Structures personnalisées (Portails thématiques)

Les espaces virtuels

Dans Constellio, le concept d'espaces virtuels fait référence à la représentation taxonomique de structures hiérarchiques dans l'écran d'accueil. Dans toutes les collections créées avec le module de gestion intégrée des documents, l'écran d'accueil affiche par défaut deux structures hiérarchiques : le plan de classification et les unités administratives. Cependant, il est possible de gérer d'autres types d'espaces virtuels : Les portails thématiques. 

Les portails thématiques ont pour but de regrouper logiquement de dossiers ou de documents de même nature, sans égard de la structure classificatoire imposée par le plan de classification. En d'autres termes, un portail thématique permet à l'utilisateur d'avoir un accès rapide à un ensemble d'enregistrements prédéfinis à partir de l'écran d'accueil.

1. Création d'un portail thématique

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
3. Cliquer sur «Ajouter»
4. Remplir les métadonnées et «Enregistrer».

Éléments	Fonction	Image
Titre	Permet de nommer le portail thématique
Abréviation	Permet de lier une abréviation au portail thématique
Utilisateurs	Permets aux utilisateurs de consulter le portail thématique
Groupes	Permets aux groupes de consulter le portail thématique
Visible dans la page d'accueil	Permets au logiciel d'afficher l'onglet dans l'espace virtuel
Objets à classer	Permets de définir quel type d'enregistrement il est possible d'ajouter dans le portail thématique (dossier/document)

2. Modifier un portail thématique

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
3. Cliquer sur l'icône «Calepin» dans la colonne de droite sur la ligne du portail que vous souhaitez modifier.

   Métadonnées relatives à la gestion de l'espace virtuel
   Élément		Fonction
   Titre (FR)	Facultatif	Permets de modifier le libellé francophone de l'espace virtuel
   Titre (EN)	Obligatoire	Permets de modifier le libellé anglophone de l'espace virtuel
   Utilisateurs	Obligatoire	Permets aux utilisateurs de consulter l'espace virtuel dans l'écran d'accueil
   Groupes	Facultatif	Permets aux groupes d'utilisateurs de consulter l'espace virtuel dans l'écran d'accueil
   Visible dans la page d'accueil	Facultatif	Permets au logiciel d'afficher l'onglet dans l'espace virtuel
   Objet à classer	Facultatif	Permets de définir quel type d'enregistrement il est possible d'ajouter dans l'espace virtuel (dossier/document)

   

3. Consulter un portail thématique

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
3. Les portails thématiques sont les espaces virtuels qui apparaissent. 

4. Supprimer un portail thématique

Afin de supprimer un portail thématique, il faudra effectuer les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
3. Cliquer sur le «X» sur la ligne du portail thématique que vous désirez supprimer.

5. Ajouter un dossier à un portail thématique

Pour pouvoir ajouter un dossier à un portail thématique, vous pouvez soit en créer un ou modifier un dossier déjà existant. 

1. Dans Constellio, cliquer dans le menu en haut à droite sur «Ajouter un dossier»;
2. Dans l'onglet «Classé dans» du formulaire, cliquer sur le portail thématique de votre choix;
3. Choisir où vous souhaitez classer votre dossier et «Sélectionner»;
4. «Enregistrer».

*La procédure est la même pour un document.*