Rapports récurrents

Rapports Récurrents

Les rapports récurrents permettent de générer automatiquement des rapports sur les modifications récentes, à partir de recherches enregistrées ou avancées. Il est ensuite possible de les envoyer par courriel ou de les enregistrer dans un dossier Constellio. Cette fonctionnalité peut servir par exemple à communiquer aux employés les nouveaux documents ajoutés dans la base de données.

1. Création d'un modèle de rapport récurrent

1.1 Définir un modèle de rapport Excel

1. Aller dans le Pilotage
2. Cliquer sur Gérer les imprimables et ensuite Gestion des rapports Excel.
3. Créer un modèle. Les métadonnées que vous définirez dans ce modèle seront celles qui seront incluses dans le rapport généré. Pour plus de détails sur cette étape, vois la page Rapports Excel.

2. Générer un rapport récurrent

2.1 Créer le rapport récurrent

Il est possible de créer le rapport récurrent de deux manières :

2.1.1 À partir d'une recherche enregistrée :

Sélectionnez une recherche précédemment enregistrée.

2.1.2 À partir d'une recherche avancée :

Effectuez une nouvelle recherche avancée et utilisez les critères souhaités.

2.2 Remplir les champs

Métadonnées pour la création d'un rapport récurent
Nom du champ	Description	Image
Titre	Le titre est l'élément permettant d'identifier le rapport.
Type de rapport	Le type de rapport correspond type de rapport désiré. Le champ est automatiquement « Rapport Excel ».
Statut	Le statut permet de définir si la génération des rapports est activé ou en pause.
Fréquence	Permet d'établir la fréquence des rapports. Il faut insérer une valeur numérique.
Unité de fréquence	Permet de définir quelle est l'unité de la valeur de fréquence. Il est possible de choisir une fréquence par jour, semaine, mois et année.
Recherche enregistré	Le champ permet de choisir le titre d'une recherche précédemment enregistrée qui fournira vos rapports. Si vous avez généré le rapport via une recherche avancée non enregistrée, le champ aura la valeur « Recherche avancée temporaire ».
Modèle de rapport	Le modèle de rapport réfère au modèle de rapport Excel préalablement créé.
Date de début	La date de début est celle de la première exécution du rapport.
Heure de début	L'heure de début est celle de la première exécution du rapport.
Action	L'action dans le formulaire de création permet de définir ce qui doit être fait une fois le rapport Excel généré. Les options possibles incluent : Enregistrer le fichier Excel dans Constellio. Envoyer le fichier Excel par courriel. Les deux options ci-dessus.
Dossier	Si l'action « Enregistrer le fichier Excel dans Constellio » est sélectionnée, ce champ permet de sélectionner dans quel dossier le rapport sera automatiquement déposé.
Destinataire	Si l'action « Envoyer le fichier Excel par courriel » est sélectionnée, ce champ permet de sélectionner l'adresse courriel où le courriel sera automatiquement envoyé.