Prise de besoin

1. Prise de besoin

1.1 Système existant à migrer

• Produit
• Version
• Structure
  • Vérifier s’il existe des structures non supportées par Constellio dans le système existant (ex. contenant dans contenant)
• Contenu à migrer (types de données, volumétrie de chaque type, modules, etc.)
  • Voir inventaire des données numériques et physiques plus bas
• Personnalisation de la solution / paramétrisation particulière la solution
  • Développement sur mesure 
  • Modules
  • Calculateurs
  • Etc.
• Format de migration (fichier csv, base de données SQL, format binaire propriétaire, etc.)
• Transfert des données
  • Boîte de dépôt pour les données migrations
  • Accès pour déposer les données dans Constellio

1.2 Inventaire des données numériques

• Documents (et type)
  • Nombre 
  • Types 
  • Taille totale
• Dossiers et sous-dossiers

1.3 Inventaire des données physiques

• Nombre de contenants
• Espaces d’entreposage
• Nombre de dossiers physiques

1.4 Utilisateurs et rôles

• Intégration d’un annuaire
• Utilisateurs à former
• Groupes à transférer / créer
• Rôles à supporter pour les groupes / utilisateurs 
  • Administrateurs
  • Responsable gestion documentaire
  • Gestionnaire
  • Utilisateur
  • Utilisateur - Consultation seulement
  • Utilisateur externe
  • Autre type de profil

1.5 Environnement client

• Bureautique
  • Windows ou Mac (et version)
  • Écrans 
    • Ex. Facilite le glisser-déposer.
  • Client léger ?
  • VPN / travail à distance
  • Applications à supporter (en plus de Microsoft Office, etc.)
  • Déploiement de type partage réseau / WebDAV ?
• Support d'appareils mobiles ?

1.6 Intégrations à supporter

• Système externe à migrer et, ou remplacer
  • Ex. Intégration à système financier, RH, chaîne de numérisation, etc.
• Systèmes externes à intégrer
  • Requis pour le déploiement, ou peut être réalisé après
• Étiquettes à produire
  • Format (Avery)
  • Métadonnées à inscrire
• Rapports à produire
  • Exemples avec données
  • Sous-rapports ?

1.7 Modules Constellio à installer

Nombre d’utilisateurs pour chacun de ses modules

• Signature numérique
• WebDAV
• Pour chaque module 
  • Configuration et ressource(s) requise(s)
  • Formation requise 
  • Réindexation

1.8 Développement sur mesure

• Les étapes du processus : Développement sur mesure ont été suivis
• Valider les étapes de déploiement du module
  • De l’environnement de développement vers la production
  • Configuration et ressource(s) requise(s)
  • Formation requise 
  • Réindexation

1.9 Infrastructure technologique serveur

• Technologie de virtualisation ou conteneurs
• Le cas échéant : fournisseur infonuagique
  • Nombre d'environnement
  • Développement
  • Préproduction
  • Production
  • Etc.
• Accès distant

1.10 Unités d'affaires et processus d'affaires à supporter au déploiement

• Au moins, couvrir les unités et processus à supporter pour le déploiement à court terme;
• Rencontre de prise de besoin de 3h maximum par unités administratives qui détermine les besoins en gestion documentaire;
• Questions d’entrevues de rencontre fournis à l’avance pour la préparation;
• Tenter de prioriser les déploiements bien préparés et simples pour créer des succès.

1.11 Stratégie de déploiement

• Analyse des rencontres de prise de besoin avec les unités administratives de l'organisation;
• Document 20-80 qui représente les objectifs de déploiement au niveau horizontal de l’organisation;
• Plan d’action déterminant les éléments à mettre en place pour un déploiement à succès;
• Recommandation d’action à réaliser par unités administratives pour atteindre les objectifs.

1.12 Équipe client pour la prise de besoin

• Profils
  • Gestion de projet;
  • Ressources en archivistique;
  • Ressources techniques.
• Expérience de déploiement 
  • Gestion du changement;
  • Migration;
  • Formation.
• Expérience dans le développement
  • Analyse;
  • Signalement de bogues.
• Fonctionnement des rencontres
• Équipe soutien post-déploiement
• Engagement
  • Soutien de la direction;
  • Disponibilité de l’équipe;
  • Appréhensions pour le produit / processus / équipe de déploiement / etc.

1.13 Contraintes du calendrier de déploiement

• Disponibilité ressource;
• Alignement avec événements d'affaires (ex. Élections à venir).

1.14 Exigences de sécurité (cote DIC)

• Disponibilité : emplacement des données, réplication, SLA, sauvegardes;
• Confidentialité : catégorisation, autorisations;
• Intégrité : historique, changements, audit, etc.

1.15 Exigences paramétrisation

• Année financière;
• Formats date;
• Langue;
• Domaines de valeur;
• Etc.

1.16 Besoins de formation

• Par type d'utilisateur.

2. Rencontre - Prise de besoin

Les rencontres de prise de besoin servent à faire un bilan des besoins des départements des organisations. Plusieurs questions leur sont posées.

Nature des documents 

• Qu’est-ce que vous produisez comme documents ?  
• Comment c’est organisé ?  
• Êtes-vous satisfaits de ces éléments ? 
• Quels sont vos documents reçus ?
• Comment échangez-vous vos documents ?
• Utilisez-vous une signature électronique ? 
  

Possédez-vous un classement centralisé? Des dossiers physiques? 

Éléments qui fonctionnent bien 

• Quels sont les éléments que vous souhaitez conserver comme bonnes pratiques?
  

Problématiques à régler 

• Quels sont les irritants ou les éléments qui ne fonctionnent pas du tout? 
  

Objectifs souhaités 

• Dans le meilleur des mondes, que souhaitez-vous retrouver? Quels éléments nécessitez-vous pour intégrer un changement à succès? 
  

Recommandations 

Quel est votre niveau d'urgence pour implanter ou opérer un changement (1 à 10) 10 étant très urgent