Vue d'ensemble sur les portails publics

Présentation du portail public

Le portail public est une extension du système de gestion de l’information d’une organisation qui constitue l’ouverture de ce système à l’extérieur. Le portail a pour objectif de renforcer et dynamiser la relation entre un organisme et ses partenaires, clients, fournisseurs, son public en général. 

Le portail public au niveau de Constellio est une plateforme qui permettra d’avoir accès aux documents de la collection sur Constellio à laquelle le portail est lié au public concerné.

1. Gérer les portails publics

L’option « Gérer les portails publics » permet la gestion des portails créés. Elle donne accès à la liste des portails sous forme de tableau, qui définit, pour chaque portail : le code, le titre, son état(actif : oui /non ), sa date de création, sa date de modification ainsi que toutes les actions possibles (Consulter, Modifier, Publier, Désactiver/Activer, Supprimer). 

Dans Constellio, la gestion du portail public est attribuée à des rôles bien définis. Par défaut, l'administrateur (ADM) et le responsable de la gestion documentaire (RGD) ont les permissions requises pour la gestion du portail public. 

L'option « Gérer les rôles » permet de créer un nouveau rôle et d'attribuer en conséquence les responsabilités et les droits d'action sur le portail public dans Constellio. (Voir section Gestion des rôles).

2. Ajouter un portail

Afin de créer un portail public, vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Aller à Pilotage de la collection ;
3. Cliquer ensuite sur Gérer les portails publics ;
4.  Dans la fenêtre Gérer les portails publics, cliquer sur Ajouter;
5. Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter, un formulaire s'affichera à l'écran pour configurer un portail public.  
6. Remplir les métadonnées voulues;
7. Enregistrer comme brouillon ou Publier.

Première publication

Suite à la création du Portail public, il est nécessaire d'activer le portail afin d'accéder à la visualisation, au brouillon ou à l'URL principal.
Pour ce faire, aller dans le Pilotage -­ Gérer les portails publics - Activer 

3. Les onglets

3.1  Définition

Cet onglet permet d'indiquer la définition de votre modèle de portail. Il s'agit ici des métadonnées par défaut de Constellio. 

Après avoir saisi toutes les métadonnées indiquées dans l'onglet Définition, vous avez le choix entre deux actions :

• Enregistrer comme brouillon : cette option permettra de sauvegarder le portail dans une version brouillon non visible par le public ; les modifications ainsi faites ne seront visibles que par l’administrateur du portail, et restera en version brouillon tant que l'administrateur du portail ne l'a pas mis en ligne pour le grand public.  
• Publier : cette option permet de publier directement le portail avec les données telles que saisies.

Vous pouvez à tout moment annuler les enregistrements si vous désister d’apporter des modifications au portail.

3.2 CSS

Cet onglet permet la personnalisation de l'affichage graphique du portail par des feuille de style en cascade ou CSS (Cascading Style Sheets).  

Cette personnalisation se fait de deux manières : 

-    Téléversement d’un fichier CSS : en ajoutant un fichier de type CSS préalablement édité. 

-    Editeur CSS personnalisé du portail: en procédant à l'édition directement sur le portail. 

Cette personnalisation du code CSS va changer l’apparence graphique du portail, en termes de couleurs, police et disposition des champs au niveau du portail. 

3.3 Thème

Cet onglet permet de définir et personnaliser selon votre choix, les thèmes d’affichage du portail, les polices de texte et titres ainsi que les couleurs d’arrières plan et d'hyperliens. 

Les thèmes et polices disponibles dans Constellio sont détaillés dans le tableau ci- après.

• Toutes les couleurs à personnaliser sont à définir selon trois bases de couleurs : RGB, HSV, Swatches.
• Vous pouvez aussi choisir les tons de couleurs : Rouge, Vert, Bleu.
  Note 

  Le choix d’un thème de base implique des changements automatiques pour les polices de titre, de texte et des couleurs. Si vous choisissez de personnaliser tous ces critères, le thème deviendra automatiquement un thème personnalisé. 

3.4 Recherche enregistrée/ pertinente

Dans cet onglet, il est possible d'ajouter des recherches enregistrées qu'on veut afficher au niveau du portail. Ces recherches, appelées dans le portail Recherches pertinentes, sont considérées comme étant des recherches thématiques ciblées, qui vont faciliter l'accès à l'information à l'utilisateur du portail. Ces recherches peuvent être épinglées et s'afficher directement à la page d'accueil du portail. 

3.4.1 Enregistrer une recherche

Cette option permet de réaliser des recherches au niveau de votre collection Constellio avec des critères de recherche et de sauvegarder les résultats souhaités à afficher au niveau du portail public. Il est important de noter que si de nouveaux éléments sont ajoutés dans Constellio ayant les mêmes critères de recherche enregistrée initiale , ces résultats ne s'ajouteront pas à la sauvegarde de la recherche. 

Afin d'enregistrer une recherche, il faut suivre les étapes suivantes:

1. Réaliser une recherche avec les critères de recherche souhaités ( par la recherche avancée voir "La recherche avancée")
2. Dans les résultats de recherche obtenus, sélectionner les résultats à sauvegarder puis cliquer sur Enregistrer cette recherche ;
3. Une fenêtre s'affiche Enregistrer cette recherche avec le champs "Titre" à renseigner afin de pouuvoir identifier cette recherche;
4. Vous devez choisir après le contexte d'enregistrement; pour notre cas, il faut choisir Portail Public;

     5. Cliquer sur Suivant, une nouvelle fenêtre s'affiche pour lier la recherche à enregistrer au portail en question; vous pouvez donc cliquer sur l'icône de la loupe afin de sélectionner le portail auquel sera liée votre recherche enregistrée;

     6. Lorsque vous aurez sélectionné votre portail, vous avez la possibilité de cocher l'option Facettes gelées ou la laisser vide. L'activation des facettes gelées va restreindre les filtres de recherche à appliquer sur votre recherche enregistrée au niveau du portail. 

     7. Cliquer sur Compléter si vous valider votre recherche enregistrée, ou précédent si vous voulez apporter des modifications.

     8.Un message s'affiche pour confirmer que votre recherche a été bien enregistrée. Un lien de consultation de votre recherche enregistrée est généré et prêt à être utilisé. Vous pouvez donc le copier pour pouvoir consulter votre recherche dans le portail public.

3.4.2 Ajouter une recherche pertinente dans le portail 

• Ajouter une recherche enregistrée

Afin d'ajouter une recherche pertinente au niveau du portail, vous devez ajouter une recherche enregistrée dans l'onglet de  configuration du portail public. Afin d'effectuer cette action, vous devez suivre les étapes suivantes:

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Aller à Pilotage de la collection ;
3. Cliquer ensuite sur Gérer les portails publics ;
4.  Dans la fenêtre Gérer les portails publics, cliquer sur modifier puis placez vous dans l'onglet recherches enregistrées
5.  Vous avez une liste déroulante de toutes les recherches enregistrées, choisissez celles que vous désirez ajouter dans le portail parmi la liste puis cliquer sur ajouter. 

• Epingler une recherche enregistrée

Après avoir ajouté votre recherche enregistrée, vous pouvez désormais l'épingler pour l'afficher à l'accueil de votre portail au premier . Pour pouvoir épingler votre recherche, vous devez cliquer sur l'icône à gauche de votre recherche enregistrée.

Vous pouvez confirmer en cliquant sur Oui. Votre recherche est désormais épinglée. 

Après avoir apporté les modifications nécessaires, vous avez le choix de les conserver en version brouillon ou les publier, si toutes les modifications apportées sont conformes.

Au niveau de la page d'accueil du portail, votre recherche pertinente s'affiche avec le titre qui lui a été attribué.

En appuyant sur une recherche pertinente, vous allez être dirigé aux résultats de la recherche enregistrée initialement dans la collection dans la langue choisie. Vous pouvez appliquer de plus, des filtres de recherche pour affiner les résultats davantage.  

Après avoir ajouté une recherche enregistrée, vous pouvez restreindre l'ajout de d'autres filtres de recherche au niveau du portail, en cochant la case des facettes gelées; ceci permettra à l'utilisateur du portail d'utiliser la recherche pertinente telle que définie dans la collection, sans appliquer d'autres filtres de recherche au niveau du portail. L'activation des facette gelées va supprimer les filtres de recherche du portail pour cette recherche pertinente. 

3.5 Documents épinglés/pertinents

Dans cet onglet, il est possible d'ajouter des documents épinglés qu'on veut afficher au niveau du portail. Ces documents appelées dans le portail documents pertinents, sont considérées comme étant des documents essentiels qui permettent de faciliter l'accès à l'information à l'utilisateur du portail.

Afin d'ajouter des documents pertinents au niveau du portail, vous devez suivre les étapes suivantes au niveau de l'onglet documents épinglés de la configuration du portail: 

1. Cliquer sur Pilotage dans le menu de navigation ;
2. Aller à Pilotage de la collection ;
3. Cliquer ensuite sur Gérer les portails publics ;
4.  Dans la fenêtre Gérer les portails publics, cliquer sur modifier puis placez-vous dans l'onglet documents épinglés
5.  Vous pouvez chercher, sélectionner puis ajouter les documents que vous voulez épingler.

Après avoir apporté les modifications nécessaires, vous avez le choix de les conserver en version brouillon ou les publier, si toutes les modifications apportées sont conformes.

Au niveau de la page d'accueil du portail, vos documents épinglés s'affichent bel et bien en tant que document pertinents.

3.6 Aperçu

Cette rubrique vous donne une vue des actions dans l'onglet en cours de création ou modification, lors de la configuration du portail. 

4. Consulter un portail

Vous pouvez consulter votre portail à partir de la plateforme Constellio en appuyant sur le bouton de loupe 

Une page s’affiche avec l’url pour accéder à la page d’accueil du portail. 

Deux Url sont ainsi disponibles pour la consultation :

-    Un URL brouillon :  visible et accessible seulement par les administrateurs du portail. 

-    Un URL principal : représente la version officielle du portail et accessible au grand public.