Vue d'ensemble sur les documents

Les documents dans Constellio

Le présent article a pour but d’initier le lecteur aux concepts de documents. Avec les dossiers, ces notions forment le cœur de la gestion documentaire, qu’elle soit électronique, intégrée ou traditionnelle. Pour bien utiliser Constellio, il est essentiel de bien comprendre les enregistrements de base qui alimente la voûte documentaire. Chaque élément est lié vers un autre, et leur interdépendance est une question de structure.

À titre indicatif, les documents sont visibles dans la page d’accueil, dans les arborescences développées. Pour créer un document, il est impératif que celui-ci soit lié à un dossier, sans quoi son enregistrement est impossible.

Les documents sont les sources d’information, constituée à des fins de consultation ou de preuve. Plusieurs actions peuvent être possibles sur les documents, et leurs standards de conservation vont dépendre des dossiers, qui sont eux-mêmes liés à une ou des règles de conservation.

Dans Constellio, les documents doivent obligatoirement être classés dans des dossiers pour être affichés et utilisés. 

1. Créer/Ajouter un document

Il existe plusieurs façons de créer ou ajouter des documents dans Constellio.

1.1 1re façon : Le menu déroulant d’actions de la collection

Créer un document :

1. Dans le coin supérieur droit de l’écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur « Créer un document»;
2. Dans la fenêtre, spécifier le type de fichier (Word, Excel, PowerPoint, etc.), ainsi que le titre du fichier;
3. Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
4. Cliquer sur « Enregistrer ».

Ajouter un document : 

1. Dans le coin supérieur droit de l’écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur « Ajouter un document»;
2. Dans la fiche, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
3. Cliquer sur « Enregistrer ».

1.2 2e façon : Ajout directement dans un dossier

1. Cibler un document à déposer dans Constellio;
2.  Ouvrir la fiche de consultation du dossier;
3. Cliquez sur le document, et glissez-le dans le dossier;
4. Le document prend alors les attributs du dossier dans lequel il est déposé.

1.3 3e façon : Ajout et classement avec le Bureau

1. Cibler un document à déposer dans Constellio;
2. Ouvrir l’onglet Espace personnel -> Bureau, dans la barre de navigation de gauche;
3. Cliquez sur le document, et glissez-le dans le Bureau de Constellio;
4. Le document est alors déposé dans le Bureau, et peut être classé dans un dossier;
5. Cliquer sur l’icône « Classer », dans le menu de droite du document du Bureau;
6. Remplis la fiche de métadonnées, puis cliquer sur « Enregistrer ».

Formulaire « Ajouter un document » 

2. Consulter un document

Lors de la sélection d’un document dans un dossier, un panneau s’ouvre. Ce dernier présente un visualisateur et plusieurs fonctionnalités à la droite, permettant de se renseigner sur le contenu et la valeur du document. Certaines icônes sont disponibles seulement avec certaines fonctionnalités de Constellio.

Vous pouvez également consulter seulement le document en le sélectionnant directement dans l’arborescence. Ainsi, seuls le visualisateur et les onglets seront affichés dans la fenêtre. 

2.1 Visualisation Onglet

Cet onglet permet de visualiser le document. À partir du visualisateur, il est possible de consulter la totalité du document, et d'effectuer les actions suivantes :

Zoom : Utilisez les boutons de zoom ou les raccourcis clavier pour agrandir ou réduire la vue du document.

Recherche : Utilisez la barre de recherche pour trouver des mots ou des phrases spécifiques dans le document.

Navigation par Pages : Utilisez les flèches ou les touches de direction pour naviguer entre les pages d’un document multi-page.

2.2 Onglet des métadonnées

Cet onglet permet de visualiser les métadonnées qui sont associées au document. Des éléments importants, tels le titre et le dossier maître, permettent de connaître la liaison du document dans Constellio. Ces détails peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton « Modifier la fiche », présent dans le menu contextuel à à droite de l’écran. À noter toutefois que la modification de certains éléments de cette fiche peut avoir d’éventuelles incidences sur le classement du document dans la collection. 

2.3 Onglet de l’historique des versions

Cet onglet permet de visualiser les versions antérieures du document. Lorsque l’onglet est ouvert, un tableau présente chaque version, selon des détails spécifiques à ces dernières. On y retrouvera alors la date de la modification, ainsi que le responsable de cette modification. Il est possible d’effectuer une restauration de version, en téléchargeant la version désirée et en effectuant un enregistrement. 

2.4 Onglet des tâches

Cet onglet permet de visualiser les tâches qui sont liées au document. Si aucune tâche n’est créée, le tableau demeure vide. 

*Seuls les utilisateurs ayant accès aux tâches auxquelles l’onglet fait référence pourront les consulter. 

2.5 Onglet des audits

Cet onglet permet de visualiser les audits du document. L’ensemble des modifications et des accès sont présentés dans cette fenêtre, avec les heures et les dates compilées. Aucune action réelle n’est possible dans cet onglet. Il s’agit essentiellement d’une page de référence. Pour plus de renseignements au sujet des audits, référez-vous à l’article sur la .

*Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur ou de responsable de la gestion documentaire peuvent voir cette option. 

2.6 Onglet des partages

Cet onglet permet de visualiser et modifier les partages qui sont liés au document. Si aucun partage n'a été fait, le tableau demeure vide.

*Seuls les utilisateurs ayant accès aux partages auxquels l'onglet fait référence pourront les consulter.

3. Menu d'actions

Enfin, le menu d'actions disponible via les trois points offre plusieurs options possibles sur le document.