Utilisation du flux de travail (workflow)

Utilisation du flux de travail (workflow)

Une fois le diagramme du flux de travail fait et les tâches paramétrées, le workflow est prêt à être utilisé. Pour le rendre accessible aux utilisateurs de Constellio, il faut le déployer et confirmer que la version est finalisée.

1. Démarrer un flux de travail (workflow)

Lorsqu'un workflow est déployé, il devient disponible à l'usage. Deux manières sont possibles pour démarrer un workflow.

1.1 À partir des tâches

Il est possible de démarrer un workflow à partir de l'onglet « Tâches » dans le menu de navigation à gauche de l'écran.

1. Appuyer sur l'onglet « Tâche » dans le menu de navigation à gauche de l'écran;
2. Cliquer sur « Démarrer un workflow »;
3. Sélectionner un workflow;
4. Il est obligatoire de remplir les champs « Titre du workflow ».
5. Enregistrer. 

Vous pouvez également lier un ou plusieurs documents, dossiers et/ou contenants. Ces enregistrements se retrouveront dans toutes les tâches du workflow.

Démarrer un workflow - Menu d'actions d'un enregistrement 

2.1 L'onglet Workflows

Les onglets	Description	Images
L'onglet Workflow	Sous l'onglet Workflow se trouvent deux autres onglets : Workflows en cours et Workflows terminés.	Onglet Workflow - Fenêtre des tâches
L'onglet Workflows en cours	Cet onglet permet de consulter les workflows en cours d'exécution et leur état d'avancement. Via la loupe, il est possible de consulter le statut des tâches complétées et en cours, de les modifier et d’afficher leur description. Les tâches présentement en cours s'affichent en jaune dans le diagramme du workflow.	Consulter un workflow en cours
L'onglet Workflows terminé	Cet onglet permet de consulter les workflows terminés. Un workflow terminé est un workflow dont toutes ses activités ont été complétées. Les fenêtres de consultation sont semblables aux workflows en cours. Toutefois, le statut de toutes les tâches est « Complétée ». Il est possible de les consulter et d'afficher leur description.	Fenêtre de consultation - Workflow en cours

L'indicateur de performance permet de marquer le progrès ou le retard des tâches en cours de manière visuelle par l'entremise des graphiques.

Il est possible de définir les indicateurs de performance en fonction d'une unité administrative et/ou d'un utilisateur sur une période précise.

Les indicateurs de performance se divisent en trois graphiques : 

1. Respect des échéances : ce graphique circulaire indique les tâches en retard et celles dont les délais sont respectés par des valeurs en pourcentage;
2. Tâches en retard par workflow, étape et utilisateur : ce graphique à barres indique les tâches en retard en fonction des workflows, étapes et utilisateurs;
3. Tâches avec délai respecté par workflow, étape, utilisateur : ce graphique à barres indique les tâches dont les délais sont respectés en fonction des workflows, étapes et utilisateurs.

*Les graphiques à barres peuvent être déployés pour avoir plus de détails sur les tâches et les utilisateurs. Chaque barre représente un workflow en cours. Il suffit d'appuyer sur l'une d'elles pour étendre le graphique.

Onglet indicateur de performance

3. Les tâches

Les tâches du workflow qui vous sont assignées se retrouvent dans l'onglet « Mes tâches » des Tâches. Vous pouvez les différencier des tâches standards grâce à la mention Exécution de workflow liée. 

Les tâches workflow sont attribuées de manière automatisée selon les assignations déterminées dans les modèles et les choix que vous sélectionnez suite à la complétion de celle-ci.

3.1 M'attribuer la tâche

Il est possible de modifier la tâche du workflow pour aller s'attribuer la tâche. Pour ce faire, suivre ces étapes : 

1. S'assurer que le workflow est bien démarré;
2. Dans le menu de navigation, cliquer sur «Tâches»;
3. Puis "Modifier" la tâche du workflow;
4. Dans l'onglet «Assignation», changer l'utilisateur «Assignée à»;
5. Cliquer sur la loupe pour sélectionner l'utilisateur;
6. «Enregistrer».