Schémas de métadonnées

1. Les schémas de métadonnées

La fonctionnalité «Schémas de métadonnées» permet de gérer l'ensemble des métadonnées servant à décrire et situer dans le temps un type d'enregistrement. Pour mieux comprendre le concept, voyons comment se décortiquent logiquement les différents niveaux liés aux schémas de métadonnées : 

1er niveau : Les types de schémas

Les types de schémas représentent une catégorie d'enregistrement particulier, auquel est rattaché un ensemble des métadonnées. Par exemple, un dossier est considéré comme un type de schéma de métadonnées, tout comme un document, une tâche, un plan de classification ou toutes autres sources d'informations nécessitant des métadonnées pour la décrire. Les métadonnées qui sont associées à un type de schéma sont exclusives à ce dernier, hormis les métadonnées système (ex. : La métadonnée «Titre» peut être présente autant dans le schéma d'un dossier que dans le schéma d'un document). 

2e niveau : Les schémas de métadonnées

Dans Constellio, il y a deux catégories de schémas : les schémas par défaut et les schémas spécifiques. 

L'expression «Schéma par défaut» fait référence à l'ensemble des métadonnées touchant à une catégorie d'enregistrement. Le schéma par défaut en soi n'est pas utilisé pour un besoin particulier et peut uniquement servir à créer un type de dossier générique. 

L'expression «Schémas spécifiques» sert à définir un type d'enregistrement dans un schéma donné. Par exemple, si l'on désire créer un document de type d'enregistrement dans un schéma donné. Par exemple, si l'on désire créer un document de type «Procès verbal», il faudra créer un schéma spécifique ayant pour nom «Procès-verbal». 

3e niveau : Les métadonnées

Les métadonnées représentent l'ensemble des informations associées à une catégorie d'enregistrement (ex. : la date de création, l'auteur, le titre, le no de contrat, le numéro d'employé).

2. Les types de schémas

L'interface représentant les types de schémas de métadonnées est composée de quatre éléments distincts : 

No	Élément	Fonction	Image
1	Onglets de navigation	Séparer logiquement les types de schémas en quatre grandes catégories distinctes.
2	Liste des types de schémas de métadonnées	Liste des types de schémas dans une catégorie donnée.
3	Les icônes «Loupe»	Permet de consulter les schémas associés à un type de schémas.
4	Les icônes «Groupe»	Permet de gérer les groupes de métadonnées.
5	Générer des fichiers Excel avec les configurations du schéma	Permet de générer les configurations des schéma sous forme de fichier Excel
6	Configurer les menus d'action	Permet de géré la formes des menus d'actions

2.1 Onglet de navigation

Dans Constellio, les types de schémas de métadonnées sont séparés par quatre onglets, représentant quatre grandes catégories : 

Gestion intégrée des documents 

Les types de schémas reliés à cette famille sont relatifs à la gestion documentaire : 

• Les entités archivistiques (dossiers, documents, contenant)
• Les outils de gestion documentaire ou les structures taxonomiques (plan de classification, unité administrative, calendrier de conservation, subdivision uniforme)
• Les tâches

Espaces virtuels 

L'unique schéma présentement relié à cette famille est le schéma «Emplacement», servant à désigner la représentation virtuelle d'un dépôt d'archives ou les portails thématiques.

Domaines de valeurs

Les types de schémas reliés à cette famille sont relatifs à des valeurs pouvant être associées à des schémas de métadonnées ou des métadonnées. 

Autres

Les types de schémas reliés à cette famille sont relatifs à des mécaniques de fonctionnement de Constellio. Ces schémas ne sont pas particulièrement utiles d'un point de vue archivistique et sont généralement réservés pour des fonctionnalités avancées de programmation. 

2.2 Liste des types de schémas de métadonnées

La partie centrale de l'interface répertorie l'ensemble des schémas de métadonnées associées à des fonctionnalités ou des actions pouvant générer du contenu dans Constellio.

2.3 Consultation des schémas de métadonnées

Afin de consulter les différents schémas de métadonnées associés à un type de schéma, vous devez suivre les étapes suivantes : Chemin pour la consultation des schémas de métadonnées

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
2. Cliquer ensuite sur l'icône «Schémas de métadonnées»;
3. Repérer la ligne dans le tableau mentionnant le type de schéma que vous désirez consulter et cliquer sur l'icône «Loupe» à droite de l'interface.

Dans cet écran, il sera possible de gérer les différents schémas de métadonnées.

2.4 Gestion des groupes de métadonnées

Les groupes de métadonnées sont une notion qui fait référence à un paramètre d'affichage dans Constellio permettant de créer des onglets dans un formulaire de saisie pour un type de schémas de métadonnées particulier. Par exemple, nous pourrions créer trois onglets dans un formulaire de saisie de dossier : un onglet pour les métadonnées obligatoires, un onglet pour les métadonnées facultatives et un onglet pour les métadonnées relatives à la description d'une série documentaire pour les archives historiques. 

 Chemin pour la gestion des groupes de métadonnées

Afin de créer un nouveau groupe de métadonnées, il vous faudra : 

1.  Repérer le type de schéma de métadonnées auquel vous désirez ajouter un onglet dans le formulaire de saisie;
2. Cliquer sur l'icône représentant les «Groupes de métadonnées»;
3. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option «Ajouter»;
4. Saisir un code de métadonnée;
5. Saisir un libellé pour le groupe de métadonnées (libellé affiché dans le formulaire de saisie);
6. Sauvegarder les changements.

Écran de gestion des groupes de métadonnées

Après avoir créer un groupe de métadonnées, il faudra associer manuellement chaque métadonnée à l'onglet en utilisant la section prévue à cet effet le formulaire de saisie d'une métadonnée. 

3. La gestion des schémas de métadonnées

Lorsque nous nous trouvons dans la page de consultation du schéma «Contenant», il est possible de constater cinq éléments distincts : 

No	Élément	Fonction	Image
1	Les onglets de navigation	Permet de consulter les schémas activés et désactivés	Différents éléments de l'interface des schémas de métadonnées
2	La liste des schémas de métadonnées	Permet de consulter la liste des schémas (par défaut et spécifique)
3	Le bouton «Métadonnées»	Permet de gérer les métadonnées (création, configuration du comportement) pour un schéma particulier
4	Le menu «Hamburger»	Permet de gérer le schéma de métadonnées
5	L'icône «Ajouter»	Permet de créer un nouveau schéma de métadonnées

Dans un premier temps, il est possible de constater que la liste des schémas ne comporte qu'une seule entrée nommée «Contenant». En se basant sur le code du schéma, il est relativement simple de déduire que ce dernier est le schéma par défaut. Sachant que ce schéma est générique et qu'il existe plus qu'un type de contenant, il serait bénéfique de pouvoir définir un type de contenant particulier afin de répondre à nos besoins. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton «Ajouter» dans le coin supérieur droit de l'interface. 

 3.1 Création d'un schéma spécifique

Dans le formulaire de saisie d'un schéma spécifique, vous trouverez les champs suivants : 

Formulaire de création d'un schéma spécifique

 Résultat de la création d'un schéma de métadonnée

3.2 Menu «Hamburger»

Le menu Hamburger est un menu déroulant permettant de paramétrer plusieurs options en lien avec l'utilisateur et l'affichage des schémas de métadonnées : 

No	Option	Fonction	Image
1	Modifier le schéma	Permet de modifier le libellé ou les conditions d'affichage dans la recherche simple et avancée
2	Désactiver le schéma	Permet de désactiver/d'activer un schéma de métadonnées. Lorsqu'un schéma est désactivé, il est impossible de le choisir lors de la création d'un enregistrement. Il ne sera également pas affiché dans le menu déroulant de la métadonnée «Type».
3	Supprimer le schéma	Permet de supprimer un schéma de métadonnées qui n'est pas utilisé.
4	Configurer le formulaire	Permet de configurer l'ordre d'affichage des métadonnées dans le formulaire de saisie d'un enregistrement.
5	Configurer l'affichage	Permet de configurer l'ordre d'affichage des métadonnées dans la fiche de métadonnées d'un enregistrement.
6	Configurer les vues listes	Permet d'ajouter ou de retirer des métadonnées dans les pages de résultats en vues listes.
7	Configurer les vues tableaux	Permet d'ajouter ou de retirer des métadonnées dans les pages de résultats en vues tableaux .
Option applicable seulement aux dossiers
8	Configurer la clé d'unicité	Permet d'imposer des conditions empêchant la répétition d'une valeur saisie dans un champ de métadonnée particulier.

3.3 Configuration des formulaires, de l'affichage, des résultats de recherche et des listes et tableaux

La méthode permettant de gérer les différents modes d'affichage des métadonnées est identique pour les points 4, 5, 6 et 7, mentionnés précédemment dans le tableau. Afin de gérer facilement les différents modes d'affichages des métadonnées, il suffit de comprendre les éléments suivants :

1. La colonne de gauche représente les métadonnées actives n'étant pas affichées.
2. La colonne de droite représente les métadonnées actives étant considérées par le mode d'affichage.
3. Les flèches pointant vers la gauche et la droite permettant de retirer ou d'ajouter des métadonnées dans le mode d'affichage.
4. Les flèches pointant vers le haut et le bas permettant de gérer les positions des métadonnées dans le mode d'affichage. 

Lorsque vous avez terminé la configuration d'un mode d'affichage, il ne vous reste plus qu'à sauvegarder les changements. 

3.4 Configurer les clés d'unicités

Les clés d'unicités permettent de cibler un ou plusieurs champs de métadonnées dans un schéma et les rendre uniques lorsque combinées. De fait, les métadonnées sélectionnées sont interreliées par un système de clauses conditionnelles pour un ensemble de métadonnées sélectionnées. Par exemple, si les métadonnées «Titre» et «Volume» sont ajoutées dans le tableau, il sera impossible d'importer un ensemble de dossiers possédant le même Titre ou le même numéro de Volume. Par contre, si les valeurs dans le champ Titre ne sont pas uniques, mais que les valeurs dans le champ Volume le sont, il sera possible d'importer les enregistrements.