Unités administratives

1. Les unités administratives (UA)

Une unité administrative peut signifier, selon le cas, un service, une division ou une section d'un organisme. Dans Constellio, les unités administratives devraient être la première structure à créer, car cette dernière est en quelque sorte indépendance.

Dans le présent cas, l'utilisation du terme «indépendance» signifie que l'unité administrative n'est pas une structure qui dépend des autres, c'est plutôt le contraire. Dans l'image ci-contre, on peut observer que la structure des UA ne pointe pas vers aucune autre structure. De fait, il serait contre-productif de débuter à peupler la base de données avec des règles de conservation, par exemple, sachant que ces dernières pointent vers les UA afin de déterminer lesquelles sont responsables de la masse documentaire produite en fonction de la règle. 

Plusieurs opérations devront être effectuées en lien avec la structure des UA : la création, la consultation, la modification et la suppression des unités administratives. En ce qui concerne l'attribution d'accès et des rôles par unité administrative, il faudra se référer à la documentation sur la sécurité et la gestion des utilisateurs. 

1.1 Créer une unité administrative

Afin de créer une unité administrative, vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Unités administratives»;
3. Dans la fenêtre «Unités administratives», cliquer sur «Ajouter»;
4. Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», compléter les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer»

1.2 Consulter une unité administrative

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Unités administratives»;
3. Dans la fenêtre «Unités administratives», cliquer sur la loupe à droite du nom de l'unité administrative.

La fiche de consultation d'une unité administrative compte trois onglets. L'onglet métadonnées permet de connaître les métadonnées, mais également les sous-unités administratives de l'unité consultée. L'onglet dossiers liste tous les dossiers que contient cette unité administrative alors que l'onglet règle de consultation liste les règles liées à l'unité. En plus de pouvoir consulter toutes ces informations, il est également possible de réaliser plusieurs actions : gérer les autorisations, gérer les rôles, modifier, supprimer l'unité administrative et nettoyer celle-ci. 

1.3 Gérer les autorisations d'une unité administrative

Ajouter une autorisation sur une unité administrative à des utilisateurs/groupes.

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Unités administratives»;
3. Cliquer sur la loupe à droite du nom de l'unité administrative ou de la sous-unité administrative pour laquelle vous désirez ajouter une autorisation;
4. Dans la fiche de l'unité administrative, cliquer sur «Gérer les autorisations;
5. Cliquer sur «Ajouter une autorisation». Dans la fenêtre «Ajouter une autorisation», indiquer les informations nécessaires pour ajouter une autorisation sur l'unité administrative à des utilisateurs ou groupes.

1.4 Gérer les rôles d'une unité administrative

Ajouter un rôle sur une unité administrative à des utilisateurs/groupes. 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Unités administratives»;
3. Cliquer sur la loupe à droite du nom de l'unité administrative ou de la sous-unité administrative pour laquelle vous désirez ajouter un rôle;
4. Dans la fiche de l'unité administrative, cliquer sur «Gérer les rôles»;
5. Cliquer sur «Ajouter un rôle». Dans la fenêtre «Ajouter un rôle», indiquer les informations nécessaires pour ajouter un rôle sur l'unité administrative à des utilisateurs ou groupes.

1.5 Modifier une unité administrative

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Unités administratives»;
3. Cliquer sur le calepin à droite du nom de l'unité administrative à modifier. Il est également possible de cliquer sur «Modifier le concept» dans la fiche de métadonnées de l'unité administrative;
4. Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», modifier les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer». 

1.6 Nettoyer une unité administrative

Il faut nettoyer une unité administrative avant de pouvoir supprimer celle-ci. Nettoyer une unité administrative permet de détruire définitivement les dossiers, les sous-dossiers, les documents, les contenants, les tâches et les listes de déclassement qui sont associés à cette unité administrative. Si vous ne désirez pas détruire tous ces éléments, réaliser des traitements en lot pour modifier la métadonnée unités administratives de ces différents éléments. 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Unités administratives»;
3. Cliquer sur la loupe à droite du nom de l'unité administrative à nettoyer;
4. Dans la fiche de l'unité administrative, cliquer sur «Nettoyer l'unité»;
5. Confirmer votre action, cliquer sur «Oui».

1.7 Supprimer une unité administrative

Il est impossible de détruire une unité administrative qui contient des éléments (dossiers, les sous-dossiers, les documents, les contenants, etc.). Il est donc nécessaire de réaliser un nettoyage de l'unité administrative ou les traitements en lots sur ces différents éléments préalablement à la destruction de l'unité administrative. 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Unités administratives»;
3. Cliquer sur le X à droite du nom de l'unité administrative à supprimer;
4. Une fenêtre de confirmation apparaît, cliquer sur «Oui».