Rapport de métadonnées

1. Gestion des rapports Excel

La gestion des rapports Excel permet de créer des rapports pour les contenants, les dossiers, les documents, les tâches et les emplacements (espaces virtuels). Les rapports Excel sont disponibles dans les favoris et dans les résultats d’une recherche avancée. Ceux-ci sont composés des métadonnées de votre choix sur l'enregistrement choisi. 

1.1 Créer un rapport

1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Gérer les imprimables »;
3. Dans la fenêtre « Gestion des imprimables », cliquer sur « Gestion des rapports Excel »;
4. Dans la fenêtre « Gestion des rapports Excel », il est possible de gérer des rapports sur les différents éléments, pour un élément précis, placez-vous dans l’onglet approprié.
5. Dans la fenêtre « Gestion des rapports Excel », cliquer sur « Ajouter »;
6. Ajouter un nom dans le champ « Titre du nouveau rapport » ;
7. Déplacer dans la boîte « Affichées », les métadonnées qui doivent être affichées dans le rapport;
8. Avec les flèches à droite de la boîte (flèche vers le haut et le bas), modifier l’ordre dans lequel les métadonnées sont affichées dans le rapport;
9. Cliquer sur « Enregistrer ».

1.2 Consulter un rapport

 Dans la fenêtre « Gestion des rapports Excel », cliquer sur la loupe à droite du nom du rapport à consulter.

1.3 Modifier un rapport

1. Dans la fenêtre « Gestion des rapports Excel », cliquer sur le calepin à droite du nom du rapport à modifier;
2. Dans la fenêtre du rapport, il est possible de modifier le nom du rapport, mais également les métadonnées incluses dans ce dernier. Pour ce faire, déplacer entre la boîte « Disponibles » et « Affichées » les métadonnées. Les métadonnées qui sont dans la boîte « Affichées » sont celles qui sont incluses dans le rapport;
3. Avec les flèches à droite de la boîte (flèche vers le haut et le bas), modifier l'ordre dans lequel les métadonnées sont affichées dans le rapport;
4. Cliquer sur « Enregistrer ». 

1.4 Supprimer un rapport

Dans la fenêtre « Gestion des rapports Excel », cliquer sur le X rouge à droite du nom du rapport à supprimer.Supprimer un rapport Excel

1.5  Utiliser un rapport dans les favoris

Pour pouvoir utiliser un rapport dans les favoris. Il faut préalablement avoir un favori avec des éléments pour lesquelles il existe un rapport.

1. Dans un de vos favoris, cliquer sur le type d'élément pour lequel vous désirez avoir un rapport;
2. Sélectionner le rapport désiré;
3. Cliquer sur « Consulter »;
4. Dans la page qui s'affiche, cliquer sur le titre du rapport pour le télécharger.Utiliser un rapport Excel dans les favoris

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1.6 Utiliser un rapport après une recherche avancée

1. Réaliser une recherche avancée et cliquer sur « Recherche ». Pour plus d'information à propos de la recherche, consulter l'article sur la recherche avancée;
2. Dans les résultats de recherche, sélectionner les dossiers à inclure dans le rapport;
3. Cliquer sur « Rapport de métadonnées »;
4. Sélectionner le nom du rapport et cliquer sur « Consulter »;
5. Dans la page qui s'affiche, cliquer sur le titre du rapport pour le télécharger.