-clés | Facultatif | Permets d'inscrire des mots-clés pour faciliter la compréhension et l'utilisation de la rubrique. |
| Parent | Facultatif | Ce champ est utilisé pour indiquer la rubrique parent de la rubrique en création dans le cas ou cette rubrique doit être emboîtée dans une autre. Par exemple, la rubrique 100- Administration générale est la rubrique parent de la rubrique 130-Planification et évaluation institutionnelle. |
| Règle de conservation | Facultatif | Permets d'associer une ou plusieurs règles de conservation à la rubrique du plan de classification. Facultatif, puisqu'il est possible de lier ultérieurement les règles lors de la création de celles-ci. |
| Désactivé | Facultatif | Permets de désactiver la rubrique, ce qui permet de conserver ce qui est déjà associé à celle-ci, mais bloque l'ajout du dossier. |
1.2 Consulter une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification», cliquer sur la loupe à droite de la rubrique du plan de classification à consulter.
La fenêtre de consultation d'une rubrique du plan de classification compte deux onglets, l'onglet métadonnées renseigne sur la rubrique : code, titre, rubrique parent, règles de conservation et nombre de dossiers rattachés à cette rubrique, sous rubriques, etc. Les métadonnées visibles sont celles qui contiennent des informations et la visibilité de certaines peut être modifiée dans le schéma de métadonnée «Rubrique du plan». Dans ce même onglet, il est également possible de faire l'ajout ou de consulter, modifier et supprimer une sous rubrique. L'onglet dossiers, pour sa part, liste tous les dossiers que contient cette rubrique du plan de classification..PNG?sv=2022-11-02&spr=https&st=2024-11-22T13%3A24%3A42Z&se=2024-11-22T13%3A34%3A42Z&sr=c&sp=r&sig=bmmFanDHgmzV03J5J7iEIDMq0gAGhqrH%2BFmbrEOJ%2B%2FI%3D)
1.3 Modifier une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification»; cliquer sur le calepin à droite de la rubrique du plan de classification à modifier;
- Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», modifier les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer»
1.4 Supprimer une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification»; cliquer sur le «X» à droite de la rubrique du plan de classification à supprimer;
- Dans la fenêtre de confirmation de suppression, cliquer sur «Oui»
Attention!
Il est impossible de supprimer une rubrique du plan de classification qui contient des éléments. Cependant, un traitement en lot peut être réalisé pour modifier la rubrique du plan de classification des éléments et par la suite pouvoir supprimer cette rubrique.
Il est également possible de désactiver cette rubrique, ce qui permet de conserver ce qui est déjà associé à celle-ci, mais bloque l'ajout de dossier.
2. Changement du plan de classification
Il arrive assez souvent que le plan de classification change dans une organisation. Voici les points à prendre en compte pour la mise à jour du plan dans Constellio.
- Modification d'une rubrique déjà existante;
- Vous pouvez tout simplement modifier la rubrique dans le pilotage.
- Nouvelle rubrique du plan de classification;
- Vous devrez commencer par créer celles-ci et la relier à une règle de conservation;
- Puis par les traitements en lot, modifier la métadonnée «Rubrique du plan de classification» des dossiers qui doivent se retrouver dans celle-ci;
- Si ce changement entraîne le vide d'une rubrique du plan de classification, vous pourrrez supprimer celle-ci si tel est votre intention.
- Suppression d'une rubrique du plan de classification;
- Pour supprimer une rubrique, celles-ci ne doit plus être relié à aucun enregistrement. Donc, vous devrez réaliser un traitement en lot sur les dossiers reliés à la rubrique pour les déplacer au bon endroit. Après quoi, il vous sera possible de supprimer votre rubrique du plan de classification.
- Comment réaliser les traitements en lot?
- Par les favoris : Vous pourrez créer des groupes et ordonné vos dossiers par les favoris. Après quoi, vous pourrez réaliser le traitement en lot sur le groupe de favoris.
- Par la recherche avancée : Réaliser une recherche avancée pour obtenir les enregistrements voulus, puis réaliser l'action «Traitement en lot».
La rubrique doit être relié à sa règle
Cette erreur peut apparaître lorsque la rubrique de votre dossier n'est plus relié à la règle de conservation qui est associé à celui-ci.
Par exemple, lors de la création du dossier, la rubrique «Documentation et formation» était relié à la règle 007. Si après la création du dossier, vous avez retirer l'association de la règle 007 à la rubrique «Documentation et formation», il ne vous sera pas possible de réaliser un traitement en lot sur ce dossier.
Voici les choix qui s'offrent à vous dans ces cas :
-Relier la règle à la rubrique pour réaliser le traitement en lot;
-Retirer la configuration «La rubrique doit être relié à sa règle», pour en savoir plus consulter l'article «Configurations du système».
Par exemple, lors de la création du dossier, la rubrique «Documentation et formation» était relié à la règle 007. Si après la création du dossier, vous avez retirer l'association de la règle 007 à la rubrique «Documentation et formation», il ne vous sera pas possible de réaliser un traitement en lot sur ce dossier.
Voici les choix qui s'offrent à vous dans ces cas :
-Relier la règle à la rubrique pour réaliser le traitement en lot;
-Retirer la configuration «La rubrique doit être relié à sa règle», pour en savoir plus consulter l'article «Configurations du système».
3. Configurations associées aux rubriques du plan de classification
Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant le plan de classification. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».
| Onglet Déclassement | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| La rubrique d'un dossier doit être liée à sa règle | Cette configuration empêche de créer un dossier si l'entrée du plan de classification sélectionnée n'est pas associée à une règle de conservation. | Activé | Il est impossible d'associer une rubrique du plan de classification si elle n'est pas associée à une règle de conservation. |
| Désactivé | On peut associer une rubrique du plan de classification même si elle n'est pas associée à une règle de conservation. | ||
| Rubrique de classification associable seulement si elle est associée à au moins une règle de conservation approuvée | Cette configuration permet d'afficher uniquement les rubriques de plan de classification associée à des règles de conservation approuvées dans le formulaire de saisie lors de la création d'un dossier. | Activé | Les catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification sont associables seulement si la règle de conservation est approuvée. |
| Désactivé | Dès qu'une rubrique du plan est associée à une règle de conservation, il est possible de l'associer à un dossier. | ||
| Empêcher l'association des dossiers au niveau racine du plan de classification | Cette configuration empêche le classement de dossier au premier niveau du plan de classification. | Activé | L'utilisateur ne peut pas associer des dossiers aux niveaux racines du plan. |
| Désactivé | L'utilisateur peut associer des dossiers dans l'ensemble des rubriques du plan de classification. | ||
| Onglet Autres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Taxonomie par défaut | Cette configuration permet de définir la taxonomie par défaut qui s'affiche dans la section «Espaces virtuels » | admUnits | Unités administratives |
| Plan | Plan de classification | ||
| Partages réseau | |||
| Ordre des taxonomies, séparé par des virgules | Cette configuration permet de définir l'ordre des onglets qui s'affiche par défaut dans la page d'accueil de Constellio. Chaque utilisateur peut configurer l'ordre des onglets qu'il désire dans « Modifier mon profil ». | admUnits | Unités administratives |
| plan | Plan de classification | ||
| containers | Emplacements | ||
| smbFolders | Partages réseaux | ||
| sharepointFolders | Site Sharepoint | ||
| Onglet Arbres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Afficher les contenants | Cette configuration permet d'afficher les contenants et les taxonomies de l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les contenants seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les contenants ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Afficher les enregistrements versés | Cette configuration permet d'afficher les dossiers versés dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers versés seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers versés ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Afficher les enregistrements détruits | Cette configuration permet d'afficher les dossiers détruits dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers détruits seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers détruits ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels). | ||
| Afficher les enregistrements semi-actifs | Cette configuration permet d'afficher les dossiers semi-actifs dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers semi-actifs seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers semi-actifs ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
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