Traitement en lot
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- Mis à jour le 23 Aug 2022
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1. Traitement en lot
Le traitement en lot permet d'ajouter, de modifier ou de vider une ou plusieurs métadonnées sur différents types d'enregistrements en même temps, en lot (contenant, dossier, document, tâche ou emplacement).
Nombre d'enregistrements maximal
D'office, aucun nombre d'enregistrements maximal n'est imposé par le système. Toutefois, une configuration permet de limiter le nombre d'enregistrements qui peut être traité en lot. Il est possible de l'activité via : Pilotage -> Configuration -> Autres -> Entrer une valeur dans le champ « Nombre d'enregistrements maximal pouvant être modifié par un traitement en lot > -> Entregistrer.
Une permission permet également de déterminer quels rôles ont la possibilité de faire des traitements en lot avec un nombre illimité d'enregistrements. Pour attribuer cette permission à un rôle : Pilotage -> Gérer les rôles -> Cocher la permission « Modifier un nombre illimité d'enregistrements par les traitements en lot » pour les rôles souhaités -> Enregistrer. À noter que la permission doit être attribuée globalement, c'est-à-dire sur la collection au complet.
Une permission permet également de déterminer quels rôles ont la possibilité de faire des traitements en lot avec un nombre illimité d'enregistrements. Pour attribuer cette permission à un rôle : Pilotage -> Gérer les rôles -> Cocher la permission « Modifier un nombre illimité d'enregistrements par les traitements en lot » pour les rôles souhaités -> Enregistrer. À noter que la permission doit être attribuée globalement, c'est-à-dire sur la collection au complet.
1.1 Via la recherche avancée
Il est possible de réaliser un traitement en lot au sein des résultats de la recherche avancée.
Étapes pour le faire :
- Lancer une recherche avancée (pour plus ample information, consulter la section Recherche avancée);
- Sélectionner plusieurs enregistrements et appuyer sur « Actions sur la sélection »;
- Cliquer sur « Traitement en lot »;
- Choisir si le traitement en lot se fait : « Sur tous les résultats de recherche » ou « Sur les résultats de recherche sélectionnés »;
- Ajouter, modifier ou vider une ou plusieurs métadonnées;
- Appuyer sur « Traiter les enregistrements ».
1.2 Via les favoris
Il est possible de réaliser un traitement en lot dans un groupe de favoris.
Étapes pour le faire :
- Créer un groupe de favoris;
- Consulter le groupe de favoris;
- Appuyer sur « Actions sur les enregistrements » et appuyer sur traitement en lot (documents, dossiers ou contenants);
- Ajouter, modifier ou vider une ou plusieurs métadonnées;
- Appuyer sur « Traiter les enregistrements ».
Dans le groupe de favoris, le traitement en lot se fait seulement sur un type d'enregistrement à la fois et il est seulement possible de le faire sur des documents, dossiers et contenants.
2. Modifier les métadonnées
Ce formulaire permet de modifier ou ajouter en lot l'information contenue dans une ou plusieurs métadonnées.
Formulaire du traitement en lot de dossier
Les métadonnées dans le formulaire de traitement en lot s'adaptent et changent en fonction du type d'enregistrement sélectionné.
2.1 Vider les métadonnées
Ce formulaire permet de vider (supprimer) en lot l'information contenue dans une ou plusieurs métadonnées.
Seules les métadonnées qui ne sont pas obligatoires ou essentielles au fonctionnement du système peuvent être vidées.
2.2 Simuler
Il est possible de simuler le traitement en lot avant de traiter définitivement les métadonnées des enregistrements sélectionnés.
La simulation génère un fichier Excel qui permet de constater les changements qui seront apportés aux métadonnées. Le document Excel permet de comparer la valeur avant le traitement en lot et la valeur inscrite suite au traitement en lot. Si les changements conviennent, il est ensuite possible de traiter les enregistrements.
Simulation du traitement en lot
Le traitement en lot peut entraîner une réindexation du système.
2.3 Exemples de traitement en lot
Il y a plusieurs situations qui nécessitent des traitements en lot
- Changement organisationnel qui nécessite le remodelage des unités administratives;
- Changement de règles de conservation;
- Changement du plan de classification;
- Appliquer un schéma de métadonnée;
- Retirer la valeur d'une métadonnée ou d'un schéma pour pouvoir la supprimer par la suite;
- Etc.
Métadonnées obligatoires
Si vous souhaitez changer le type de schéma de votre enregistrement et que celui-ci contient une métadonnée obligatoire, vous ne pourrez pas enregistrer le changement de type sans remplir la valeur de la métadonnée obligatoire. Ce que je vous conseille : Enlever la métadonnée obligatoire le temps du traitement en lot, puis remettez-là obligatoire par la suite. Chaque fois qu'une personne souhaitera modifier une information sur le dossier par la suite, ils pourront ajouter l'élément manquant.
3. Traitements en lot - Espace personnel
Il est possible de faire le suivi de vos traitements en lot dans votre espace personnel. Pour plus amples informations, consulter l'article « Page Traitement en lot ».
4. Configurations
Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les traitements en lot. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».
| Onglet Autres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Nombre maximal d'enregistrements pouvant être modifiés par un traitement en lot | Cette configuration permet de définir un nombre maximal d'enregistrements qui peuvent être traités en lot à la fois. Si vous ne désirez pas mettre de nombre maximal, conserver la valeur -1. | Nombre d'enregistrements | La valeur inscrite détermine le nombre maximal d'enregistrements qui peuvent être traités en lot à la fois. |
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